Sobre Abbott
Abbott es un líder mundial en atención médica, impulsando la innovación para mejorar la salud de las personas. Siempre estamos mirando hacia el futuro, anticipando cambios en la ciencia y la tecnología médica.
Trabaja en Abbott
En Abbott, puede hacer un trabajo que importa y ayudar a las personas a vivir una vida más plena y saludable, hacer crecer su carrera y aprender, ser su verdadero yo. Para ello, tendrás acceso a:
Desarrollo profesional con una empresa internacional donde podrás hacer crecer la carrera que sueñas.
Una compañía reconocida como un gran lugar para trabajar en docenas de países de todo el mundo y nombrada una de las compañías más admiradas del mundo por Fortune.
Una empresa que es reconocida como una de las mejores grandes empresas para trabajar, así como un mejor lugar para trabajar para la diversidad, las madres trabajadoras, las ejecutivas y los científicos.
Una posición desafiante en una industria independiente de crisis de rápido crecimiento.
Posición: Executive Assistant - Core Diagnostic (Madrid)
1. Objetivo Principal del Puesto
Proporcionar apoyo administrativo al Affiliate Manager Representative / Core Diagnostics GM.
2. Responsabilidades Principales:
Controlar y gestionar las agendas de los Managers.
Organizar, actualizar y mantener las reuniones recurrentes:
Reuniones semanales del equipo,
Comités mensuales (ampliados, reducidos),
Revisiones trimestrales del negocio (QBR),
Revisiones IBP / reuniones de revisión Iberia.
Redactar y distribuir las actas de las reuniones BAC y comités mensuales.
Gestionar reservas de viajes y alojamiento para reuniones de negocio y visitas a clientes.
Dar soporte a la dirección en el control de gastos de los Managers y las fechas de entrega de informes regulares.
Organizar otras reuniones internas, proporcionando un servicio eficiente y de calidad a la dirección y asegurando que el material e información requerida esté disponible a tiempo y con altos estándares de calidad.
Recibir, clasificar y distribuir información a otros departamentos.
Gestionar las llamadas telefónicas hacia/desde el departamento y tomar iniciativas cuando sea necesario.
Solicitar la información relevante para comprender los problemas, ofrecer el mejor soporte y trasladar mensajes, asegurando un adecuado intercambio de información entre las partes.
Ser responsable de las órdenes de compra, pagos y seguimiento relacionados con los servicios de proveedores del GM o GA, manteniendo actualizada la base de proveedores cuando sea necesario.
Redactar contratos para servicios de proveedores siguiendo las plantillas de Abbott y asegurando que todos los documentos cumplan con las políticas de compras y legales.
Redactar, mecanografiar y revisar documentos utilizando las herramientas informáticas adecuadas. Traducir documentos/información hacia/desde el inglés cuando sea necesario. Dar soporte y preparar todos los paquetes de presentaciones. Debe colaborar de forma efectiva con otros compañeros y garantizar un buen flujo de información en toda la organización.
Ser responsable de registrar los patrocinios en el sistema según las políticas de compliance, redactar los contratos con proveedores y realizar el seguimiento de pagos, tanto para Abbott Laboratories como para la Fundación Abbott.
Coordinar reuniones para la Fundación Abbott, mantener monitorizadas y archivadas las escrituras registradas de la fundación, y realizar el seguimiento de pagos de los servicios administrativos de la fundación.
3. Educación
Estudios Universitarios en Administración/Secretariado de dirección.
4. Experiencia / Perfil
Experiencia en roles similares.
Dominio fluido de español e inglés (C1), con capacidad para comunicarse efectivamente sobre asuntos de negocio.
Dominio de herramientas informáticas: procesadores de texto, bases de datos, software de gráficos/presentaciones y hojas de cálculo.
Conocimiento de proveedores y mantenimiento de una base de datos detallada.
Capacidad para trabajar de forma independiente, tomando iniciativas, pero con orientación al trabajo en equipo.
Seguridad en sí mismo/a y serenidad en situaciones de estrés o de mayor carga de trabajo.
Coordinación de eventos y viajes (Grandes volúmenes de personas)
5. Impacto del Puesto
Garantizar una asistencia adecuada, manteniendo siempre la discreción y la confidencialidad.
Tomar iniciativas.
Trabajar de forma eficiente en tareas telefónicas y administrativas.
Identificar urgencias y buscar soluciones rápidas y efectivas.
Analizar información/datos y asegurarse de que se transfieran al destinatario adecuado.
Mantener apertura para enfrentar nuevos desafíos en el entorno laboral.
Fomentar la acción, la obtención de respuestas y la puesta en marcha de proyectos/actividades.
Conecta con nosotros en www.abbott.com, en LinkedIn www.linkedin.com/company/abbott-/ , en Facebook http://www.facebook.com/Abbott y en Twitter@AbbottNews.
The base pay for this position is
N/AIn specific locations, the pay range may vary from the range posted.