Job Requisition ID #
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Position Overview
The Project Administrator is a strategic operations partner supporting the Director and global Project Managers within Autodesk Workplace. This role serves as the operational backbone of the team — driving process rigor, documentation integrity, financial coordination, procurement alignment, and structured decision support across global capital and workplace initiatives.
Operating in a collaborative, “one-orbit” environment, this individual must be confident, solutions-oriented, highly communicative, and digitally forward-thinking. This role will actively leverage AI and smart technologies to streamline workflows, enhance reporting, and improve data-driven decision-making. This is a high-visibility position that enables leadership effectiveness and project execution at scale.
Responsibilities
Operational & Process Leadership
Establish, maintain, and continuously improve project governance processes, documentation standards, and workflow systems
Serve as the central point of coordination for project documentation, reporting structures, and SharePoint management
Drive consistency in project tracking, forecasting, and reporting cadence across global initiatives
Executive & Strategic Support
Partner closely with the Director to streamline team operations and manage cross-functional alignment
Prepare executive-level briefings, dashboards, financial summaries, and strategic presentations
Support leadership decision-making by synthesizing data, outlining options, clarifying trade-offs, and structuring recommendations
Financial & Procurement Coordination
Track project budgets, commitments, forecasting, and expenditure reporting
Support procurement processes including vendor onboarding, contract routing, purchase requisitions, and invoice tracking
Maintain organized contract documentation and ensure adherence to internal approval and compliance procedures
Demonstrate working knowledge of contract terms and procurement practices to proactively identify risks or gaps
Communication & Cross-Functional Enablement
Lead structured communication across global stakeholders to ensure clarity, alignment, and accountability
Draft executive-ready written communications and status updates
Follow up assertively and professionally to drive deliverables and maintain project momentum
Navigate consensus-driven discussions while helping move conversations toward resolution
AI & Digital Workflow Optimization
Leverage AI tools and digital platforms to automate reporting, improve documentation management, and enhance workflow efficiency
Identify opportunities to integrate AI-driven insights into forecasting, budgeting analysis, and project tracking
Champion smarter, technology-enabled ways of working to improve team productivity and data visibility
Special Projects & Continuous Improvement
Take ownership of special initiatives and operational improvement projects
Proactively identify gaps, inefficiencies, or risks and recommend solutions
Minimum Qualifications
Bachelor’s degree in Business, Project Management, Administration, or related field
5+ years experience in project operations, executive support, or cross-functional project coordination
Exceptional written and verbal communication skills with the ability to synthesize complex information for executive audiences
Strong executive presence and judgment in a collaborative, consensus-driven environment
Working knowledge of contracts, procurement processes, vendor coordination, and financial tracking
Demonstrated experience leveraging AI tools and digital platforms to improve workflow efficiency, reporting accuracy, and data analysis
Highly organized with strong analytical and problem-solving skills
Persistent, resilient, and comfortable driving accountability across stakeholders
Self-directed, proactive, and solutions-oriented
Flexible to collaborate across global time zones
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Description du poste
L'administrateur de projet est un partenaire opérationnel stratégique qui assiste le directeur et les chefs de projet internationaux au sein d'Autodesk Workplace. Ce poste constitue le pilier opérationnel de l'équipe : il veille à la rigueur des processus, à l'intégrité de la documentation, à la coordination financière, à l'harmonisation des achats et à la mise en place d'un soutien décisionnel structuré pour l'ensemble des initiatives mondiales en matière d'investissements et d'aménagement des espaces de travail.
Évoluant dans un environnement collaboratif et « unifié », cette personne doit faire preuve d’assurance, être orientée vers les solutions, très communicative et dotée d’une vision numérique avant-gardiste. Ce poste exploitera activement l’IA et les technologies intelligentes pour rationaliser les flux de travail, optimiser le reporting et améliorer la prise de décision fondée sur les données. Il s’agit d’un poste à forte visibilité qui favorise l’efficacité du leadership et l’exécution de projets à grande échelle.
Responsabilités
Leadership opérationnel et des processus
Mettre en place, maintenir et améliorer en permanence les processus de gouvernance des projets, les normes de documentation et les systèmes de flux de travail
Servir de point central de coordination pour la documentation des projets, les structures de reporting et la gestion de SharePoint
Assurer la cohérence du suivi des projets, des prévisions et de la cadence des rapports à travers les initiatives mondiales
Soutien exécutif et stratégique
Travailler en étroite collaboration avec le directeur pour rationaliser les opérations de l’équipe et gérer l’alignement interfonctionnel
Préparer des briefings à l’intention de la direction, des tableaux de bord, des résumés financiers et des présentations stratégiques
Soutenir la prise de décision de la direction en synthétisant les données, en présentant les options, en clarifiant les compromis et en structurant les recommandations
Coordination financière et des achats
Suivre les budgets de projet, les engagements, les prévisions et les rapports de dépenses
Soutenir les processus d’achat, notamment l’intégration des fournisseurs, la circulation des contrats, les demandes d’achat et le suivi des factures
Gérer la documentation contractuelle de manière organisée et veiller au respect des procédures internes d’approbation et de conformité
Démontrer une connaissance pratique des clauses contractuelles et des pratiques d’approvisionnement afin d’identifier de manière proactive les risques ou les lacunes
Communication et facilitation interfonctionnelle
Diriger une communication structurée entre les parties prenantes mondiales afin de garantir la clarté, l’alignement et la responsabilité
Rédiger des communications écrites et des mises à jour de statut destinées à la direction
Assurer un suivi assertif et professionnel pour faire avancer les livrables et maintenir la dynamique du projet
Mener des discussions axées sur le consensus tout en orientant les échanges vers une résolution
IA et optimisation des flux de travail numériques
Exploiter les outils d’IA et les plateformes numériques pour automatiser le reporting, améliorer la gestion de la documentation et optimiser l’efficacité des flux de travail
Identifier les opportunités d’intégrer des informations issues de l’IA dans les prévisions, l’analyse budgétaire et le suivi de projet
Promouvoir des méthodes de travail plus intelligentes et axées sur la technologie afin d’améliorer la productivité de l’équipe et la visibilité des données
Projets spéciaux et amélioration continue
Prendre en charge des initiatives spéciales et des projets d’amélioration opérationnelle
Identifier de manière proactive les lacunes, les inefficacités ou les risques et recommander des solutions
Qualifications minimales
Licence en commerce, gestion de projet, administration ou dans un domaine connexe
Au moins 5 ans d’expérience dans les opérations de projet, l’assistance de direction ou la coordination de projets interfonctionnels
Excellentes compétences en communication écrite et orale, avec la capacité de synthétiser des informations complexes à l’intention d’un public de cadres supérieurs
Une forte présence et un jugement sûr dans un environnement collaboratif et axé sur le consensus
Une connaissance pratique des contrats, des processus d’approvisionnement, de la coordination des fournisseurs et du suivi financier
Une expérience avérée dans l’utilisation d’outils d’IA et de plateformes numériques pour améliorer l’efficacité des flux de travail, la précision des rapports et l’analyse des données
Un sens aigu de l’organisation, ainsi que de solides compétences analytiques et de résolution de problèmes
Persévérant, résilient et à l’aise pour responsabiliser l’ensemble des parties prenantes
Autonome, proactif et orienté vers les solutions
Flexible pour collaborer à travers les fuseaux horaires mondiaux
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