Función: Asistente de dirección
Ubicación: Nuevo León- Planta Monterrey.
Términos y condiciones: Presencial full time. No aplica bono de reubicación nacional o internacional. Fluency in spoken and written English is required
PROPÓSITO DEL PUESTO
Proveer el más alto nivel de soporte administrativo y organizacional para el director y gerentes de operaciones. Esta posición maneja el calendario de director, viajes, reportes de despesas y coordinación de reuniones. Además, esta posición hace la organización y comunicación con el time del proyecto y con el resto de la organización. La posición requiere un compromiso alto con la cultura de la empresa a través del alineamiento de comportamientos personales con los valores de la compañía en la búsqueda por la misión de la empresa.
¿CUÁLES SERÁN SUS PRINCIPALES RESPONSABILIDADES?
Administración y personalización del calendario del director
Coordinación, reservación de viajes
Priorizar y arreglar reuniones en nombre del director, gerentes de operación y proyectos
Manejar la agenda de director y trabajar como el punto de contacto dentro y fuera de la organización
Manejar la coordinación y reservas de viajes y sus itinerarios.
Punto de contacto para comunicaciones en el time de proyecto y con el resto de la organización.
Entregar comunicaciones efectivas y actualizaciones a presentaciones, emails y cartas.
Manejar y planear la logística de reuniones, secciones de entrenamiento, juntas de liderazgo, y otras actividades críticas del equipo de operación y proyectos.
Manejar contactos y archivos.
Aceptar, evaluar y responder a ligaciones y emails de stakeholders internos y externos.
Coordinar el monitoreo del budget.
Completar y someter los reportes de gastos.
Ejecutar proyectos especiales y actividades cuando necesario.
EXPERIENCIA
Ser graduado en Administración o secretariado o tener años de experiencia equivalente en el área
Manejo de inglés (indispensable)
Tener manejo avanzado de herramientas informáticas como MS Word, PowePoint, Excel y Outlook.
Experiencia de 5 años en una posición similar en empresa de consumo masivo o multinacional
Tener habilidad para manejar diversas actividades al mismo tiempo y mantener costo, y cronograma para las actividades.
Disponibilidad de tiempo
Disponibilidad para viajes constantes.
HABILIDADES
Excelente comunicación oral y escrita
Ingles avanzado
Agilidad
Proactividad
Resolución de problemas
Atención a detalles
Foco a los resultados
Compromiso y responsabilidad
CONTACTOS INTERNOS
Equipo de dirección
Departamento de Compras
Departamento de Finanzas
Lideres de la compañía/ stakeholders de operación y proyectos
CONTACTOS EXTERNOS
Empresas proveedores y de construcción
Consultorías
Contactos diversos del director
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