Specialist, Legal Operations

We are BLG: Canada’s Law Firm. Our culture is one of vigilance and curiosity, Firm-wide collaboration, unfailing mutual respect and dedication. We pride ourselves on having standout talent and delivering an exceptional client experience.

Nous sommes BLG, vos avocats au Canada. Forts d’une culture alliant vigilance et curiosité, nous travaillons en collaboration à l’échelle du cabinet, animés d’un respect sans faille et d’un dévouement de tous les instants. Nos ressources remarquables et notre expérience client exceptionnelle font notre fierté.

We are a future-minded Firm delivering high-value advice and known for our unwavering commitment to innovation, diversity and inclusion, community involvement and talent development. Learn more about us at www.blg.com.

Résolument tournés vers l’avenir, nous offrons des conseils de grande valeur et nous distinguons par notre engagement indéfectible envers l’innovation, la diversité et l’inclusion, la collectivité et le perfectionnement professionnel. Rendez-vous sur www.blg.com pour en savoir plus sur le cabinet.

Purpose of the Role

Reporting to the Director, the Specialist, Legal Operations (MLC) supports client accounts and large, complex matters by advancing commercial excellence, enabling Legal Project Management (LPM) initiatives, and driving compliance with client Outside Counsel Guidelines (OCGs) and client terms. The role also contributes to continuous improvement of the Matter Life Cycle (MLC) and collaborates closely with legal professionals and Business Services teams to deliver seamless, timely, and high-quality service to BLG’s clients.

In this role you will be part of a growing, creative and multi-disciplinary team where you will learn the ins and outs of BLG’s business and financial processes and have opportunity for professional development and career growth. To be successful in this role, you will be a team player and self-starter with a strong interest in business processes and matter management principles, along with a continuous improvement mind-set. The role can be located in any of BLG’s regional offices.

Key Responsibilities

• Centralize, organize, and maintain client term documentation within Intapp Terms (including engagement letters, client guidelines, and rate/fee agreements).
• Review and interpret client agreements and Outside Counsel Guidelines (OCGs), translating requirements into actionable billing and matter-management expectations.
• Communicate key client terms/OCG requirements to relevant stakeholders to support compliance and reduce billing issues.
• Provide guidance on the development and implementation of matter plans (including phase and task coding) to support scope development and effective budgeting, tracking, and reporting.
• Enter and maintain matter budgets using BLG’s budget management tools and support ongoing budget updates as matters evolve.
• Partner with legal teams to monitor and analyze matter scope/budget performance, delivering clear, actionable insights and reporting to support informed decision-making.
• Provide matter-specific Legal Project Management (LPM) support to Lawyers, Paraprofessionals, and Legal Support Services (LSS), including scope, budget, and change management guidance.
• Support best practices in commercial management, including consistent application of budgeting standards and financial controls across complex matters.
• Support continuous improvement initiatives by identifying process gaps, recommending enhancements, and assisting with documentation, testing, and implementation of system/process changes.
• Collaborate cross-functionally with key Business Services teams (e.g., Intake and Conflicts, Pricing, Risk, Business Development, Billing, eBilling, and Collections) to support end-to-end matter lifecycle and client service delivery.
• Other duties as they may arise.

Key Competencies

• Post Secondary Degree/Diploma
• 5+ years’ experience in Professional Services Firms (law firm and/or financial services firm preferred).
• Proficient in Microsoft O365 applications, including Microsoft Teams.
• Basic Excel skills including the ability to manipulate data using filtering, formatting, sum, subtotal etc.
• Knowledge of Intapp Terms and Budget Management platforms is an asset
• LPM Certification is an asset.
• Experience with LPM activities such as matter plans, scoping and budgets is an asset.
• Strategic, nimble thinker who combines excellent verbal and written communication skills with the ability to engage different stakeholders, including Lawyers, Paraprofessionals, Legal Support Services and our external clients.
• Curiosity and continuous learning mindset, including developing proficiency with Microsoft Copilot and other Artificial Intelligence productivity tools to improve efficiency and reporting

 

 

Description du poste

Sous la responsabilité de la directrice, Activités de gestion juridique (CVD), le ou la spécialiste prend part au traitement des comptes client et de dossiers complexes et volumineux; il ou elle favorise l’excellence commerciale en mettant en œuvre des initiatives de gestion de projets juridiques (GPJ) et en veillant au respect des lignes directrices concernant les conseillers juridiques externes (LDCJE) et des modalités des clients. La personne contribue également à l’amélioration continue des procédés de gestion du cycle de vie des dossiers et collabore étroitement avec les professionnel·les du droit et les Services à l’entreprise afin d’offrir un service harmonieux, rapide et de grande qualité aux clients de BLG.

Le ou la titulaire du poste intégrera une équipe créative et multidisciplinaire en pleine croissance et aura l’occasion de se familiariser avec les tenants et aboutissants des processus d’affaires et financiers du cabinet, en plus d’avoir accès à diverses possibilités de perfectionnement professionnel et d’avancement. Le ou la candidat·e idéal·e aura un bon esprit d’équipe, fera preuve d’initiative et s’intéressera activement aux processus d’affaires et aux principes de gestion des mandats, en plus d’avoir à cœur l’amélioration continue. La personne sélectionnée pourra travailler dans n’importe lequel des bureaux de BLG.

Principales attributions

• Centraliser, organiser et tenir à jour la documentation relative aux modalités des clients dans Intapp Terms (y compris les lettres-mandats, les lignes directrices des clients et les ententes sur les taux/honoraires).
• Examiner et interpréter les ententes des clients et les LDCJE pour traduire les exigences en directives concrètes de facturation et de gestion des dossiers.
• Communiquer les principales modalités des clients et les LDCJE aux parties prenantes concernées afin de favoriser la conformité et de réduire les problèmes de facturation.
• Fournir des conseils sur l’élaboration et la mise en œuvre de plans de mandats (y compris les codes de phase/tâche) dans l’optique de faciliter l’établissement de la portée, la budgétisation, les suivis et la production de rapports.
• Utiliser les outils de gestion budgétaires de BLG pour saisir, gérer et tenir à jour les budgets.
• De concert avec les équipes juridiques, surveiller et analyser la portée des dossiers et les performances budgétaires, et produire des renseignements clairs et exploitables ainsi que des rapports qui faciliteront la prise de décisions éclairées.
• Fournir un soutien personnalisé en GPJ aux avocat·es, aux paraprofessionnel·les et aux Services de soutien juridique (SSJ), notamment en les aidant à établir la portée et le budget de leurs mandats et à gérer le changement.
• Promouvoir les pratiques optimales de gestion commerciale par l’application cohérente des normes budgétaires et des mesures de contrôle financières dans des dossiers complexes.
• Soutenir les initiatives d’amélioration continue en identifiant les lacunes dans les processus, en recommandant des améliorations et en participant à la documentation, à la mise à l’essai et à la mise en œuvre des changements apportés aux systèmes/processus.
• Collaborer avec les équipes clés des Services à l’entreprise (p. ex. Acceptation des mandats et gestion des conflits, Tarification, Gestion des risques, Développement des affaires, Facturation, Facturation électronique et Recouvrement) afin de prendre en charge le cycle de vie des dossiers et la prestation de services aux clients de A à Z.
• S’acquitter d’autres tâches au besoin.

Principales exigences

• Diplôme d’études postsecondaires
• Au moins 5 années d’expérience dans un environnement de services professionnels (idéalement au sein d’un cabinet juridique ou d’un cabinet de services financiers)
• Maîtrise des applications Microsoft 365, y compris Microsoft Teams
• Connaissances de base d’Excel, dont la capacité à utiliser les filtres, les formats et les formules simples (sommes, sous-totaux, etc.)
• Connaissance des plateformes Intapp Terms et Budget Management, un atout
• Certification en GPJ, un atout
• Expérience en ce qui concerne des activités de GPJ comme la planification de mandats, la détermination de leur portée et l’établissement de leur budget, un atout
• Esprit stratégique et agile doublé de solides compétences en communication orale et écrite et d’une capacité à interagir avec un large éventail d’intervenants, notamment des avocat·es, des paraprofessionnel·les, des membres des SSJ et des clients
• Curiosité et volonté constante d’apprendre, par exemple en développant ses compétences avec Microsoft Copilot et d’autres outils de productivité basés sur l’intelligence artificielle afin d’améliorer l’efficacité et la communication au cabinet

The expected salary range for this position is $60,000 - $80,000, depending on level of experience, region/location, and other factors.

La fourchette salariale pour ce poste est de 60,000$ à 80,000$ et varie selon divers facteurs, notamment l’expérience et l’emplacement.

BLG is committed to building a diverse workplace reflective of the communities we serve and to fostering an inclusive culture where Firm members feel valued, respected and inspired to thrive as their authentic selves.  We value diversity of thought and the unique skills, perspectives and experience each individual brings to BLG. We welcome applications from all qualified candidates and encourage applicants from members of groups that have been historically underrepresented, including but not limited to First Nations, Métis and Inuit Peoples, racialized individuals, persons with disabilities, people who identify as women and/or LGBTQ2S+.

BLG est résolu à bâtir et à favoriser un milieu de travail inclusif et diversifié à l’image de notre collectivité, où l’ensemble des membres du cabinet se sentent valorisés, respectés et inspirés à s’épanouir dans toute leur authenticité. Nous avons également à cœur de mettre en valeur les connaissances, les points de vue et les expériences de chacun et chacune. Nous invitons toute personne qualifiée à postuler, notamment celles provenant de groupes historiquement sous-représentés, comme les Autochtones (Premières Nations, Métis et Inuits), les personnes racialisées, les personnes ayant une incapacité, les femmes et les membres de la communauté LGBTQ+.

We also strive to provide an accessible candidate experience. Please let us know if you need any accommodations during the recruitment process.

Nous sommes déterminés à ce que notre processus de recrutement soit le plus accessible possible. Si vous nécessitez un accommodement, n’hésitez pas à nous le faire savoir.