Job Title
Department Assistant
Job Description Summary
Działy, z którymi będziesz współpracował/a: Industrial Leasing oraz Office Leasing (Cusham&Wakefield).
Job Description
Zakres obowiązków
- Wsparcie zespołów Industrial Leasing oraz Office Leasing w bieżących procesach administracyjnych i operacyjnych.
- Wystawianie faktur sprzedażowych i korekt, zakładanie rezerw oraz współpraca z zespołem finansowym w zakresie rozliczeń.
- Korespondencja z klientami dotycząca fakturowania( podstawowe ustalenia formalne), a także kontakt z działem prawnym w przypadku zmian do umów.
- Zakładanie nowych klientów i supplierów w systemach wewnętrznych.
- Rozliczanie faktur kosztowych oraz archiwizacja dokumentów finansowych.
- Koordynacja procesów AML/KYC
- Koordynacja umów pośrednictwa i doradztwa oraz NDA- bazując na gotowych draftach (uzyskiwanie podpisów elektronicznych i papierowych oraz archiwizacja umów i faktur w dedykowanych folderach)
- Aktualizacja projektów w wewnętrznych systemach i plikach
- Przygotowywanie zestawień i informacji dla działu finansowego na potrzeby zamknięcia miesiąca i prognoz.
- Wsparcie w przygotowywaniu prezentacji oraz standardowych ofert (na bazie gotowych szablonów).
- Wsparcie w onboardingu nowych pracowników: wnioski o dostępy, listy mailingowe, koordynacja formalności.
- Organizacja podróży służbowych dla Heada działu, spotkań działowych, rezerwacja sal oraz sporadyczne wsparcie eventowe.
- Dbanie o porządek w dokumentacji oraz wewnętrznych repozytoriach danych.
Nasze wymagania
- Doświadczenie na stanowisku asystenckim, administracyjnym lub operacyjnym, najlepiej w środowisku doradczym, nieruchomości lub usług profesjonalnych.
- Bardzo dobra organizacja pracy, dokładność oraz umiejętność pracy z wieloma procesami jednocześnie.
- Swoboda w pracy z dokumentami finansowymi (faktury, refaktury, PO) oraz gotowość do współpracy z działem finansów.
- Umiejętność profesjonalnej komunikacji z klientami, zespołami wewnętrznymi oraz działem prawnym.
- Podstawowe zrozumienie procesów AML/KYC lub gotowość do nauczenia się ich w ramach wdrożenia.
- Samodzielność, odpowiedzialność i umiejętność priorytetyzowania zadań.
- Dobra znajomość języka polskiego i języka angielskiego.
- Ciekawość, chęć uczenia się i gotowość do wsparcia transakcyjnego agentów.
INCO: “Cushman & Wakefield”