Compensation Pay Range:
$32.62-$38.39Job Description:
If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.
To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received.
Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinaabe territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations, Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land.
CHEO is one of the few stand-alone, global leaders in pediatric health and is home to more than 6,500 staff, clinicians, scientists and researchers, as well as volunteers – all of whom work together to help children and youth achieve their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers, CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system.
Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure, CHEO combines excellence in clinical care, research, and education to advance seamless care that’s provided where, when, and how it is needed. CHEO’s Research Institute is dedicated to world-class clinical, translational, and basic science research covering a wide range of children’s health concerns. CHEO has been named Canada’s best health-care employer by Forbes in 2024, 2025 and 2026 and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canada’s Best Employers for multiple consecutive years. For the 14th consecutive year in a row, the editors of Canada's Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500,000 children and youth from Eastern Ontario, western Quebec, Nunavut and Northern Ontario.
POSITION SUMMARY
The Senior Administrative Assistant is responsible for providing administrative and coordination support to the program’s management team while ensuring efficient operations of the office and confidential matters.
RESPONSIBILITIES
Maintaining calendars and schedule meetings, appointments and/or events; prepare necessary documentation for meetings, appointments and/or events; reschedule meetings, appointments or events based on availability to avoid conflict with competing and changing priorities for the Director and Managers of the program.
Making arrangements for meetings, scheduling rooms, arranging and confirming attendance, preparing materials, taking minutes, and other logistical details as required.
Maintaining continuous awareness of the program and CHEO activities in order to interpret and direct inquiries.
Initiating action on matters that require response or appropriate follow-up to ensure appropriate action has been taken, includes proposing draft replies.
Receiving and screening calls by assessing their urgency, providing information required, or following up as required.
Researching, collating, analyzing and summarizing information, as assigned on specific topics.
Taking on special projects as assigned by the Director/Managers including coordinating activities, organizing functions.
Liaising with internal and external stakeholders.
Establishing and maintaining various internal office systems such as tracking key deadlines, electronic databases, tracking systems, processing mail, monthly reports, bring forward systems and confidential files.
Supporting Director and Managers with financial functions such as payment requisitions, cheque deposits, travel requests and claims, reconciling accounts, monitoring and tracking activity reports, providing monthly reports.
Supporting Director and Managers with human resources processes including hiring, orientation, onboarding, workstations/offices.
Effectively managing paper and electronic records and files, to meet legislative requirements and allow for easy retrieval by members of the department.
Prepare and proofread documents for grammar and spelling on behalf of director and managers.
Entering information into payroll system
Supporting peers with others duties as assigned.
QUALIFICATIONS
College diploma in Office Administration (Essential)
University Degree in relevant field (Preferred)
Minimum three (3) years of experience in progressively responsible administrative functions (Essential)
Communicate effectively and concisely, both orally and in writing (Essential)
Comprehensively and efficiently use software including word processing, spreadsheet, presentation and mail, at an intermediate/advance level. (Essential)
Take accurate notes or minutes of meetings and transcribe to final products. (Essential)
Use standard office equipment including voicemail system, photocopier, fax machines, etc. (Essential)
Ability to anticipate needs, as well as plan and prioritize work. (Essential)
Ability to take initiative and work independently with minimal direction. (Essential)
Strong organizational skills and paying attention to detail and accuracy. (Essential)
Exercise sounds judgement, discretion and a high degree of confidentiality. (Essential)
Working knowledge of applicable occupational health and safety legislation, general
knowledge of corporate and departmental policies and procedures related to health and safety. (Essential)
Bilingualism (English and French) (Preferred)
Criminal Record Check (Essential)
* Experience and formal training combined with demonstrated performance and ability may substitute for academic requirements
Timeline may be extended or shortened based on operational needs
Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.
Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.
Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.
CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.
Si vous êtes actuellement un employé du CHEO ayant accès à Workday, veuillez postuler à cette offre via l'application Workday en tant que candidat interne.
Pour postuler avec succès à ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clôture annoncée dans l'affichage pour vous assurer que votre candidature est reçue.
Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple Algoquine Anishinabe. Les Anichinabés vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu’à ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de l’enrichir. Le CHEO rend également hommage à l’ensemble des Premières Nations, des Inuit et des Métis, de même qu’à leurs précieuses contributions, passées et présentes, à ce territoire.
CHEO est l'un des rares chefs mondiaux en matière de santé pédiatrique et compte plus de 6 500 employés, cliniciens, scientifiques et chercheurs, ainsi que des bénévoles, qui travaillent tous ensemble pour aider les enfants et les adolescents à mener la meilleure vie possible. Au sein de ses propres murs et grâce à des partenariats avec des fournisseurs communautaires, le CHEO est passé d’un hôpital de soins actifs du 20e siècle à un système de santé intégré du 21e siècle pour enfants et jeunes.
Classé dans le premier un pour cent des hôpitaux canadiens pour la numérisation de son infrastructure clinique, le CHEO combine l’excellence dans les soins cliniques, la recherche et l’éducation pour faire progresser les soins sans discontinuité là où ils sont nécessaires, et ce, de manière et aux endroits appropriés. L'Institut de recherche du CHEO se consacre à la recherche clinique, translationnelle et fondamentale de classe mondiale couvrant une vaste gamme de problèmes de santé des enfants. CHEO a été nommé meilleur employeur en soins de santé au Canada par Forbes en 2024, 2025 and 2026 et s'est classé deuxième parmi les hôpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada pendant plusieurs années consécutives. Pour la 14ème année consécutive, les rédacteurs du Canada's Top 100 Employers ont reconnu le CHEO comme l’un des meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale. Chaque année, le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de l’est de l’Ontario, de l’ouest du Québec, du Nunavut et du nord de l’Ontario.
RÉSUMÉ DES FONCTIONS
L’adjoint administratif principal est responsable de fournir du soutien administratif et de l’aide à la coordination à l’équipe de gestion du programme tout en assurant le fonctionnement efficace du bureau et l’administration de la protection des renseignements personnels.
RESPONSABILITÉS
Tenir les calendriers et organiser des réunions, des rendez-vous et des événements; préparer la documentation requise pour les réunions, pour les rendez-vous et pour les événements; remettre la date de réunions, de rendez-vous et d’événements en fonction des disponibilités et pour éviter tout conflit et changement des priorités des directeurs, et des gestionnaires du programme.
Organiser la logistique des réunions, notamment réserver les salles de conférence, confirmer les présences, préparer la documentation, prendre des notes pour les procès-verbaux et coordonner d’autres besoins logistiques s’il y a lieu.
Se tenir au courant des activités du programme et de CHEO afin de bien interpréter et aiguiller les demandes de renseignements.
Prendre les mesures nécessaires pour obtenir des réponses ou effectuer des suivis, ce qui comprend la rédaction d’ébauches de réponses.
Recevoir et filtrer les appels en fonction de leur urgence, fournir les renseignements demandés et effectuer les suivis nécessaires.
Mener des recherches dans la documentation, puis colliger, analyser et résumer l’information sur différents sujets demandés.
Gérer des projets spéciaux à la demande des directeurs et gestionnaires, ce qui comprend la coordination d’activités et l’organisation d’événements.
Collaborer avec des intervenants de l’interne et de l’extérieur.
Établir et tenir divers systèmes administratifs électroniques internes pour surveiller les dates butoirs ainsi que des bases de données, des systèmes de traçage, de classement, de traitement du courrier, des rapports mensuels ainsi que des systèmes de rappel et de gestion des dossiers confidentiels.
Soutenir les directeurs et les gestionnaires en assumant des fonctions financières comme les demandes de paiement, le dépôt de chèques, les demandes d’organisation et de remboursement de voyages, le rapprochement de comptes, la surveillance de rapports d’activités, la production de rapports mensuels.
Soutenir les directeurs et les gestionnaires dans le cadre des processus de ressources humaines, notamment l’embauche, l’orientation, l’accueil et l’intégration, l’installation de postes de travail et de bureaux.
Administrer efficacement la documentation et les dossiers électroniques de manière à respecter les exigences de la loi et d’en faciliter l’accès aux membres du Service.
Préparer et relire des documents rédigés par des directeurs et des gestionnaires pour en vérifier la grammaire et l’orthographe.
Saisie de l’information dans le système de paie
Aider les collègues à effectuer d’autres tâches au besoin.
QUALIFICATIONS
Diplôme collégial en administration de bureau (Essentiel)
Diplôme universitaire dans un domaine pertinent (Préférable)
Expérience d’au moins trois (3) à un poste administratif à des niveaux de responsabilité toujours plus élevés (Essentiel)
Capacité de communiquer de façon efficace et concise (verbalement et par écrit) (Essentiel)
Connaissance pratique complète de logiciels de traitement de texte, de feuilles de calcul, de présentations et de courriel à un niveau intermédiaire ou avancé (Essentiel)
Prendre des notes exactes afin de produire les procès-verbaux des réunions (Essentiel)
Capacité d’utiliser des appareils de bureau comme la boîte vocale, la photocopieuse et le télécopieur (Essentiel)
Capacité d’anticiper les besoins ainsi que de planifier et prioriser son travail (Essentiel)
Capacité de prendre des initiatives et de travailler en autonomie sous une supervision minimale (Essentiel)
Excellentes compétences en organisation et attention aux détails et à la précision (Essentiel)
Sens de la discrétion et respect profond de la confidentialité (Essentiel)
Connaissance pratique des lois en vigueur sur la santé et la sécurité au travail et connaissance générale des politiques et des procédures liées à la santé et à la sécurité de l’Hôpital et du Service (Essentiel)
Bilinguisme (français et anglais) (Préférable)
Vérification du casier judiciaire (Essentiel)
* L’expérience et la formation formelle alliées à un rendement manifeste pourront remplacer les diplômes requis.
Le poste peut être prolongé ou raccourci en fonction des besoins opérationnels.
À partir du 29 mars 2021, CHEO mènera un processus de présélection et d'évaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels qu'un test écrit, un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés.
La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen d’une évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d’embauche.
Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines à TalentAcquisition@cheo.on.ca. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.
CHEO s’engage à offrir un environnement sécuritaire au personnel, aux patients et aux visiteurs. Conformément à cet engagement, tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu’ils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de l’embauche, la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie, ou la présentation de documents justificatifs d’une contre-indication médicale valide ou d’une autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario.
CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.
Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.
We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.