Opex Support

.

Povinné:

• SŠ vzdělání
• MS Office velmi dobře
• Komunikační znalost AJ
• Dobré komunikační schopnosti, pečlivost, odpovědnost, systematičnost

Doporučené:

• Řidičský průkaz skupiny B

Obecné vymezení pracovní náplně:

• Administrativní práce  pro zajištění plynulého chodu společnosti.

Povinnosti, odpovědnosti a kompetence:

20% Chod společnosti

• Obsluha recepce od 08:00 – 16:30 hod.
• Veškeré změny musí být vždy předem schválené personální ředitelkou.
• Přijímání návštěv, ihned zajištění občerstvení a případných dalších požadavků. Návštěvu řádně ohlásí tomu zaměstnanci, za kterým přišla a podle instrukcí ji zavede buď do zasedací místnosti, nebo přímo do kanceláře. Nikdy nenechá jít návštěvu samotnou po firmě.
• Přepojování telefonů, kdy vždy řádně oznámí, kdo volá a za jakým účelem, Nesmí se stát, že pouze přepojí telefon a zavěsí.
• Povinnost používat přenosný telefon v případě, že druhá asistentka společnosti není k dispozici.
• Nesmí během pracovní doby nastavit telefonní ústřednu jako zaneprázdněnou, nebo přepojit telefony na dalšího zaměstnance společnosti.
• Péče o řádné fungování kancelářské techniky.
• Správa Centrální adresy v případě, že není přítomna Asistentka obchodního oddělení.
• Zodpovědnost za organizaci údržby v HQ - zajištění drobných oprav a údržby - výměna zářivky, promazání pantů, výměna baterie v hodinách, dohled nad zaléváním květin, úklidem apod.
• Péče o reprezentativní vzhled společných prostor společnosti (chodba, sekretariát, zasedací místnosti, kuchyňka, bufet).
• Plánovanou nepřítomnost vždy zajistit pomocí druhé asistentky společnosti včas a s dostatečným předstihem.

5% Docházka

• Evidence docházky pro kancelář a sklad. Vždy k 10. dni v měsíci je aktuální tabulka s docházkou zaměstnanců uložená na disku K.

5% Pošta

• Evidence přijaté pošty ve FormServeru, označení razítkem s datem.
• Evidence vydané pošty, v případě pálkování pošty, opatřit štítkem s adresou (vytištěný dle corporate designu, ne dopisovaný rukou).
• Zodpovědnost za správné štítky pro jednotlivá DS, vždy připravené k použití a ve správném formátu a designu.
• Správa adresy recepce@fmc-ag.com. Obě asistentky musí vždy navzájem sdílet veškeré informace na této adrese a být schopny řešit situace, pokud jedna z nich není přítomna.
• Třídění pošty pro obchodní oddělení – veškeré smlouvy vždy předat obchodní asistentce.

10 % Kancelářské potřeby a občerstvení

• Objednávání kancelářských potřeb - běžné věci vždy skladem (tonery do tiskárny, A4 papíry, průhledné fólie, oddělovače, bloky, tužky, propisky, náplň do sešívačky apod.), ostatní do dvou dnů od objednání.
• Zajištění hygienických potřeb jako jsou papírové ručníky, toaletní papíry apod., správné uskladnění vždy ihned po obdržení dodávky, doplňování všech zásobníků ihned po denní kontrole všech prostor.
• Zodpovědnost za lékárničku, musí být vždy správně naplněna.
• Dodržování pravidel co lze objednat, zodpovědnost za optimalizaci objednávek.
• Zajištění občerstvení pro návštěvy. Aktivní komunikace s manažery nad jejich akcemi. Zásoba baleného občerstvení, různých druhů, na akce jako jsou porady a školení. Zajištění čerstvého ovoce na tyto akce včas.

5% Datové schránky

• Správa datových schránek. V případě nepřítomnosti zajištění zástupu za svou osobu, kontrola, že je vše správně nastaveno.
• Převod dokumentů do tištěné podoby na Czechpointu.

20% Zasedací místnosti

• Příprava meetingů - připravit místnost, zajistit catering, zprovoznit dataprojektor, PC, zajistit fungující pointer atd.
• Pro některé manažery zajištění dalších podkladů, jako jsou prezenční listiny apod., toto bude zajištěno vždy s předstihem tak, aby v den konání bylo vše nachystané.
• Kontrola po každé akci, že jsou místnosti připraveny na druhý den, čisté, uklizené a stoly správně uspořádané dle pokynů osoby zodpovědné za následující akci. Pokud není žádná akce naplánovaná, jsou vždy všechny stoly postaveny do písmene U.
• Flipchart je vždy připraven s čistými papíry a s náhradními v záloze, fixy které píší apod.
• Ve skříňce je vždy čistý papír, tužky, prodlužovací kabel, síťový kabel.
• V každé místnosti je návod, jak se obsluhuje dataprojektor a jak se připojuje k WIFI.

5% Auta

• Administrativa spojená se správou vozového parku.
• Prodej vozů dle pokynu finanční ředitelky.

5% Narozeniny

• Zajištění pro oslavence, který má narozeniny v daném měsíci vhodný dárek, pro muže bonboniéru, pro ženu květinu, oboje do maximální cenové výše 300 Kč.
• V den narozenin poblahopřát a předat dárek spolu s firemním blahopřáním.
• Pokud má někdo v daném měsíci kulaté narozeniny, nebo se mu narodilo dítě, zorganizuje asistentka společnosti setkání zaměstnanců podle zvyklostí, to znamená, že rozešle pozvánku na adresu FMC bez středisek a zajistí standardní občerstvení, tento bod po konzultaci s personální ředitelkou.

5% Další

• Rezervace hotelů a další organizační věci spojené s návštěvami (taxi, zajištění restaurace, programu apod.).
• Zajištění vizitek pro stávající i nové zaměstnance, vždy ve spolupráci s marketingovým oddělením.
• Administrativní podpora pro některé členy vedení společnosti (David Prokeš, Lenka Daňková, Aleš Zacharda).
• Pochůzky zadané některými členy vedení společnosti (David Prokeš, Lenka Daňková, Aleš Zacharda).
• Další pochůzky – po schválení personální ředitelkou.
• Aktivní přístup k navrhování nových procesů směřující ke zlepšení chodu společnosti a její prezentaci směrem k externím subjektům.

10% Pojišťovny

• Skenování a popisování dokumentů dle instrukcí a zakládání do šanonu.

10% Evidence smluv

• Správa a evidence dodavatelských smluv pro FMC - ČR

3% Certifikáty

• Ověřování certifikátů včetně přípravy podkladů dle instrukcí obchodní asistentky.

• Kompetence v rámci GDPR jsou specifikovány ve směrnici CZ-I-05-51.