Assistant.e bilingue (H_F) - Tax & Competition

Herbert Smith Freehills Kramer is a world-leading global law firm, where our ambition is to help you achieve your goals.

 

Exceptional client service and the pursuit of excellence are at our core. We invest in and care about our client relationships, which is why so many are longstanding. We enjoy breaking new ground, as we have for over 170 years.

 

As a fully integrated transatlantic and transpacific firm, we are where you need us to be. Our footprint is extensive and committed across the world’s largest markets, key financial centres and major growth hubs.

 

At our best tackling complexity and navigating change, we work alongside you on demanding litigation, exacting regulatory work and complex public and private market transactions. We are recognised as leading in these areas.

 

We are immersed in the sectors and challenges that impact you. We are recognised as standing apart in energy, infrastructure and resources. And we’re focused on areas of growth that affect every business across the world.

 

All of this is achieved by supporting the growth of our people, who help us deliver on our ambition – which is to help you achieve yours.

 

Herbert Smith Freehills Kramer: Your goals. Our ambition

The Opportunity

MISSION

Dans un contexte international, vous aurez la charge de l'assistanat administratif et aidera avec la facturation client au sein de deux équipes juridiques. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les assistantes des équipes Tax et Competition, qui comprennent une douzaine d'avocats.

Au sein d'un étage d'environ trente personnes, vous trouverez une atmosphère de travail positive et dynamique, propice au développement professionnel et personnel.  Associés, avocats et assistant.e.s travaillent ensemble pour conseiller et accompagner leurs clients.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Assistanat administratif

• Gestion d'agenda complexe (Outlook) : organisation des réunions et déjeuners clients, inscriptions aux conférences et séminaires des membres de l'équipe, coordination des déplacements professionnels, assistance dans l'organisation des entretiens stagiaires, saisie des absences des avocats dans le système d'information des ressources humaines (Workday)
• Participation dans l'organisation des conférences et séminaires pour les avocats, en étroite collaboration avec le service Business Development et Communication
• Mise à jour des contacts dans l'outil CRM (InterAction), organisation des listes clients pour mailings, invitations et évènements business development
• Traitement des notes de frais (Chrome River)
• Enregistrement et classement des courriels, correspondance et documents juridiques dans les dossiers clients (iManage) ; archivage
• Coordination reprographie et gestion des data-rooms
• Relations avec de nombreux interlocuteurs internes/externes, notamment avec les bureaux étrangers
• Rédaction des lettres de réponse aux commissaires aux comptes (iManage)

Assistanat facturation

• Ouverture des dossiers clients (Intapp), suivi des conflits d'intérêt
• Saisie, verification et suivi de l'enregistrement du temps de travail des avocats (Intapp Time)
• Préparation projets de lettres d'engagement pour les associés en anglais et en français (iManage)
• Suivre la procédure d'identification des clients stipulée par le département des risques et de la lutte contre le blanchiment
• Préparation et suivi mensuel de la facturation client (Aderant Expert) : vérification des taux ; suivi des budgets établis par dossier client en lien avec le collaborateur et l'associé en charge du dossier ; finalisation des narratifs/annexes ; envoi des factures aux clients ; suivi des statuts des factures en cours et suivi du recouvrement en collaboration avec les Chargés Facturation et Recouvrement du département Business Finance

Compétences professionnelles

• Expérience professionnelle en assistanat entre 3 et 5 ans minimum au sein d'un Cabinet juridique, de conseil ou d'audit.
• Une bonne culture dans un environnement international est nécessaire
• Maîtrise de l’outil informatique (Pack Office), connaissances d'Aderant Expert, Intapp, Chrome River et DocuSign seront un plus
• Formation Bac +2 minimum ou équivalent
• Excellente maîtrise de l'anglais exigée, avec une bonne capacité rédactionnelle

Compétences humaines

• Personne ayant le sens du détail et de la précision
• Patient, résistant au stress
• Sens du service client, réactivité, proactivité, gestion des délais
• Dynamique et volontaire
• Aisance relationnelle à tous les niveaux, écoute, capacité à communiquer aussi bien à l'écrit qu'à l'oral
• Capacité à travailler en autonomie au sein d'une équipe

Team

CorporateFull time

Location

Paris

Contract type

Permanent Contract

Diversity & Inclusion

We are committed to attracting people from all backgrounds and creating a respectful and inclusive culture where everyone thrives. We see this as essential to our success, including our ability to innovate and achieve sustained high performance. This is a key part of our Values—Human, Bold, and Outstanding.