About Four Seasons:
Four Seasons is powered by our people. We are a collective of individuals who crave to become better, to push ourselves to new heights and to treat each other as we wish to be treated in return. Our team members around the world create amazing experiences for our guests, residents, and partners through a commitment to luxury with genuine heart. We know that the best way to enable our people to deliver these exceptional guest experiences is through a world-class employee experience and company culture.
At Four Seasons, we believe in recognizing a familiar face, welcoming a new one and treating everyone we meet the way we would want to be treated ourselves. Whether you work with us, stay with us, live with us or discover with us, we believe our purpose is to create impressions that will stay with you for a lifetime. It comes from our belief that life is richer when we truly connect to the people and the world around us.
About the location:
Discover a true boutique experience at Four Seasons Hotel Tokyo at Marunouchi. Located within walking distance of Tokyo Station, this 57-key intimate urban retreat is at the heart of the city's vibrant pulse. Explore the nearby galleries and upscale boutiques in Ginza, or indulge in Tokyo's hidden gems, from sushi bars and speakeasies to exceptional izakayas and local cafes. The phenomenally talented, Chef Daniel Calvert, is at the helm of Maison Marunouchi and Michelin-starred Sézanne. The former is an elevated Parisian bistro, while the latter – listed on Asia's 50 Best Restaurants and The World’s 50 Best Restaurants – is the epitome of fine French dining yet regionally-inspired.
About the role / 役割概要
Provide administrative, organizational, and clerical support to the Executive Office, ensuring efficient, courteous, and professional responses to guest and employee inquiries, while upholding Four Seasons’ policies and service standards.
/ エグゼクティブオフィスに対して事務的・管理的サポートを提供し、ゲスト・従業員からの問い合わせに効率的・丁寧かつプロフェッショナルに対応しながら、フォーシーズンズの各種ポリシーおよびサービス基準を遵守する。
What you will do / 主な業務内容
Administrative & Office Support / 行政・オフィス管理サポート
• Perform administrative duties including typing, filing, copying, faxing, mail sorting, and coordinating appointments for the General Manager.
/ タイピング、ファイリング、コピー、FAX、郵便仕分け、総支配人のアポイント調整など、事務業務全般を行う。
• Handle general inquiries efficiently and courteously; manage incoming calls.
/ 一般的な問い合わせに迅速かつ丁寧に対応し、電話応対を行う。
• Maintain the Executive Office card file and update the Lotus Notes address book as required.
/ エグゼクティブオフィスのカードファイル管理およびLotus Notesのアドレス帳の更新を行う。
• Prepare and distribute meeting minutes for Executive Session, Special Session, Quarterly and Annual Meetings.
/ エグゼクティブセッション、特別会議、四半期・年間会議の議事録作成、配布、郵送を担当する。
• Participate in scheduled meetings as needed (e.g., staff meetings) and prepare minutes.
/ 必要に応じて会議に参加し（例：スタッフミーティング）、議事録を作成する。
Guest Relations & Communication / ゲスト対応・コミュニケーション
• Manage elite guest correspondence, guest profiles, and guest satisfaction databases.
/ エリートゲストの対応、プロファイル管理、ゲスト満足度データベースの管理を行う。
• Handle guest complaints or glitches in the absence of the General Manager and provide updates on actions taken.
/ 総支配人不在時にゲストのクレームや不具合対応を行い、対応内容を報告する。
• Manage VIP guest travel arrangements and reservations.
/ VIPゲストおよびエグゼクティブオフィスの旅程手配・予約を行う。
Support to Leadership / 経営層サポート
• Maintain confidentiality regarding P&C, Home Office, Owners, and other sensitive information.
/ 人事・本社・オーナー関連情報などの機密保持を徹底する。
• Keep the General Manager fully informed of significant issues requiring attention.
/ 特筆すべき事項や問題が発生した際には総支配人に迅速かつ正確に報告する。
• Manage owner correspondence and coordinate owner-related matters with the General Manager.
/ オーナー対応や案件管理を行い、総支配人との連携を図る。
• Coordinate communication and workflow with Planning Committee members.
/ プランニングコミッティー各メンバーと連携し、情報共有と業務調整を行う。
• Coordinate employee-related meetings and forums.
/ 従業員向けミーティングやフォーラムの調整を行う。
• Perform additional duties assigned by the Hotel Manager or General Manager.
/ ホテルマネージャーまたは総支配人からの追加業務に対応する。
What you bring / 応募要件・求める人物像
Education & Experience / 学歴・経験
• College education or equivalent experience
/ 大卒または同等の経験
• 1〜2年程度の同等ポジションでの経験（Four Seasonsまたは他組織）
/ 1〜2年の関連業務経験（フォーシーズンズまたは他組織）
• No travel required
/ 出張なし
Competencies / コンピテンシー
• Highest level of integrity, confidentiality, and professionalism
/ 高い倫理観・守秘義務意識・プロ意識
• Excellent interpersonal, communication, and relationship-building skills
/ 高い対人能力・コミュニケーション能力・リレーション構築スキル
• Strong organizational skills and ability to multitask efficiently
/ 優れた組織力とマルチタスク能力
• Sound judgment, problem-solving, and decision-making abilities
/ 適切な判断力、問題解決力、意思決定力
• Ability to work cooperatively with all departments
/ 全部署と協働できる能力
Technical Skills / 技術的スキル
• Proficiency in computer operations and office systems
/ PC操作およびオフィスシステムの使用能力
• Ability to read, write, and communicate effectively in English
/ 英語での読み書き・会話能力
• Ability to prepare business correspondence, reports, and meeting documents
/ ビジネス文書や報告書、会議資料の作成能力
• Knowledge of Four Seasons policies and standards
/ フォーシーズンズのポリシーや基準の知識
• Ability to operate Workday, prepare expense reports, manage purchase orders, and coordinate supply orders and equipment maintenance
/ Workdayの操作、経費精算、購買管理、備品管理などのオフィス運営能力
Schedule & Hours / 勤務時間
• Full-time schedule based on Executive Office operations
/ エグゼクティブオフィスの運営に基づくフルタイム勤務
• 40 working hours per week
週40時間勤務
• 10 days off every month except February (9 days)
月10日間の休日（2月のみ9日）
• Primarily daytime hours with schedule adjustments as needed
/ 主に日中勤務だが、業務状況に応じて変動あり
• No travel required
/ 出張なし
* Successful candidates must possess legal work authorization for Japan and be fluent in English and Japanese business communication.
* 採用された方は、日本での就労資格を有し、英語および日本語によるビジネスレベルのコミュニケーション能力が必要です。
What we offer / 待遇・福利厚生
• Competitive Salary, wages, and a comprehensive benefits package
競争力のある給与・賃金、ならびに充実した福利厚生制度
• Excellent Training and Development opportunities
充実した研修および人材育成の機会
• Complimentary Accommodation at other Four Seasons Hotels and Resorts
他のフォーシーズンズ ホテル＆リゾートへの無料宿泊制度
• 50% F&B outlet discount for other Four Seasons Hotels in Japan (except SÉZANNE)
日本国内のフォーシーズンズホテル内F&Bアウトレットを50％割引で利用可能（※SÉZANNEを除く）
• Complimentary Employee Meals
従業員食堂での食事提供
• Social insurance
社会保険完備
• Defined contribution benefit
確定拠出型年金制度
• Yearly health check-ups
年1回の健康診断