Coordonnateur(trice), Logistique et contrats / Coordinator, Logistics and Contracts

Company: Ultra Intelligence & Communications

Communications Business

The Ultra Supply Chain function manages the processes associated with Indirect and Direct Procurement of goods and materials required to meet the operational demands of the business and the logistics of ensuring that materials are available for operations, and the completed products/services are delivered to the customer.

Rôle

Sous la supervision de la Superviseure, Conformité commerciale et logistique, la personne retenue sera responsable de l’administration des activités liées aux opérations logistiques, incluant les permis d’exportation et la conformité commerciale.

Responsabilités

• Coordonner les expéditions domestiques et internationales avec les fournisseurs de transport de manière efficace et économique afin d’assurer un acheminement rapide et adéquat des marchandises.
• Développer et maintenir des relations solides avec les principaux fournisseurs de transport.
• Rechercher, négocier et optimiser les coûts de transport avec les différents fournisseurs.
• Assurer le suivi auprès des clients internes et externes concernant l’état des expéditions.
• Veiller à l’exactitude des données saisies et documentées dans les systèmes ERP.
• Effectuer le suivi et maintenir à jour les classifications des produits contrôlés et des exportations.
• Assurer la conformité des activités d’importation et d’exportation conformément aux réglementations gouvernementales applicables.
• Préparer et compléter toute la documentation requise pour les expéditions nationales et internationales.
• Effectuer le suivi et le traçage des expéditions auprès des transporteurs.
• Maintenir à jour les dossiers d’expédition.
• Entretenir des relations professionnelles avec les organismes gouvernementaux tels que l’Agence des services frontaliers du Canada, Affaires mondiales Canada et le Programme des marchandises contrôlées.
• Assurer le suivi des spécifications et du développement des emballages.
• Développer et maintenir une connaissance approfondie et à jour des programmes de conformité commerciale (Programme des marchandises contrôlées, Contrôles des exportations du Canada, EAR, ITAR).
• Coordonner et assurer le suivi du processus d’équipement fourni par les clients.
• Préparer et offrir de la formation au personnel concernant les réglementations applicables.
• Participer à des projets interfonctionnels à titre d’expert(e) en logistique, au besoin.
• Participer à des projets d’amélioration continue.
• Effectuer toute autre tâche administrative connexe au besoin.

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales ou baccalauréat dans une discipline pertinente, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience.
• Minimum de deux (2) années d’expérience en opérations logistiques.
• Bonne compréhension des pratiques liées à l’expédition, à la réception, à la gestion des inventaires et à l’entreposage.
• La certification CCLP (CITT-Certified Logistics Professional) constitue un atout.
• Connaissance des systèmes de planification des besoins en matières (MRP) et de la philosophie Lean.
• Excellentes aptitudes en communication et en leadership.
• Esprit analytique, autonomie et sens de l’initiative.
• Capacité d’obtenir et de maintenir une habilitation de sécurité du gouvernement du Canada (cote de fiabilité et, au besoin, niveau secret) ainsi que de réussir l’évaluation de sécurité requise pour le Programme des marchandises contrôlées (PMC).

Pourquoi travailler chez Ultra

• Rémunération compétitive incluant un boni de performance discrétionnaire.
• Horaire flexible et mode de travail hybride (télétravail et présence au bureau).
• Possibilités d’apprentissage et de développement professionnel.
• Assurances collectives entièrement payées par l’employeur incluant : invalidité courte et longue durée, soins médicaux, dentaires, de la vue, assurance vie, télémédecine, programme d’aide aux employés et programme de bien-être.
• Programme d’épargne-retraite avec contribution de l’employeur.
• Culture de travail inclusive, collaborative et axée sur l’entraide.

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Role

Under the supervision of the Supervisor, Trade Compliance and Logistics, the selected candidate will be responsible for administering logistics operations activities, including export permits and trade compliance.

Responsibilities

• Coordinate domestic and international shipments with transportation providers in the most efficient and cost-effective manner to ensure timely and proper delivery of goods.
• Develop and maintain strong relationships with key transportation providers.
• Source, negotiate, and optimize freight costs with transportation providers.
• Follow up with internal and external clients regarding shipment status.
• Ensure the accuracy and proper documentation of data entered into ERP systems.
• Track and maintain export control and controlled goods classifications.
• Ensure organizational compliance with import and export regulations and applicable government requirements.
• Prepare and complete all required documentation for domestic and international shipments.
• Track and trace shipments with carriers.
• Maintain accurate shipment records and files.
• Foster professional relationships with government agencies such as the Canada Border Services Agency, Global Affairs Canada, and the Controlled Goods Program.
• Monitor packaging specifications and development activities.
• Develop and maintain a strong and up-to-date understanding of trade compliance programs, including the Controlled Goods Program, Canada Export Controls, EAR, and ITAR.
• Coordinate and monitor the Customer Furnished Equipment (CFE) process.
• Prepare and deliver training to personnel regarding applicable regulations.
• Participate in cross-functional projects as a logistics subject matter expert, as required.
• Contribute to continuous improvement initiatives.
• Perform any other related administrative duties as required.

Qualifications

• College diploma or bachelor’s degree in a relevant field, or an equivalent combination of education and experience.
• Minimum of two (2) years of experience in logistics operations.
• Strong understanding of shipping, receiving, inventory management, and warehousing practices.
• CCLP (CITT-Certified Logistics Professional) designation is considered an asset.
• Knowledge of Material Requirements Planning (MRP) systems and Lean philosophy.
• Strong leadership and communication skills.
• Highly motivated with strong analytical abilities and initiative.
• Must be eligible to obtain and maintain a Government of Canada security clearance (Reliability Status and, when required, Secret Level) and successfully complete a security assessment for the Controlled Goods Program (CGP).

Why Work at Ultra

• Competitive compensation including a discretionary performance bonus.
• Flexible work schedule and hybrid work model (remote and on-site).
• Learning and professional development opportunities.
• Employer-paid group insurance including short- and long-term disability, medical, dental, vision, life insurance, telemedicine, employee assistance, and wellness programs.
• Retirement savings program with employer contribution.
• Inclusive, collaborative, and supportive work environment designed to help employees reach their full potential.