Corporate Receptionist

What this job involves:

As a Corporate Receptionist at JLL, you'll take ownership of creating exceptional internal and external visitor experiences while delivering the highest standards of engagement through front-of-house and meeting & event services. This dynamic role requires you to be customer and quality obsessed, demonstrating high security awareness while maintaining clear knowledge of onsite emergency and evacuation procedures. You'll work in various settings to ensure all interactions leave customers with positive, memorable experiences while maintaining the highest standards of presentation and functionality across front-of-house and meeting areas. This position offers the opportunity to make a significant impact on JLL's reputation for excellence by serving as an ambassador for our team while supporting diverse facilities management services. By joining our collaborative team, you'll contribute directly to creating transformative workplace experiences while developing your skills in a professional services environment that values innovation, customer service excellence, and career growth.

What your day-to-day will look like:

• Deliver core front-of-house services including visitor sign-in, badging, luggage assistance, lost and found, and delivery coordination while greeting and directing candidates, new hires, and visitors appropriately

• Receive, direct, and relay telephone, email, and other queries through front-of-house channels while maintaining continual awareness of onsite events to personalize visitor experiences

• Proactively maintain highest standards of presentation and functionality across front-of-house and meeting areas while undertaking physical setup of meeting and event spaces according to team guidelines

• Monitor meeting room environments including furniture, signage, equipment, temperature, fabric, and consumables with meticulous attention to detail

• Create and maintain up-to-date Outlook, conference room finder, and SharePoint room booking systems for identified meeting and event spaces

• Coordinate daily updating of room booking displays while liaising with security and janitorial teams on meetings and events coordination

• Support additional facilities team services including trouble ticket requests, mail and courier services, site inspections, space audits, and administrative tasks as required

Required Qualifications:

• Experience in reception, concierge, or related customer service field

• Excellent interpersonal skills with ability to interact effectively with diverse colleagues, clients, and visitors

• Previous experience working within high-profile corporate environments

• Fluency in English and local language with strong verbal and written communication abilities

• Strong PC literacy with proven ability to manage daily activities using various technology systems

• Outstanding customer service skills with confidence in communicating with people at all organizational levels

• Ability to maintain professionalism at all times while serving as a team ambassador

Preferred Qualifications:

• Previous catering or hospitality experience in professional environments

• Facilities Management exposure or background in workplace services

• Experience with meeting and event coordination in corporate settings

• Knowledge of SharePoint, Outlook calendar systems, and conference room booking platforms

• Background in security procedures and emergency response protocols

• Experience supporting space audits and workplace optimization initiatives

• Understanding of local area services including shops, restaurants, hotels, and transportation options

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Cosa comporta questo lavoro:

Come Receptionist Corporate presso JLL, ti occuperai di creare esperienze eccezionali per visitatori interni ed esterni, garantendo i più alti standard di accoglienza attraverso i servizi di front-office e la gestione di meeting ed eventi. Questo ruolo dinamico richiede una forte attenzione al cliente e alla qualità, dimostrando elevata consapevolezza in materia di sicurezza e mantenendo una chiara conoscenza delle procedure di emergenza ed evacuazione in loco. Lavorerai in vari contesti per assicurare che tutte le interazioni lascino ai clienti esperienze positive e memorabili, mantenendo i più alti standard di presentazione e funzionalità nelle aree di front-office e meeting. Questa posizione offre l'opportunità di avere un impatto significativo sulla reputazione di eccellenza di JLL, fungendo da ambassador del nostro team e supportando diversi servizi di facilities management. Unendoti al nostro team collaborativo, contribuirai direttamente a creare esperienze lavorative trasformative, sviluppando al contempo le tue competenze in un ambiente di servizi professionali che valorizza l'innovazione, l'eccellenza nel servizio clienti e la crescita professionale.

La tua giornata tipo includerà:

• Fornire servizi fondamentali di front-office tra cui registrazione visitatori, gestione badge, assistenza bagagli, ufficio oggetti smarriti e coordinamento consegne, accogliendo e indirizzando appropriatamente candidati/e, nuovi/e assunti/e e visitatori/visitatrici

• Ricevere, indirizzare e gestire richieste telefoniche, email e altre comunicazioni attraverso i canali di front-office, mantenendo costante consapevolezza degli eventi in sede per personalizzare l'esperienza dei visitatori

• Mantenere proattivamente i più alti standard di presentazione e funzionalità nelle aree di front-office e meeting, occupandosi della preparazione fisica degli spazi per meeting ed eventi secondo le linee guida del team

• Monitorare gli ambienti delle sale riunioni includendo arredi, segnaletica, attrezzature, temperatura, tessuti e materiali di consumo con meticolosa attenzione ai dettagli

• Creare e mantenere aggiornati i sistemi di prenotazione sale su Outlook, conference room finder e SharePoint per gli spazi meeting ed eventi identificati

• Coordinare l'aggiornamento quotidiano dei display di prenotazione sale, collaborando con i team di sicurezza e pulizia per il coordinamento di meeting ed eventi

• Supportare servizi aggiuntivi del team facilities tra cui richieste di trouble ticket, servizi postali e corriere, ispezioni in loco, audit degli spazi e attività amministrative secondo necessità

Requisiti necessari:

• Esperienza in reception, concierge o settori correlati del servizio clienti

• Eccellenti capacità interpersonali con abilità di interagire efficacemente con colleghi/e, clienti/e e visitatori/visitatrici diversificati/e

• Precedente esperienza in ambienti corporate di alto profilo

• Conoscenza fluente dell'inglese e della lingua locale con solide capacità di comunicazione verbale e scritta

• Ottima alfabetizzazione informatica con comprovata capacità di gestire attività quotidiane utilizzando vari sistemi tecnologici

• Eccezionali competenze di customer service con sicurezza nel comunicare con persone a tutti i livelli organizzativi

• Capacità di mantenere professionalità in ogni momento fungendo da ambassador del team

Requisiti preferenziali:

• Precedente esperienza in catering o hospitality in ambienti professionali

• Esperienza nel Facilities Management o nei servizi workplace

• Esperienza nel coordinamento di meeting ed eventi in contesti corporate

• Conoscenza di SharePoint, sistemi calendario Outlook e piattaforme di prenotazione sale conferenze

• Background nelle procedure di sicurezza e protocolli di risposta alle emergenze

• Esperienza nel supporto ad audit degli spazi e iniziative di ottimizzazione workplace

• Conoscenza dei servizi della zona locale tra cui negozi, ristoranti, hotel e opzioni di trasporto