Facilities Co-ordinator

Role Purpose

To proactively support the Facilities Manager and EMEA Operations Director in the day-to-day delivery of all facilities management related functions and, when needed, also covering the main switchboard activities and the associated services, as well as serving as the first point of contact for suppliers, vendors and office employees.

The Facilities Coordinator based in Milan/Pavia or Agrate Brianza, Italy will work to ensure coordination of the day-to-day client activities for assigned properties and support the Facilities Manager by being the on-site key point of contact for key stakeholders and clients. This role will have responsibility for service quality, helpdesk task resolution, vendor management and operations on site.

What this job involves

• Coordinating responsibility of the local sites within Italy, based on sites in Agrate Brianza & Pavia • Ensuring site specific statutory and PPM schedules are adhered to and reported to the Facilities Manager • Taking initiative in daily tasks, maintaining a proactive attitude and sharing knowledge with peers

Client/Stakeholder Management • Proactively engaging stakeholders to ensure that on-site client expectations are met • On-site key point of contact for Facilities in the client's premises • Responding to requests and emails in a timely manner • First contact for support to staff • Communicating in a professional manner, taking the audience into account • Contributing to event planning with wider community teams • Actively engaging with employees to gather their feedback to enhance the office experience

Vendor Management – Janitorial, Stationery, Engineering, Catering consumables, & Cleaning Services • Office cleanliness: overseeing & reporting cleanliness in office, pantries, etc. • Ensuring stationery stock levels are managed accordingly and within budget • Management of consumables (e.g. stationery, beverages, toilets and kitchen supplies etc. where applicable to workplace) • Ensuring JLL HSSE contractor management process is being followed when vendors attend site • Communication to vendors and suppliers • Event set up coordination for special events

Finance Management / Cost Control / Profitability • Processing invoices without delay and in deadlines, as per instruction from JLL Finance team • Ensuring JLL financial processes are always followed • Raising Purchase Orders (POs), regularly reviewing accruals and open POs

Health & Safety Management • Ensuring the provision of a safe working environment for JLL team and vendors • Ensuring near misses/good catches are logged through HSSE System for all assigned sites • Ensuring a safe and engaging environment for colleagues and clients through identifying risks during regular site inspections which will be recorded and documented (site inspection audit report) • Ensuring site logbooks are being administered and documents uploaded to SharePoint • Supporting audits for JLL and landlord managed services • Attending HSE Audits

Site Operations Management • Implementing building procedures and performance measures and ensuring they are maintained at all times • Coordinating works within the buildings, granting access and authorizations from all involved areas • Office maintenance – Ensuring the office is organized and all equipment in proper conditions (equipment e.g. AC, lights, electrical, cafeteria equipment, desks, chairs, light issues, doors, etc.) for landlord and JLL items • Logging, monitoring and updating all issues, requests, reactive tasks activity and planned tasks office/facilities in our ticketing system Corrigo for all assigned sites • Regularly meeting with Facilities Manager for updates and feedback on ongoing FM issues affecting site and understanding client activities which might influence current and/or regular FM operations on site • Ensuring all chemicals used on site have an up-to-date chemical list available at the place of storing and only trained staff handles them • Identifying and implementing at least 4 innovations which reduce costs or improve customer experience • Managing external space bookings for customer meetings or trainings • Supporting a consistent hospitality experience for employees and guests

Sound like you? To apply you need to be able to demonstrate the following skills and experience:

Ideal Experience • Experience in facilities management, building, business or other related field • Fluent in Italian and English • Excellent people skills and ability to interact with a wide range of client staff and demands • Knowledge of Occupational Safety requirements • Strong PC literacy and proven ability to manage daily activities using various systems • Demonstrated experience with continuous improvement initiatives (highly desirable) • Knowledge of vendor management for specialized services • Proven capacity to understand and interpret commercial contracts • Budget management and financial analysis skills • IOSH Managing Safely or Country Equivalent

Other Personal Characteristics • Strong communicator – Good presentation skills and possesses strong verbal & written communication skills and is an active listener • Passion for quality – has an eye for detail to ensure the best delivery of services • Self-motivated; confident & energetic • Ability to effectively deal with stressful situations • Flexible – able to adapt to rapidly changing situations • Strongly goal-oriented – able to focus on meeting all performance targets • Is a team player – able to cooperate and work well with others to meet targets • Proven ability to initiate and follow through with improvement initiatives • Exhibits honesty & trustworthiness • Open to new ideas & willing to challenge status quo • Able to work under own initiative • Willing to travel with personal car

Location: Agrate Brianza & Pavia

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Scopo del Ruolo

Supportare proattivamente la figura del Facilities Manager e del/della Operations Director EMEA nella gestione quotidiana di tutte le funzioni relative al facilities management e, quando necessario, coprire anche le attività del centralino principale e i servizi associati, oltre a fungere da primo punto di contatto per fornitori, vendor e dipendenti dell'ufficio.

Il/La Coordinatore/Coordinatrice Facilities con sede a Milano/Pavia o Agrate Brianza lavorerà per garantire il coordinamento delle attività quotidiane del cliente per le proprietà assegnate e supporterà il Facilities Manager fungendo da punto di contatto chiave in loco per le parti interessate e la clientela. Questa posizione avrà la responsabilità della qualità del servizio, della risoluzione delle attività helpdesk, della gestione dei fornitori e delle operazioni in loco.

Cosa comporta questo lavoro

• Responsabilità di coordinamento dei siti locali in Italia, basati sui siti di Agrate Brianza e Pavia • Garantire che i programmi statutari e PPM specifici del sito vengano rispettati e segnalati al Facilities Manager • Prendere iniziativa nelle attività quotidiane, mantenere un atteggiamento proattivo e condividere le conoscenze con i colleghi

Gestione Cliente/Stakeholder • Coinvolgere proattivamente le parti interessate per garantire che le aspettative del cliente in loco vengano soddisfatte • Punto di contatto chiave in loco per i Facilities nei locali del cliente • Rispondere a richieste ed email in modo tempestivo • Primo contatto per il supporto al personale • Comunicare in modo professionale, tenendo conto del pubblico • Contribuire alla pianificazione di eventi con i team della comunità più ampia • Coinvolgere attivamente i dipendenti per raccogliere feedback e migliorare l'esperienza d'ufficio

Gestione Fornitori – Servizi di pulizia, Cancelleria, Ingegneria, Materiali di consumo per la ristorazione e Servizi di pulizia • Pulizia uffici: supervisionare e segnalare la pulizia in ufficio, dispense, ecc. • Garantire che i livelli di stock di cancelleria siano gestiti di conseguenza e nel rispetto del budget • Gestione dei materiali di consumo (ad es. cancelleria, bevande, servizi igienici e forniture per la cucina ecc. dove applicabile al workplace) • Garantire che il processo di gestione degli appaltatori JLL HSSE venga seguito quando i fornitori visitano il sito • Comunicazione con fornitori e vendor • Coordinamento dell'allestimento di eventi per eventi speciali

Gestione Finanziaria / Controllo Costi / Redditività • Elaborare le fatture senza ritardi e nei tempi previsti, secondo le istruzioni del team JLL Finance • Garantire che i processi finanziari JLL siano sempre seguiti • Emettere Ordini di Acquisto (PO), rivedere regolarmente gli accantonamenti e i PO aperti

Gestione Salute e Sicurezza • Garantire la fornitura di un ambiente di lavoro sicuro per il team JLL e i fornitori • Garantire che i quasi-incidenti/buone pratiche siano registrati attraverso il Sistema HSSE per tutti i siti assegnati • Garantire un ambiente sicuro e coinvolgente per colleghi e clientela attraverso l'identificazione dei rischi durante le ispezioni regolari del sito che saranno registrate e documentate (rapporto di audit di ispezione del sito) • Garantire che i registri del sito vengano amministrati e i documenti caricati su SharePoint • Supportare gli audit per i servizi gestiti da JLL e proprietario • Partecipare agli Audit HSE

Gestione Operazioni del Sito • Implementare le procedure dell'edificio e le misure di prestazione e garantire che vengano mantenute in ogni momento • Coordinare i lavori all'interno degli edifici, concedendo accesso e autorizzazioni da tutte le aree coinvolte • Manutenzione uffici – Garantire che l'ufficio sia organizzato e tutte le attrezzature in condizioni adeguate (attrezzature es. AC, luci, elettriche, attrezzature caffetteria, scrivanie, sedie, problemi di illuminazione, porte, ecc.) per articoli del proprietario e JLL • Registrare, monitorare e aggiornare tutti i problemi, richieste, attività di compiti reattivi e compiti pianificati ufficio/facilities nel nostro sistema di ticketing Corrigo per tutti i siti assegnati • Incontrare regolarmente il Facilities Manager per aggiornamenti e feedback sui problemi FM in corso che interessano il sito e comprendere le attività del cliente che potrebbero influenzare le operazioni FM attuali e/o regolari sul sito • Garantire che tutte le sostanze chimiche utilizzate sul sito abbiano un elenco chimico aggiornato disponibile nel luogo di stoccaggio e che solo il personale formato le maneggi • Identificare e implementare almeno 4 innovazioni che riducano i costi o migliorino l'esperienza del cliente • Gestire le prenotazioni di spazi esterni per riunioni o formazioni dei clienti • Supportare un'esperienza di ospitalità coerente per dipendenti e ospiti

Ti riconosci in questo profilo? Per candidarti devi essere in grado di dimostrare le seguenti competenze ed esperienze:

Esperienza Ideale • Esperienza in facilities management, edilizia, business o altri campi correlati • Fluente in italiano e inglese • Eccellenti competenze interpersonali e capacità di interagire con un'ampia gamma di personale clienti e richieste • Conoscenza dei requisiti di Sicurezza Occupazionale • Forte alfabetizzazione informatica e comprovata capacità di gestire le attività quotidiane utilizzando vari sistemi • Esperienza dimostrata con iniziative di miglioramento continuo (altamente desiderabile) • Conoscenza della gestione dei fornitori per servizi specializzati • Comprovata capacità di comprendere e interpretare contratti commerciali • Competenze di gestione del budget e analisi finanziaria • IOSH Managing Safely o Equivalente del Paese

Altre Caratteristiche Personali • Forte comunicatore/comunicatrice – Buone competenze di presentazione e possiede forti competenze di comunicazione verbale e scritta ed è un/una ascoltatore/ascoltatrice attivo/a • Passione per la qualità – ha occhio per i dettagli per garantire la migliore erogazione dei servizi • Auto-motivato/a; sicuro/a di sé ed energico/a • Capacità di gestire efficacemente situazioni stressanti • Flessibile – in grado di adattarsi a situazioni in rapido cambiamento • Fortemente orientato/a agli obiettivi – in grado di concentrarsi sul raggiungimento di tutti gli obiettivi di prestazione • È un/una team player – in grado di cooperare e lavorare bene con altri per raggiungere gli obiettivi • Comprovata capacità di avviare e portare a termine iniziative di miglioramento • Dimostra onestà e affidabilità • Aperto/a a nuove idee e disposto/a a sfidare lo status quo • In grado di lavorare di propria iniziativa • Disposto/a a viaggiare con auto personale

Sedi: Agrate Brianza e Pavia