Job Description:
If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.
To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received.
Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinaabe territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations, Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land.
CHEO is one of the few stand-alone, global leaders in pediatric health and is home to more than 6,500 staff, clinicians, scientists and researchers, as well as volunteers – all of whom work together to help children and youth achieve their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers, CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system.
Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure, CHEO combines excellence in clinical care, research, and education to advance seamless care that’s provided where, when, and how it is needed. CHEO’s Research Institute is dedicated to world-class clinical, translational, and basic science research covering a wide range of children’s health concerns. CHEO has been named Canada’s best health-care employer by Forbes in 2024, 2025 and 2026 and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canada’s Best Employers for multiple consecutive years. For the 14th consecutive year in a row, the editors of Canada's Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500,000 children and youth from Eastern Ontario, western Quebec, Nunavut and Northern Ontario.
POSITION SUMMARY
The Intake Worker is a primary point of access for children, youth, and families seeking services in mental health, addictions, substance use and neurodevelopmental health, development and rehabilitation, and home care services and care when needed. The Intake Worker reviews referrals, gathers key clinical and developmental information, and determines the urgency and appropriateness of each request for service. The Intake Worker completes an intake using standard screening tools to support the navigation of patients and families to the most appropriate resources. The Intake Worker maintains thorough and confidential documentation, keeps referral records current within electronic systems, and communicates clearly with families and referral sources to support understanding of next steps. Strong judgment, effective communication, and consistent, family‑centered practice allow the Intake Worker to support equitable and timely access across complex care environments.
MAIN RESPONSIBILITIES
Intake Screening and Information Gathering
Receive and review incoming referrals and determine the need for additional information.
Contact families and referral sources to gather clinical, developmental, psychosocial, and functional background details.
Conduct structured intake screenings using established guidelines and decision‑support tools.
Identify indicators of both risk and protective factors to determine urgency and escalate concerns to clinical leadership as required.
Prioritize referrals based on defined criteria to ensure timely and appropriate access to services.
Service Coordination and Access Support
Determine the appropriateness of each referral within established clinical, developmental, and service-specific pathways.
Coordinate assignment of referrals to programs, clinicians, or teams and track movement through the intake workflow.
Support with waitlist review where expertise of an Intake worker is required
Respond to family inquiries regarding service eligibility, navigation, wait times, and next steps in the care process.
Ensure timely and appropriate information and support to referring physicians when referrals are made, in accordance with the College of Physicians and Surgeons of Ontario (CPSO) guidelines.
Provide families with clear information and support to improve understanding and engagement with recommended services.
Support seamless and coordinated connections to appropriate services including community partner agencies where appropriate, sharing relevant information with consent to streamline pathways and reduce the need for families to retell their story.
Collaboration and Liaison
Liaise with teams to clarify referral needs, share relevant information, and optimize service alignment.
Communicate with community partners, including schools, agencies, and health providers to coordinate information exchange and referral pathways.
Respond to urgent intake‑related requests by following established protocols to ensure timely intervention.
Documentation and Electronic Systems
Maintain accurate, comprehensive, and timely electronic documentation in approved systems.
Track referral activity, client status, and workflow updates to support reporting, quality monitoring, and clinical planning.
Ensure all documentation practices meet privacy, consent, and confidentiality standards as required by legislation and organizational policy.
Use electronic health records, referral management platforms, secure communication tools, and other relevant software effectively.
Advisory Input and Quality Support
Identify patterns, recurring issues, or pressures emerging from referral activity and communicate these to leadership.
Recommend improvements to intake workflows, communication processes, and referral decision pathways.
Participate in quality improvement discussions, audits, or initiatives as requested to enhance access and system efficiency.
Bring forward observations about service gaps, barriers, or policy concerns affecting families or service delivery to leadership
Other related duties as required
QUALIFICATIONS
Three (3) year college diploma in Child and Youth Counselling, Social Sciences, Child Development, Autism and Behavioural Science, or a related field (Essential)
Bachelor's degree in social sciences, Child and Youth Care, Psychology, Health Sciences, or related fields (Preferred)
Minimum three (3) years of related experience in mental health, developmental services, rehabilitation, or community‑based health services (Essential)
Experience in intake, screening, triage, navigation, or service coordination within health, community, or social service settings (Preferred)
Knowledge of mental health, neurodevelopmental, rehabilitation, and community care systems (Essential)
Strong intake screening, interviewing, and risk‑identification skills (Essential)
Trauma‑informed, family‑centered, and culturally safe practices (Essential)
Excellent communication and interpersonal skills with children, youth, and families (Essential)
Ability to work independently within established procedures and collaboratively with interprofessional teams (Essential)
Sound judgment, critical thinking, and effective decision‑making.
Strong organization, prioritization, and time‑management abilities in a high‑volume environment (Essential)
Proficiency with electronic health records, referral tracking tools, and digital communication systems (Essential)
Vulnerable Sector Check (Essential)
Bilingualism (English and French) (Essential)
*Equivalent combinations of relevant experience, formal training, and demonstrated performance may be considered.
You will be represented by the Ontario Public Service Employees Union (OPSEU). Please note that this position will be based out of Ottawa. Please note that location may be subject to change at any time at the discretion of the employer. All OPSEU members shall be granted an interview upon passing the pre-screening. Pre-screening might include testing.
Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.
Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.
Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.
CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.
Si vous êtes actuellement un employé du CHEO ayant accès à Workday, veuillez postuler à cette offre via l'application Workday en tant que candidat interne.
Pour postuler avec succès à ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clôture annoncée dans l'affichage pour vous assurer que votre candidature est reçue.
Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple Algoquine Anishinabe. Les Anichinabés vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu’à ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de l’enrichir. Le CHEO rend également hommage à l’ensemble des Premières Nations, des Inuit et des Métis, de même qu’à leurs précieuses contributions, passées et présentes, à ce territoire.
CHEO est l'un des rares chefs mondiaux en matière de santé pédiatrique et compte plus de 6 500 employés, cliniciens, scientifiques et chercheurs, ainsi que des bénévoles, qui travaillent tous ensemble pour aider les enfants et les adolescents à mener la meilleure vie possible. Au sein de ses propres murs et grâce à des partenariats avec des fournisseurs communautaires, le CHEO est passé d’un hôpital de soins actifs du 20e siècle à un système de santé intégré du 21e siècle pour enfants et jeunes.
Classé dans le premier un pour cent des hôpitaux canadiens pour la numérisation de son infrastructure clinique, le CHEO combine l’excellence dans les soins cliniques, la recherche et l’éducation pour faire progresser les soins sans discontinuité là où ils sont nécessaires, et ce, de manière et aux endroits appropriés. L'Institut de recherche du CHEO se consacre à la recherche clinique, translationnelle et fondamentale de classe mondiale couvrant une vaste gamme de problèmes de santé des enfants. CHEO a été nommé meilleur employeur en soins de santé au Canada par Forbes en 2024, 2025 and 2026 et s'est classé deuxième parmi les hôpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada pendant plusieurs années consécutives. Pour la 14ème année consécutive, les rédacteurs du Canada's Top 100 Employers ont reconnu le CHEO comme l’un des meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale. Chaque année, le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de l’est de l’Ontario, de l’ouest du Québec, du Nunavut et du nord de l’Ontario.
RÉSUMÉ DU POSTE
Le Chargé d'accueil est un point d’accès principal pour les enfants, les jeunes et les familles recherchant des services en santé mentale, toxicomanie, utilisation de substances et santé neurodéveloppementale, développement et réadaptation, ainsi que des services et soins à domicile lorsque nécessaire. Le Chargé d'accueil examine les demandes de service, recueille les informations cliniques et développementales essentielles, et détermine l’urgence et la pertinence de chaque demande de service. Le Chargé d'accueil effectue une admission en utilisant des outils de dépistage standard afin de faciliter l’orientation des patients et des familles vers les ressources les plus appropriées. Le Chargé d'accueil tient une documentation complète et confidentielle, garde à jour les dossiers de référence dans les systèmes électroniques et communique clairement avec les familles et les sources de référence pour soutenir la compréhension des prochaines étapes. Un jugement solide, une communication efficace et une pratique constante centrée sur la famille permettent au Chargé d'accueil de soutenir un accès équitable et rapide dans des environnements de soins complexes.
RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
Évaluation initiale et collecte d'informations
Recevoir et examiner les demandes entrantes et déterminer la nécessité d'informations supplémentaires.
Contacter les familles et les sources de référence pour recueillir des informations sur le profil clinique, développemental, psychosocial et fonctionnel.
Effectuer des évaluations initiales structurées en utilisant les lignes directrices établies et les outils d'aide à la décision.
Identifier les indicateurs de facteurs de risque et de protection afin de déterminer l'urgence et de signaler les préoccupations à la direction clinique si nécessaire.
Prioriser les demandes en fonction de critères définis pour garantir un accès opportun et approprié aux services.
Coordination des services et soutien à l’accès
Déterminer l’adéquation de chaque référence selon les parcours cliniques, développementaux et spécifiques aux services établis.
Coordonner l’affectation des références aux programmes, cliniciens ou équipes et suivre le déroulement dans le flux de travail d’admission.
Apporter un soutien lors de l’examen des listes d’attente lorsque l’expertise d’un agent d’admission est nécessaire.
Répondre aux demandes des familles concernant l’admissibilité aux services, la navigation, les temps d’attente et les prochaines étapes du processus de soins.
Assurer la transmission d’informations appropriées et en temps opportun aux médecins référents lors de la réalisation des références, conformément aux directives du Collège des médecins et chirurgiens de l’Ontario (CPSO).
Fournir aux familles des informations claires et un soutien pour améliorer la compréhension et l’engagement envers les services recommandés.
Soutenir des connexions fluides et coordonnées avec les services appropriés, y compris les agences partenaires communautaires lorsque cela est approprié, en partageant les informations pertinentes avec le consentement afin de simplifier les parcours et réduire le besoin pour les familles de raconter à nouveau leur histoire.
Collaboration et Liaison
Coordonner avec les équipes pour clarifier les besoins en matière de référence, partager les informations pertinentes et optimiser l'alignement des services.
Communiquer avec les partenaires communautaires, y compris les écoles, les agences et les prestataires de soins de santé, pour coordonner l'échange d'informations et les voies de référence.
Répondre aux demandes urgentes liées à l'admission en suivant les protocoles établis afin de garantir une intervention rapide.
Documentation et systèmes électroniques
Maintenir une documentation électronique précise, complète et ponctuelle dans les systèmes approuvés.
Suivre l'activité des référencements, le statut des clients et les mises à jour de flux de travail afin de soutenir le reporting, le suivi de la qualité et la planification clinique.
S'assurer que toutes les pratiques de documentation respectent les normes de confidentialité, de consentement et de secret exigées par la législation et la politique organisationnelle.
Utiliser efficacement les dossiers de santé électroniques, les plateformes de gestion des références, les outils de communication sécurisés et tout autre logiciel pertinent.
Conseil et soutien en matière de qualité
Identifier les tendances, problèmes récurrents ou pressions émanant de l'activité de référencement et en informer la direction.
Recommander des améliorations aux flux de prise en charge, aux processus de communication et aux parcours décisionnels de référencement.
Participer aux discussions, audits ou initiatives d'amélioration de la qualité, selon les demandes, afin de renforcer l'accès et l'efficacité du système.
Faire remonter à la direction les observations sur les lacunes des services, les obstacles ou les préoccupations liées aux politiques affectant les familles ou la prestation des services.
Autres tâches connexes selon les besoins
QUALIFICATIONS
Diplôme collégial de trois (3) ans en counselling auprès des enfants et des jeunes, sciences sociales, développement de l'enfant, autisme et sciences comportementales, ou dans un domaine connexe (Essentiel)
Baccalauréat en sciences sociales, soins aux enfants et aux jeunes, psychologie, sciences de la santé, ou dans des domaines connexes (Préféré)
Minimum de trois (3) ans d'expérience pertinente en santé mentale, services de développement, réadaptation ou services de santé communautaires (Essentiel)
Expérience en accueil, dépistage, triage, orientation, ou coordination de services dans des milieux de santé, communautaires ou de services sociaux (Préféré)
Connaissance des systèmes de santé mentale, neurodéveloppementaux, de réadaptation et de soins communautaires (Essentiel)
Solides compétences en dépistage d'accueil, entrevue et identification des risques (Essentiel)
Pratiques tenant compte des traumatismes, centrées sur la famille et culturellement sécuritaires (Essentiel)
Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles avec les enfants, les jeunes et les familles (Essentiel)
Capacité à travailler de manière autonome dans le respect des procédures établies et en collaboration avec des équipes interprofessionnelles (Essentiel)
Bon jugement, pensée critique et prise de décision efficace.
Excellentes compétences en organisation, en priorisation et en gestion du temps dans un environnement à volume élevé (Essentiel)
Maîtrise des dossiers de santé électroniques, des outils de suivi des références et des systèmes de communication numériques (Essentiel)
Vérification du secteur vulnérable (Essentiel)
Bilinguisme (anglais et français) (Essentiel)
*Des combinaisons équivalentes d'expérience pertinente, de formation formelle et de performance démontrée peuvent être considérées.
Vous serez représenté(e) par le Syndicat des employées et employés de la fonction publique de l’Ontario (SEFPO). Veuillez noter que ce poste sera basé à Ottawa. Veuillez noter que l’emplacement pourrait être modifié en tout temps à la discrétion de l’employeur. Tous les membres de OPSEU serront accorder une entrevue après avoir passé la présélection. La présélection peut comprendre des tests.
À partir du 29 mars 2021, CHEO mènera un processus de présélection et d'évaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels qu'un test écrit, un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés.
La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen d’une évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d’embauche.
Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines à TalentAcquisition@cheo.on.ca. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.
CHEO s’engage à offrir un environnement sécuritaire au personnel, aux patients et aux visiteurs. Conformément à cet engagement, tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu’ils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de l’embauche, la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie, ou la présentation de documents justificatifs d’une contre-indication médicale valide ou d’une autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario.
Please note you will be represented by the Ontario Public Service Employees Union (OPSEU).
Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.
CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.
Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.
We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.