Gestionnaire de bureau | Office Manager

RESPONSABILITÉS DU POSTE 

• Supervision de la comptabilité 

• Collecter tous les comptes fournisseurs 

• Vérifier et payer toutes les factures et les comptes 

• Gérer les factures et les dépôts 

• Maintenir le compte de petite caisse et s'assurer du bon roulement selon les politiques et les procédures de l'entreprise. 

• Rapprochement de comptes. 

• Chèques d'avance de fonds. 

• Demandes de chèque « Same Day Check » 

• Dépôts à la banque 

• Vérification des rapports de dépenses 

• Suivre les Autorisations de dépenses d’investissements (CEAs) 

Activités d’opérations 

• Faire les commandes de fournitures de bureau et effectuer l’inventaire. 

• Coordonner les commandes et la réception de toute marchandise incluant les souvenirs et les cercueils et maintenir les stocks de voûtes, de marqueurs, d’urnes et de cercueil. 

• Superviser les procédures d’installation des commandes funéraires auprès des départements de terrains et d'entretien. 

• Fournir un soutien à direction de la succursale pour s'assurer que tous les contrats et les demandes sont complétés dans un délai raisonnable avec la documentation adéquate. 

• Remplir des rapports de funérailles ou de cimetière et les archiver adéquatement. 

• Fournir un soutien au département des Ventes au besoin, compréhension de JD Powers. 

• Assurer le respect de toutes les politiques et procédures de l’Entreprise, incluant : 

• Les vérifications fiscales (SOX) 

• Les formations de l’Université Dignité (DU) 

• Les vérifications de formations d'enterrement (IVT) 

• Les « Day Sales Outstandings (DSO) » en lien avec les finances et l’administration 

• Aider à la préparation ou à la supervision de tout formulaire concernant les funérailles ou le cimetière. 

• Vérifier les feuilles de temps et appliquer les politiques et les procédures de l'entreprise. 

• Appliquer les procédures de ressources humaines locales incluant les documents d’embauche, la vérification de permis de ventes de préarrangements, la gestion du dossier de l’employé et autre documentation confidentielle.    

• Effectuer les rencontres d’orientation aux nouveaux employés. 

• Produire un rapport mensuel de la succursale et un rapport de classement des indicateurs de performance clés. 

• Maintenir à jour les dossiers des véhicules et les permis. 

• Traiter les rapports de dépenses. 

• Mettre à jour la Liste de prix générale. 

• Faire fonctionner le système d'alarme et connaitre les codes et les procédures du système. 

• Aider lors des services funéraires et avec les présentations « Honneur & Mémoires », au besoin. 

• Coordonner les activités quotidiennes avec l’unité d'affaires et les autres départements. 

• Former les employés à l'application des politiques et procédures de l'entreprise. 

• Servir la clientèle et les familles avec professionnalisme et compassion. 

• Maintenir les dossiers clients à jour. 

• Mettre à jour le site web de l’entreprise, publier les avis de décès sur le site et dans les journaux. 

• Offrir un environnement de travail collaboratif et productif pour assurer la croissance et l’épanouissement de l'entreprise et ses employés, procurant un sentiment de fierté et d'appartenance, menant à surpasser les attentes. 

• Agir avec solidarité pour enrichir l'environnement de travail. 

• Se servir des commentaires de la clientèle en collaboration avec le département des Ventes pour améliorer l'administration locale et accroître la performance des employés. 

• Exécuter d'autres tâches requises. 

Exigences MINIMALES 

Formation 

• Diplôme d'études secondaires ou l'équivalent 

• Diplôme ou formation d’un collège ou une école technique, de préférence 

Expérience  

• Deux (2) ans d’expérience en tenue de livres, en administration générale, en comptabilité et comptes fournisseurs. 

Connaissances, compétences et aptitudes  

• Maîtrise solide de l’informatique, d’une machine à écrire, de MS Office, des courriels, d’internet et des outils de bureau de base. 

• Excellentes compétences de communication écrite et verbale. 

• Grand sens de la compassion, de l’intégrité et de la confidentialité. 

• Capacité à résoudre des problèmes. 

• Capacité à faire des tâches multiples et à établir ses priorités. 

• Avoir une attention au détail. 

• Être flexible et être capable de travailler à un bon rythme. 

Conditions de travail 

En considérant l'environnement de travail associé à ce poste, les facteurs suivants peuvent s'appliquer : 

Environnement de travail 

• Tenue professionnelle exigée lors des contacts avec les familles. 

Postures de travail 

• Position assise continue pendant plusieurs heures par jour, jusqu'à 6 heures par jour. 

• Monter fréquemment des escaliers pour accéder aux bâtiments.  

Exigences physiques 

• Effort physique exigeant une dextérité manuelle, y compris l’utilisation de documents, de calculatrices, d’ordinateurs et du téléphone 

Heures de travail 

• Travailler au-delà des heures « normales » selon les besoins 

• Un minimum de voyage requis