Executive Assistant (x/f/m)

Werde Teil unserer Mission, werde Teil von Doctolib!

Doctolib verfolgt die Mission, das Gesundheitswesen zu digitalisieren. Um uns auf dieser Mission zu unterstützen, suchen wir eine:n Executive Assistant für unseren Standort in Berlin. In dieser Position wirst Du Teil unseres internationalen Doctolib Assistant Teams und arbeitest direkt mit unserem VP Customer sowie unserem Hospitals-Team zusammen. 

Deine Aufgaben

• Übernimm eine zentrale Rolle als vertrauensvolle:r Sparringspartner:in unserer Senior Leader und halte ihnen den Rücken frei
• Organisiere und koordiniere Termine, Reisen und Meetings – vorausschauend und effizient
• Gestalte interne und externe Kommunikation aktiv mit und repräsentiere die Senior Leader souverän gegenüber Stakeholdern
• Übernimm Verantwortung für die Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings
• Unterstütze bei spannenden Projekten und bringe eigene Ideen ein, um Prozesse und Abläufe kontinuierlich zu optimieren.
• Habe ein offenes Ohr für Deine Bereiche, um die Stimmung und Performance der Teams zu unterstützen

Dein Profil

Du bist der festen Überzeugung, dass Du genau das mitbringst, was es für die Position braucht? Dann ermutigen wir Dich, Dich zu bewerben. Selbst wenn Du nicht jede Anforderung erfüllst, bist Du vielleicht genau die/der richtige zukünftige Doctoliber:in für diese oder andere Stellen!

Um Teil unseres Teams zu werden, bringst Du Folgendes mit:

• Du hast mindestens 3-5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Du verfügst über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, ein gutes Zeitmanagement und hast Freude daran, in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten
• Zudem hast Du eine selbstständige, proaktive Arbeitsweise und behältst auch in stressigen Situationen jederzeit den Überblick
• Du verfügst über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift und legst stets ein professionelles, freundliches und sicheres Auftreten an den Tag
• Du bist bekannt für Deine ausgeprägte Servicementalität 
• Außerdem hast Du einen ausgeprägten Sinn für Vertraulichkeit und Diskretion

Besonders interessant sind für uns außerdem:

• Du bist geübt im Umgang mit  Microsoft Office und Google Workspace (insbesondere Kalenderfunktionen)
• Du sprichst Deutsch auf muttersprachlichem Niveau und ausgezeichnetes Englisch - zusätzliche Sprachkenntnisse in Französisch wären ein Plus

Was wir Dir bieten

• Eine betriebliche Krankenversicherung mit tollen Zusatzleistungen
• 28 Urlaubstage + 1 Tag zusätzlich für jedes volle Beschäftigungs-Kalenderjahr (max. 30 Tage)
• Die Möglichkeit, 10 Tage im Jahr aus dem Ausland zu arbeiten
• Das Doctolib Parent Care Programm, das extra Elternzeit (1 Monat) u.v.m. enthält
• Kostenlose Mental Health- und Coaching-Sessions über einen externen Partner
• Ein von Doctolib gesponsertes Deutschlandticket, wenn Du aus dem Büro oder im Hybridmodus arbeitest
• Zusätzlich zu gesunden Snacks und einem regelmäßigen Frühstücksbuffet bieten wir Essensgutscheine
• Ein gefördertes Sportangebot mit unserem Partner Urban Sports Club
• Für pflegende Betreuungspersonen und Beschäftigte mit Behinderungen gibt es ein Angebot, das flexiblere Arbeitszeiten, zusätzliche Freistellung aus medizinischen Gründen und psychologische Unterstützung beinhaltet

Der Interviewprozess

• Interview mit dem Recruiting-Team
• Interview mit der Chief of Staff
• Interview mit dem VP Customer
• Case Study
• Referenzgespräche

Job Details

• Festanstellung
• Vollzeit
• Berlin
• Startdatum ab sofort
• Hybrid erlaubt (2 Tage Homeoffice / Woche)

Wir verfolgen die Vision, die Gesundheit aller zu verbessern. Dies spiegelt sich auch im Recruiting wider. Wir evaluieren Bewerbungen ausschließlich auf der Grundlage von Qualifikation und Motivation. Diskriminierung wird bei uns nicht toleriert.

Je diverser unser Team und die Ideen sind, desto mehr wird unser Produkt die Gesundheit unserer Nutzer:innen verbessern können. Deshalb laden wir Dich ein, Dich bei uns zu bewerben, unabhängig von Geschlecht, Religion, Alter, sexueller Orientierung, ethnischer Herkunft oder Behinderung.

Um Chancengleichheit zu gewährleisten, kannst Du in Deiner Bewerbung auf Angaben wie Fotos, Alter, etc. verzichten. Lass uns bitte wissen, welche Vorkehrungen wir treffen können, um Dich bestmöglich zu unterstützen.

Wir freuen uns, mit Dir das Gesundheitswesen zu digitalisieren!

Alle bereitgestellten Informationen werden von Doctolib für das Bewerbungsmanagement verarbeitet. Für Details zur Datenverarbeitung klicke bitte hier. Bei Fragen oder wenn Du Deine Rechte wahrnehmen möchtest, wende Dich bitte an hr.dataprivacy(at)doctolib.com.