Supply Chain Officer

With 75 years of experience, our focus is on helping the most vulnerable children overcome poverty and experience fullness of life. We help children of all backgrounds, even in the most dangerous places, inspired by our Christian faith.

Come join our 33,000+ staff working in nearly 100 countries and share the joy of transforming vulnerable children’s life stories!

Key Responsibilities:

Gestion et coordination des processus d’exécution des biens et services:

• Coordonner les activités d’acquisition des biens et services associés de World Vision dans le cadre de la subvention du Fond Mondial pour les programmes de lutte contre la Tuberculose et le VIH/SIDA.
• Placer des commandes locales ou internationales (à travers des systèmes spécifiques) des produits identifiés dans les plans d’approvisionnements annuels et/ou semi-annuels, tels que : les médicaments, les réactifs et consommables de laboratoire, les services de maintenance et de réparation des équipements de laboratoire, les tests de dépistage rapides etc.;
• Développer et gérer des appels d’offres au besoin ;
• Négocier avec des fournisseurs au besoin ;
• Préparer les ordres d’achat au besoin ;
• Vérifier les factures et préparer les demandes de paiements pour les achats locaux ;
• Servir de point de contact et de liaison entre les agents d’achat internationaux ou fournisseurs locaux et World Vision, pour tout besoin relatif au processus d’achat des produits de santé et services associés ;
• Coordonner avec les équipes/personnels techniques concernés les demandes de clarifications de spécifications demandées par les agents d’achats et fournisseurs ; 
• Vérifier la conformité des quotations des produits selon les plans d’approvisionnements et les soumettre au Directeur du département pour validation/signature ou suivis appropriés ;
• Contribuer au besoin au processus de waiver ou d’enregistrement sanitaire des produits pharmaceutiques ;
• Gérer le processus et les documents relatifs aux pré-alertes pour les commandes internationales ;

Coordonner avec l’agent de réception et le coordonnateur du dépôt les arrivages des commandes au niveau du port d’entrée du pays et fournir un support durant le processus de dédouanement au besoin ;

Suivis des processus d’exécution des achats des biens et services (financier, progrès, performance etc.), conformité et rapportage:

• Mettre à jour le fichier de suivi des dépenses en achats des biens et services associés pour chaque commande placée, selon le budget initial ;
• Suivre les indicateurs du processus d’achat, notamment le respect du délai de livraison des produits ;
• Développer des outils de gestion et de suivi adaptés aux besoins pour le suivi approprié de l’état d’avancement/d’exécution des commandes locales et/ou internationales des produits de santé et/ou services associes pour une exécution des commandes plus efficace et efficiente ;
• Préparer des rapports réguliers et ad hoc d’état d’avancement des dossiers d’approvisionnement et soumettre ces rapports aux supérieurs hiérarchiques de manière périodique et sur demande ;

Documentation et archivage des processus des achats des produits de santé:

• Coordonner le processus d’archivage papier et électronique de tous les documents relatifs aux achats des produits de santé et services associes ; être le point de contact pour tout audit des processus d’achat des produits de santé et services associes ;
• Contribuer au maintien d’une base de données des fournisseurs de produits de santé et services associés ;
• Remplissez avec précision le formulaire de gestion des données de base (contrat / fournisseur / registre des articles)
• Gérer la tenue de registres pour toute la correspondance et la documentation liées au contrat (Master Data Management).
• Communiquer les informations relatives aux contrats à toutes les parties prenantes pour garantir une utilisation optimale des contrats.

Expertise et support technique en processus d’achat à d’autres départements selon les besoins, et autres activités:

• Fournir un support/aide au besoin au service de procurement du département des opérations ;
• Identifier les problèmes et proposer des solutions aux supérieurs hiérarchiques pour rendre plus efficient les processus d’acquisition des produits de santé et services associes ;
• Procurer le plus haut degré d’éthique professionnelle suivant les guides et procédures de World Vision et des bailleurs ;
• Exécuter toutes autres tâches connexes sur demande de son superviseur.

KNOWLEDGE/QUALIFICATIONS FOR THE ROLE

Required Professional Experience:

• Solide connaissance et compréhension des processus, des politiques et des systèmes d'approvisionnement
• Minimum de 4 ans d'expérience en tant que responsable des achats ou poste connexe

Required Education, training, license, registration, and certification:

• Être diplômé en gestion, ou sciences comptables et ou administration ;

Preferred Knowledge and Qualifications:

• Avoir une forte capacité d’analyse, de prise de décision, d’organisation et de négociation ;
• Capacité à négocier, établir et administrer des contrats
• Avoir une excellente connaissance du marché, des fournisseurs en produits de santé et services associés ;
• Avoir une expérience en préparation et délivrance des documents de sollicitation, réception des offres, évaluation des offres, préparation du contrat et attribution, finalisation et émission des contrats et gestion des contrats ;
• Avoir des aptitudes en communication, relations interpersonnelles avec l’habilité d’interagir avec une variété de personnes de différents niveaux ;
• Avoir la capacité de travailler en groupe et sous pression avec un minimum d’autonomie et avec des moyens limités ;
• Être méticuleux et respecter les délais ;
• Être capable d’identifier les problèmes et de proposer des alternatives de solutions ;
• Excellente capacité à aider au changement organisationnel, à gérer plusieurs taches simultanées, à gérer les détails administratifs lorsque le rythme de travail augmente ou que l’environnement change constamment ;
• Expérience en logistique des produits de santé serait un atout ;
• Avoir la capacité de communiquer efficacement avec divers publics sur les marchés et les questions liées aux principes d’approvisionnement et des contrats ;
• Avoir une bonne maitrise des logiciels : Word, Excel, Access, Power point, Outlook, Quick books ;
• Être engagé pour le bien-être des enfants et être capable d'adhérer à la vision et à la mission de WV, y compris l'engagement en faveur de l'égalité des sexes ; inclusion et approche des droits de l'homme.
• Bonne capacité à prévenir et résoudre les problèmes et les conflits potentiels ;
• Évalue de manière critique l'efficacité du travail et recherche de meilleures méthodes de travail.

Applicant Types Accepted:

Local Applicants Only