Team Assistant (m/w/d)

MB Energy, gegründet 1947 und mit Hauptsitz in Hamburg, ist ein unabhängiges und integriertes Energieunternehmen mit Aktivitäten in Europa, den Vereinigten Staaten und Singapur. Das Unternehmen ist im Import, Lagerung, Vertrieb und Vermarktung von Erdölprodukten, Flüssiggas (LPG), Chemikalien und Biokraftstoffen tätig. Mit jahrzehntelanger Branchenerfahrung und einem fortschrittlichen Ansatz spielt MB Energy eine aktive Rolle in der globalen Energielandschaft und unterstützt seine Kunden beim Übergang zu emissionsärmeren Energieträgern durch die Entwicklung und Bereitstellung zukunftsorientierter Alternativen.

Lass uns gemeinsam die Zukunft der Energiewirtschaft gestalten!

Für unser Office Management Team in unserer Unternehmenszentrale in der Hamburger HafenCity suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt Dich als

Team Assistant (m/w/d)

Unser Angebot an dich:

• Work-Life Balance: 38,75 Arbeitsstunden pro Woche mit 30 Tagen Jahresurlaub

• Gestaltungsmöglichkeit: Vertrauensarbeitszeit und flexible Gestaltung des Arbeitsortes innerhalb Deutschlands in Rücksprache mit dem Team

• Vergütung und Zusatzleistungen: 13 Gehälter, Gewinnbeteiligung, Urlaubsgeld, Fahrtkostenzuschuss etc.

• Unterstützung in verschiedenen Lebenslagen: durch unseren Partner PME Familienservice in Form einer professionellen Beratung bei beruflichen und privaten Fragestellungen, wie Kinderbetreuung, Pflege etc.

• Sicherheit und Vorsorge: Unfallversicherung auch für den privaten Bereich; hoher Arbeitgeberzuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge; Langzeitarbeitskonto mit Sparmöglichkeiten für Sabbatical oder früheren Renteneintritt

• Gesundheit: subventionierte Mitgliedschaft bei EGYM Wellpass mit Zugang zu vielfältigen Sporteinrichtungen deutschlandweit sowie Online-Kursen in den Bereichen Sport, Ernährung und Meditation und Fahrrad-Leasing

• Learning & Development:  Unterstützung auf dem individuellen Entwicklungspfad mit internen und externen Weiterbildungs- und Coachingmöglichkeiten

• Networking: Netzwerke im Unternehmen, um teamübergreifende und internationale Verbindungen zu knüpfen, sowie Firmenevents

• Offene Unternehmenskultur: Im Herzen ein Familienunternehmen, mit Drive, gelebter Toleranz, Speak-Up Kultur und kollegialem Zusammenhalt auf dem Weg in eine grüne Zukunft

• Modernes kollaboratives Büro: Mit subventioniertem Mitarbeiterrestaurant, offenem Raumkonzept und Ausblick auf die Elbe und den Hafen

Das erwartet dich:

Als Team Assistant (m/w/d) bist du eine zentrale Schnittstelle zwischen Management und Teams und sorgst dafür, dass Zusammenarbeit und Abläufe im Hintergrund reibungslos funktionieren. Mit deinem Organisationstalent, deinem Blick fürs Wesentliche und deiner klaren Kommunikation trägst du entscheidend dazu bei, dass das Team fokussiert arbeiten kann und Projekte vorankommen.

Deine Aufgaben auf einen Blick:

• Koordination: Du bist erste:r Ansprechpartner:in für die Abstimmung zwischen Management, Abteilungen und Teams und übernimmst administrative Aufgaben im Tagesgeschäft.

• Terminplanung: Du unterstützt bei der Planung und Koordination von Terminen, Meetings sowie internen und externen Events und übernimmst das Travel Management.

• Kommunikation: Du stellst eine effektive und transparente Kommunikation zwischen dem Management und internen wie externen Ansprechpartner:innen und Stakeholdern sicher.

• Office-Management: Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft und eine effiziente Büro- und Organisationsstruktur im Team.

• Dokumentation: Du erstellst Berichte, Präsentationen und Dokumentationen und stellst eine strukturierte Ablage und Pflege relevanter Unterlagen sicher.

Das bringst du idealerweise mit:

• Ausbildung: Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Bezug zu Assistenz, Büromanagement oder Hotelmanagement.

• Berufserfahrung: Fundierte Erfahrung in verwandten Bereichen wie Büromanagement oder Assistenz – zum Beispiel als Executive Assistant, Personal Assistant oder in gehobenen Service-Positionen.

• IT-Kenntnisse: Sehr gute Anwenderkenntnisse in den gängigen MS-Office-Programmen (insbesondere Outlook, PowerPoint, Excel und Word).

• Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Mit diesen Eigenschaften passt du gut zu uns:

• Verantwortungsbewusstsein & Organisationstalent: Du arbeitest zuverlässig, strukturiert und behältst auch bei mehreren parallel laufenden Themen den Überblick.

• Diskretion & Vertrauenswürdigkeit: Du gehst sensibel und verantwortungsvoll mit vertraulichen Informationen um.

• Kommunikationsstärke: Du trittst sicher und professionell auf, kommunizierst klar mit unterschiedlichen Ansprechpartner:innen und findest stets den passenden Ton.

• Priorisierung & Belastbarkeit: Du kannst Aufgaben gut priorisieren, bewahrst auch unter Zeitdruck einen kühlen Kopf und arbeitest lösungsorientiert.

Auch wenn du nicht alle der oben genannten Anforderungen erfüllst, ermutigen wir dich zu einer Bewerbung, wenn du in deinen Erfahrungen einen Mehrwert für unser Team siehst.

Du fühlst dich angesprochen?

Bitte sende uns deine Bewerbung inkl. deiner Gehaltsvorstellung und deines frühesten Eintrittsdatums über das Bewerbungsformular unserer Website. Für Fragen steht dir unser Talent Acquisition Team unter folgender E-Mail-Adresse gern zur Verfügung: recruiting@mbenergy.com.

#OurEnergyYourWay

Lerne mehr über unsere Mission, Vision und Werte: MB Energy - Our purpose, mission, vision & values