GRANTS & SUBCONTRACT MANAGER BILINGUE - WEECAP

POSITION TITLE:  Grants and Subcontract Manager  - Bilingue 

LOCATION:  Abidjan, Cote d’Ivoire,  

GROUP:   Agriculture, Resilience and Water   

LINE MANAGER:  Regional Operations Director 

 

RÉSUMÉ DU PROGRAMME :  

Le programme d’Autonomisation Économique des Femmes par la Transformation des Cashews (WEECAP) est une initiative quinquennale, financée par la Fondation Mastercard, opérant en Côte d’Ivoire, en Guinée-Bissau et au Sénégal. WEECAP transforme le secteur du cajou en Afrique de l’Ouest en alignant inclusion et compétitivité pour répondre à la demande mondiale, attirer des investissements et ouvrir des opportunités économiques pour les jeunes femmes et hommes. WEECAP s’attaque aux goulets d’étranglement du secteur en connectant fournisseurs et acheteurs stratégiques, en structurant des chaînes de valeur résilientes et en mobilisant des solutions financières ciblées. En parallèle, nous renforçons la capacité des entreprises émergentes, contribuons à l’élaboration de cadres politiques solides et obtenons des résultats concrets par une approche pratique et orientée marché.  

Notre ambition : faire du secteur du cajou un moteur régional de compétitivité, de valeur ajoutée et d’inclusion.  

• Créer 330 000 emplois pour les jeunes femmes et hommes grâce à des chaînes de valeur dynamiques et la croissance des entreprises 

• Mobiliser 150 millions de dollars d’investissements nouveaux via des solutions financières innovantes et des partenariats privés 

WEECAP agit comme un catalyseur — en alignant les chaînes d’approvisionnement, en développant des modèles commerciaux prometteurs, en déployant des capitaux adaptés aux cycles économiques réels, et en soutenant des réformes politiques qui stimulent la croissance du secteur. L’inclusion n’est pas une option, mais un levier de performance et de succès sur le marché. Notre objectif est de bâtir une industrie moderne, compétitive et inclusive où les femmes et les jeunes jouent un rôle économique à part entière.  

RÉSUMÉ DU POSTE :   

Le/la Responsable des Subventions et des Sous-contrats servira de principal point de liaison avec les bénéficiaires, sous-traitants et candidats du programme WEECAP en Côte d’Ivoire, en Guinée-Bissau et au Sénégal. Ce poste sera chargé de superviser l’ensemble du cycle de gestion des subventions et des sous-contrats, y compris la sollicitation, l’approvisionnement, la négociation, la mise en œuvre et la clôture, tout en veillant au respect des politiques de Winrock International et de la Fondation Mastercard. Ce poste appuiera également le renforcement des capacités organisationnelles des bénéficiaires et partenaires sous-traitants, en consolidant les systèmes nécessaires pour atteindre les résultats. Le/la titulaire collaborera étroitement avec les responsables techniques de WEECAP, l’équipe de Suivi, Évaluation et Apprentissage (MEL), ainsi qu’avec le personnel du siège de Winrock afin de garantir que tous les accords soient conformes aux exigences des bailleurs, aux objectifs programmatiques et aux impacts systémiques recherchés. 

 

RESPONSABILITÉS ESSENTIELLES :  

Gestion des sous-subventions 

• Maintenir des dossiers programmatiques et financiers complets pour toutes les sous-subventions, assurant une piste d'audit rigoureuse. 

• Assurer la conformité tout au long du cycle de vie des sous-attributions : de la sollicitation et la diligence raisonnable à l'attribution, la mise en œuvre et la clôture. 

• Former et informer les sous-bénéficiaires sur les exigences de transfert et de conformité requises par le donateur. 

• Suivre et garantir que les sous-bénéficiaires respectent scrupuleusement les conditions de leurs subventions et soumettent tous les livrables requis dans les délais. 

• Établir et gérer les plans de suivi des sous-subventions, coordonner et garantir des décaissements financiers ponctuels. 

• Assurer le respect des politiques de gestion financière des sous-subventions. 

• Suivre de près toutes les dépenses liées aux sous-subventions et fournir des mises à jour régulières sur leur statut. 

• Examiner et valider les rapports financiers et narratifs, s'assurant de leur correspondance exacte avec la période de rapport. 

• Collaborer avec les équipes de projet et financières pour harmoniser le flux de processus des factures, des paiements et des jalons. 

• Travailler en étroite collaboration avec l'équipe des Awards Winrock pour l'émission de nouvelles sous-récompenses et leurs modifications. 

• S'aligner avec les équipes Awards, Finances et Achats pour sélectionner l'instrument contractuel le plus approprié pour chaque type de partenariat. 
   

Planification et mise en œuvre des sous-subventions 

• Gérer le cycle complet des sous-contrats : planification, conception, attribution, mise en œuvre et clôture. 

• Aligner le programme de sous-subventions avec les objectifs globaux du projet et mener la sélection des sous-bénéficiaires (processus d'évaluation par comité). 

• Effectuer les vérifications préalables (due diligence) et obtenir toutes les approbations de conformité internes/externes. 

• Examiner et négocier les propositions techniques et financières (avec l'équipe Awards), y compris les budgets annuels. 

• Préparer les accords de sous-subvention et avenants, en détaillant les termes, responsabilités et en intégrant les exigences de suivi liées aux faiblesses initiales. 

• Organiser les réunions de lancement pour informer les sous-bénéficiaires des politiques et procédures. 

• Assurer la gestion post-attribution conformément aux réglementations applicables. 

• Surveiller les jalons et les paiements (avec les équipes Finance/Technique) pour garantir des décaissements et livrables ponctuels. 

• Maintenir les échéanciers et les informations détaillées de toutes les activités de sous-subvention. 

• Générer des rapports d'état (prévisions de paiement, audit, clôtures, etc.) pour les rapports mensuels et trimestriels. 
   

Conformité: 

• Fournit une formation, des conseils et des orientations au personnel du projet sur la planification, la mise en œuvre et la conformité des politiques, procédures et instructions de sous-attribution et de sous-attribution, en particulier leur rôle dans le processus. 

• Examiner les sous-subventions pour s’assurer qu’elles sont complètes et adaptées au plan de travail. 

• S'assure que toute la documentation requise est stockée dans les systèmes  requis. 

• Suivre les étapes clés des sous-subventions et des demandes de paiement conformément aux accords de sous-subventions afin d'en garantir la conformité. Fournir des mises à jour régulières sur les étapes clés aux parties prenantes internes, comme l'équipe des subventions. 

• Forme et applique les politiques et procédures pour prévenir les irrégularités, intentionnelles et non intentionnelles. 

• Dirige un audit annuel des dossiers de sous-subventions et de sous-subventions. 
   

Formation et gestion des processus : 

• Fournir un encadrement et une formation continus à l'équipe technique du projet sur les politiques, procédures, et la conformité des sous-subventions.