Contracts Manager

Customer Support Contracts Manager (m/w/d)

Einsatzort: Unterschleißheim bei München

Malvern Panalytical ist weltweit führender Anbieter von Labor- und Prozessmesstechnik. Unsere Geräte werden in der Qualitätskontrolle, Prozesssteuerung und F&E zur Struktur-, Element- und physikalischen Analyse eingesetzt. Die Anwendungsgebiete reichen von Baustoffen über Metalle bis hin Pharmazeutischen und Biotechnologischen Produkten und Nanomaterialien. Der Kundenkreis im Bereich F&E umfasst vor allem Anwender aus dem akademischen Umfeld (Chemie, Biologie, Geologie, Mineralogie, Kristallographie, Physik, Materialwissenschaften, Werkstoffentwicklung) und der High-Tech-Industrie (Pharmazie, Life Science, Stahl, Zement, Petrochemie, Halbleiter, Solar).

In Ihrer neuen Funktion sind Sie verantwortliche Schnittstelle zwischen Malvern Panalytical und unseren Kunden. Sie entwickeln und stellen wertvolle Aftersales Produkte bereit, der Fokus liegt auf dem Servicevertragsmanagement inkl. Berechnung und der Leitung des Innendienstteams. Sie meistern die Kundenanforderungen innerhalb der Malvern Panalytical GmbH. Sie gewährleisten mündlich wie schriftlich eine schnelle und effektive Kommunikation mit Kunden über die Inhalte von Verträgen und Angeboten. Sie übernehmen die Verantwortung für alle Anfragen und verfolgen die Rückmeldungen zur Verbesserung unseres Aftersales-Angebots.

VERANTWORTLICHKEITEN:

1. Vertragsmanagement

• Teilnahme an kommerziellen Diskussionen
• Vorbereitung von Verträgen, Bestellungen
• Nachverfolgung des Abschlusses von Vergabeanfragen
• Auftragsmanagement der Verträge
• Überprüfung geplanter Bestellungen, Erstellung von Bestellanforderungen für gekaufte Artikel und Verwaltung des Genehmigungsprozesses
• Arbeiten in und mit Auftragsportalen
• Überprüfung, Aktualisierung und Verwaltung von Bestellungen bis zu ihrem Abschluss
• Sicherstellung, dass Bestellungen mit Lieferantenvereinbarungen und -verträgen übereinstimmen; Meldung von Nichtkonformitäten
• Vorbereitung und Überprüfung von Geschäftsverträgen
• Pflege der Beziehungen zu mehreren Schnittstellen (Management, Kunden, Lieferanten)
   

2. Teamleitung Innendienst

• Sicherstellung der Einhaltung der Firmen-KPIs
• Unterstützung des Personals durch gezielte Steuerung der Ressourcen
• Erstellung von Trainingsplänen
• Durchführung und Steuerung der Personalentwicklung und regelmäßigen Personalbeurteilungsgesprächen
   

3. Dokumentenkontrolle

• Pflege der Kundenaccountdaten und Dokumentierung der relevanten Vorgänge
• Suchen und Abrufen zur Vertragserstellung relevanter Daten
• Sammeln, Organisieren und Verwalten von Dokumenten unter Einhaltung der Verfahren des Unternehmens für den Dokumentenlebenszyklus
• Durchführung regelmäßiger Prüfungsaudits, um sicherzustellen, dass die Informationen in allen Aufzeichnungen korrekt und aktuell sind
• Archivierung inaktiver Aufzeichnungen gemäß dem Aufbewahrungsplan für Aufzeichnungen
• Unterstützung bei Dateimigrationen und -prüfungen sowie Durchführung von Verwaltungsaufgaben nach Bedarf

ERFORDERLICHE FÄHIGKEITEN UND KENNTNISSE:

• Bachelor-Abschluss (Abschluss in Ingenieurwesen/Technik, Jura oder Wirtschaftswissenschaften von Vorteil)
• Mindestens 2–3 Jahre Erfahrung in der Vertragsverwaltung, im Beschaffungswesen oder einer ähnlichen Position
• Erfahrung in Vertragsverhandlungen sind von Vorteil
• Kenntnisse VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Hervorragende PC-Kenntnisse: MS Office
• Fähigkeit, präzise zu arbeiten und ein Auge für Details zu haben
• Fähigkeit und Spaß an der Leitung eines Teams
• Hervorragende Kommunikations- und Präsentationsfähigkeiten
• Analytische Fähigkeiten, Recherchefähigkeiten

WAS WIR IHNEN BIETEN:

• Sie sind Teil eines motivierten internationalen Teams in einem spannenden, herausfordernden und offenen Umfeld
• Umfassende Einarbeitung, kontinuierliche Fortbildung sowie ein vielseitiges und anspruchsvolles Aufgabengebiet
• Flexible Arbeitszeiten
• Eintrittsdatum: ab sofort
• Betriebliche Altersvorsorge
• Bonusvereinbarung
• Job-Rad
• Geburtstags-/Weihnachts- und Jubiläumszuwendungen
• Jährliche individuelle Gesundheitsförderung
• ein marktkonformes Bruttojahresentgelt für 40 Wochenstunden - das tatsächliche Gehalt orientiert sich nach Qualifikation und Erfahrung

About us - Malvern Panalytical, Micromeritics and SciAps. 
Together we are a powerful and highly complementary combination of market leading technologies. 

We are the toolmakers for the world's most innovative companies, academic institutions, and government laboratories. We are their partners in discovery.

Malvern Panalytical instruments analyze the chemical, physical and structural nature of materials, from proteins to polymers and semiconductors to minerals. Our leading technologies measure particle size, shape, concentration and zeta potential, biomolecular interactions and stability, elemental concentrations and crystallographic structure.

Micromeritics manufactures systems for the characterization of particles, powders, and porous materials for a wide- range of end markets including catalysts, chemicals, building materials, clean-tech and battery.  Our leading technologies measure surface area, porosity, density, adsorption and particle activity.

SciAps specializes in portable X-ray fluorescence (XRF), laser-based (LIBS) and near-infrared (NIR) analyzers to measure any element in any environment. SciAps is the Center of Excellence for our handheld instruments.
We have a global footprint with R&D and manufacturing sites in North America, Europe, and Asia.

We are more than 2,500 employees in a customer-focused organization with sales and service offices in 20 countries, all committed to delivering expert and responsive customer support.

We are part of Spectris. Spectris combines precision with purpose, delivering progress for a more sustainable world. Precision is at the heart of what we do – our leading, high-tech instruments and software equip our customers to solve some of their greatest challenges to make the world cleaner, healthier and more productive.

Malvern Panalytical, Micromeritics & SciAps
Your Partners in Discovery

Malvern Panalytical, Micromeritics and SciAps, part of the Spectris Group, are committed to a diverse and inclusive culture where everyone can thrive and achieve a fulfilling career. Changing the world isn’t something you can do on your own, or with a single way of thinking; it takes a wide collection of experiences, stories, knowledge, and expertise. We encourage applications from underrepresented individuals and people with diverse backgrounds. Although we always select the most qualified applicant for each role and make all decisions without regard to race, sex, age, or any other protected class, we are an inclusive, equal opportunity organization that prizes diversity. Your unique perspective is important to us.