Compensation Pay Range:
$33.35-$39.25Job Description:
The Senior Administrative Assistant is responsible for providing administrative and coordination support to the Nursing Practice & Education leadership teams while ensuring efficient operations of the office and confidential matters.
Maintaining calendars and scheduling meetings, appointments and/or events; preparing necessary documentation for meetings, appointments and/or events; rescheduling meetings, appointments or events based on availability to avoid conflict with competing and changing priorities for the Directors and Managers.
Making arrangements for meetings, scheduling rooms, sending meeting requests with virtual links, arranging and confirming attendance, preparing materials, taking minutes, and other logistical details as required.
Maintaining continuous awareness of CHEO activities in order to interpret and direct inquiries.
Initiating action on matters that require response or appropriate follow-up to ensure appropriate action has been taken, including proposing draft replies.
Supporting the recruitment process by drafting appropriate paperwork, scheduling interviews, managing competition folders and maintaining staff files
Receiving and screening calls by assessing their urgency, providing information required, or following up as required.
Researching, collating, analyzing and summarizing information, as assigned on HR/administration topics.
Taking on special projects as assigned by the Directors including coordinating activities, organizing functions.
Liaising with internal and external stakeholders.
Establishing and maintaining various internal office systems such as tracking key deadlines, electronic databases, tracking systems, processing mail, monthly reports, bring forward systems and confidential files.
Supporting Directors and Managers with financial functions such as payment requisitions, cheque deposits, purchasing requests, travel requests and claims, reconciling accounts, monitoring and tracking activity reports, providing monthly reports.
Supporting Directors and Managers with human resources processes including hiring, orientation, onboarding, workstations/offices.
Effectively managing paper and electronic records and files, to meet legislative requirements and allow for easy retrieval by members of the department.
Supporting peers and performing other duties as assigned.
College diploma in Office Administration or other relevant field (Essential)
University Degree in Administration or other relevant field (Preferred)
Minimum three (3) years of experience in progressively responsible administrative functions (Essential)
Communicate effectively and concisely, both orally and in writing. (Essential)
Computer, word processing skills, and advanced proficiency with Microsoft Office Suite (including Excel, PowerPoint, Word) (Essential)
Take accurate notes or minutes of meetings and transcribe to final products. (Essential)
Ability to anticipate needs, as well as plan and prioritize work. (Essential)
Ability to take initiative and work independently with minimal direction. (Essential)
Strong organizational skills and paying attention to detail and accuracy. (Essential)
Exercise sound judgement, discretion and a high degree of confidentiality. (Essential)
Working knowledge of applicable occupational health and safety legislation, general knowledge of corporate and departmental policies and procedures related to health and safety. (Essential)
Criminal Record Check (Essential)
Bilingualism (French/English) (Preferred)
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L’adjoint administratif principal ou adjointe administrative principale est responsable de fournir du soutien administratif et de l’aide à la coordination aux équipes de direction Pratique des soins infirmiers et de l’éducation et du bureau de la planification tout en assurant le fonctionnement efficace du bureau et l’administration de la protection des renseignements personnels.
Tenir les calendriers et organiser des réunions, des rendez-vous et des événements; préparer la documentation requise pour les réunions, pour les rendez-vous et pour les événements; remettre la date de réunions, de rendez-vous et d’événements en fonction des disponibilités et pour éviter tout conflit et changement des priorités des directeurs et des gestionnaires.
Organiser la logistique des réunions, notamment réserver les salles de conférence, envoyer des demandes de réunion avec des liens virtuels, organiser et confirmer les présences, préparer la documentation, prendre des notes pour les procès-verbaux et coordonner d’autres besoins logistiques s’il y a lieu.
Se tenir au courant des activités de l’Institut du savoir et de CHEO afin de bien interpréter et aiguiller les demandes de renseignements.
Prendre les mesures nécessaires pour obtenir des réponses ou effectuer des suivis appropriés pour s’assurer que les mesures appropriées ont été prises, ce qui comprend la rédaction d’ébauches de réponses.
Appuyer le processus de recrutement en rédigeant les documents nécessaires, en établissant le calendrier des entrevues, en gérant les dossiers de concours et en tenant à jour les dossiers du personnel.
Recevoir et filtrer les appels en fonction de leur urgence, fournir les renseignements demandés et effectuer les suivis nécessaires.
Mener des recherches dans la documentation, puis colliger, analyser et résumer l’information sur les sujets liés aux RH ou à l’administration, tel qu’assigné.
Gérer des projets spéciaux à la demande des directeurs, ce qui comprend la coordination d’activités et l’organisation d’événements.
Collaborer avec des intervenants de l’interne et de l’extérieur.
Établir et tenir divers systèmes administratifs électroniques internes pour surveiller les dates butoirs ainsi que des bases de données, des systèmes de traçage, de classement, de traitement du courrier, des rapports mensuels ainsi que des systèmes de rappel et de gestion des dossiers confidentiels.
Soutenir les directeurs et les gestionnaires en assumant des fonctions financières comme les demandes de paiement, le dépôt de chèques, les demandes d’organisation et de remboursement de voyages, le rapprochement de comptes, la surveillance de rapports d’activités, la production de rapports mensuels.
Soutenir les directeurs et les gestionnaires dans le cadre des processus de ressources humaines, notamment l’embauche, l’orientation, l’accueil et l’intégration, l’installation de postes de travail et de bureaux.
Administrer efficacement la documentation et les dossiers électroniques de manière à respecter les exigences de la loi et d’en faciliter l’accès aux membres du Service.
Aider les collègues et accomplir les autres tâches qui lui sont confiées.
Diplôme d'études collégiales en administration de bureau ou dans un domaine pertinent (Essentiel)
Diplôme universitaire dans un domaine pertinent (Préférable)
Expérience d’au moins trois (3) à un poste administratif à des niveaux de responsabilité toujours plus élevés (Essentiel)
Capacité de communiquer de façon efficace et concise (verbalement et par écrit) (Essentiel)
Maîtrise de l'informatique et du traitement de texte, ainsi qu'une maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (notamment Excel, PowerPoint et Word) (Essentiel)
Prendre des notes exactes afin de produire les procès-verbaux des réunions (Essentiel)
Capacité d’anticiper les besoins ainsi que de planifier et prioriser son travail (Essentiel)
Capacité de prendre des initiatives et de travailler en autonomie sous une supervision minimale (Essentiel)
Excellentes compétences en organisation et attention aux détails et à la précision (Essentiel)
Sens de la discrétion et respect profond de la confidentialité (Essentiel)
Connaissance pratique des lois en vigueur sur la santé et la sécurité au travail et connaissance générale des politiques et des procédures liées à la santé et à la sécurité de l’Hôpital et du Service (Essentiel)
Vérification du casier judiciaire (de niveau 1) (Essentiel)
Bilinguisme (Anglais/Français) (Essentiel/ Préférable)
CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.
Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.
We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.