Dynamic, flexible, and committed team, we are looking for a bilingual Administrative Assistant to provide administrative support to the Minerals & Metals, Canada/United States group and contribute to the growth of the Toronto office as well as the existing team.
This position is offered in a hybrid work mode, with a minimum presence of two days per week at our offices located at 191 The West Mall, Toronto. You will work in a collaborative environment where administrative expertise is recognized as a key driver of performance.
As a member of the team, reporting to the Team Lead, Administrative Services for Canada/United States, you will play a key administrative support role for the engineering and operations teams. Your responsibilities will include, but are not limited to:
Performing grammatical and linguistic reviews of various documents (letters, reports, site visit reports, monthly reports, specifications, résumés, technical notes, tender documents, etc.) to ensure accuracy and high language quality.
Formatting documents in accordance with corporate procedures and ensuring presentation quality.
Filing project-related documents in compliance with established procedures.
Managing various bookings, such as accommodation, air travel, vehicle rentals, and meeting rooms.
Maintaining excellent relationships with internal and external clients.
Supporting the team with internal administrative processes (project opening and tracking, SharePoint access, maintenance of document libraries).
Participating in the update and application of corporate templates and current administrative practices.
Providing proactive administrative support to engineering and operations teams, as needed.
Contributing to the coordination of administrative deliverables in a multidisciplinary environment.
Diploma in secretarial studies, office automation, or office management (DEC considered an asset).
Minimum of 10 years of relevant experience in an administrative assistant role, ideally within a structured, professional, and multidisciplinary environment.
Ability to quickly learn and adapt to new corporate tools and processes.
Ability to anticipate needs and act as an administrative resource person for the team is an asset.
Strong knowledge of Word, Excel, PowerPoint, and Adobe; knowledge of Visio is an asset.
Comfortable working in collaborative digital environments (e.g., SharePoint, Teams).
Excellent command of French, both oral and written*
* This position requires proficiency in a language other than English, namely French, as the work to be produced is intended for audiences located elsewhere in Canada, internationally, or in another region of the world.
Explore the rewards and benefits that help you thrive – at every stage of your life and your career at AtkinsRéalis in Canada.
Enjoy competitive compensation, employee recognition, and a brilliant range of flexible benefits you can tailor to your health, wellbeing, financial and lifestyle needs.
Make the most of diverse opportunities for training and professional development to grow your skills and expertise.
And take advantage of our hybrid working culture and generous time-off policies to balance a fulfilling career with your personal life.
We're AtkinsRéalis, a world-class engineering services and nuclear organization. We connect people, data and technology to transform the world's infrastructure and energy systems. Together, with our industry partners and clients, and our global team of consultants, designers, engineers and project managers, we can change the world. We're committed to leading our clients across our various end markets to engineer a better future for our planet and its people.
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Équipe dynamique, flexible et engagée, nous recherchons une adjointe ou un adjoint administratif bilingue qui apportera un soutien administratif au groupe Minéraux et métaux, Amérique du Nord, afin de soutenir la croissance du bureau et de l’équipe déjà en place. Travail hybride avec au moins deux jours par semaine à nos bureaux du 455, boul. René-Lévesque à Montréal.
En tant que membre de l’équipe, relevant du/de la chef(fe) d’équipe, Services administratifs – Canada/États‑Unis, vous jouerez un rôle clé de soutien administratif auprès des équipes d’ingénierie et d’exploitation. Vos responsabilités incluront notamment :
Réaliser la révision grammaticale et linguistique de divers documents (lettres, rapports, rapports de visite de chantier, rapports mensuels, devis, CV, notes techniques, documents d’appel d’offres, etc.) afin d’en assurer l’exactitude et une qualité linguistique élevée.
Mettre en forme les documents conformément aux procédures corporatives et veiller à la qualité de la présentation.
Classer les documents liés aux projets en respectant les procédures établies.
Gérer diverses réservations, telles que l’hébergement, les billets d’avion, la location de véhicules et les salles de réunion.
Maintenir d’excellentes relations avec les clients internes et externes.
Soutenir l’équipe dans les processus administratifs internes (ouverture et suivi de projets, accès SharePoint, maintien des bibliothèques documentaires).
Participer à la mise à jour et à l’application des gabarits corporatifs et des pratiques administratives en vigueur.
Offrir un soutien administratif proactif aux équipes d’ingénierie et d’exploitation, au besoin.
Contribuer à la coordination des livrables administratifs dans un environnement multidisciplinaire.
Diplôme en secrétariat, en bureautique ou en gestion de bureau (DEC considéré comme un atout).
Minimum de 10 ans d’expérience pertinente à titre d’adjoint(e) administratif(ve), idéalement dans un environnement structuré, professionnel et multidisciplinaire.
Capacité à apprendre rapidement et à s’adapter à de nouveaux outils et processus corporatifs.
Capacité à anticiper les besoins et à agir à titre de personne‑ressource administrative pour l’équipe, un atout.
Excellente maîtrise de Word, Excel, PowerPoint et Adobe ; la connaissance de Visio est un atout.
Aisance dans les environnements numériques collaboratifs (ex. : SharePoint, Teams).
Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit*.
*Ce poste requiert la connaissance d'une autre langue que l'anglais, soit, le français puisque le travail à produire est destiné à des publics situés ailleurs au Canada, à l’international ou dans une autre région du monde.
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Bénéficiez d’une rémunération concurrentielle, d’une reconnaissance valorisante, et d’une gamme complète d’avantages flexibles, conçus pour s’adapter à vos besoins en matière de santé, de bien-être, de finances et de style de vie.
Développez votre potentiel grâce à une vaste sélection de formations et de programmes de perfectionnement professionnel, qui vous permettent d’enrichir vos compétences et d’élargir votre expertise.
Profitez également de notre culture de travail hybride, de politiques de congés généreuses, et d’un environnement qui favorise l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.
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Nous sommes AtkinsRéalis, une organisation de calibre mondial de services d’ingénierie et d’énergie nucléaire. Nous lions individus, données et technologie pour transformer les infrastructures et les systèmes énergétiques du monde.
Avec nos partenaires de l’industrie et nos clients, et notre équipe mondiale de consultants, ingénieurs et gestionnaires de projets, nous pouvons changer le monde. Nous nous engageons à guider nos clients à travers nos différents marchés finaux pour façonner un meilleur avenir pour notre planète et ceux qui l’habitent.
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