Holt Renfrew offers you an inspiring, fashion-driven environment with opportunities to learn and grow. From our incredible partnerships with iconic luxury brands, to our commitments to corporate social responsibility, you will be inspired every day.
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Coordonnateur(trice), Administration
Le(la) coordonnateur(trice) administratif(ive) offre du soutien administratif à l’équipe de gestion du Café Holt ( directeur, assistant- directeur, Chef et sous-chef )
Les responsabilités spécifiques comprennent ce qui suit, sans toutefois s’y limiter :
- Faire la facturation du Café selon les procédés établis et soumettre les factures au département des comptes payables.
- Faire le suivi sur nos plateformes pour les formations, les documents et autres tâches .
- Faire le suivi des courriels envoyés à l’adresse courriel du Café Holt Ogilvy.
- Aide à entrer les horaires du personnel dans notre plateforme ; tient et met à jour les horaires au besoin et entre les vacances en fonction des demandes approuvées.
- Prépare les présentations et les documents de soutien pour les réunions et les différentes activation.
- Prend en charge les demande de traiteur en collaboration avec l’équipe de gestionnaire du Café Holt ( rencontre les clients, prépare les soumissions, suivi pour le paiement des événements ).
- Offre du soutien analytique et administratif à son service d’appartenance.
- Offre du soutien avec la plateforme d’inventaire, entrée de données et support pour les inventaires
- Effectue les autres tâches qui lui sont assignées.
- Assurer le respect en matière de protection de la vie privée, des réglementations et des mesures de cybersécurité.
Le(la) candidat(e) idéale) possède :
- Cours ou diplôme en affaires ou en communications
- Au moins 5 années d’expérience administrative progressive dont 2 à 3 années de soutien direct à un cadre supérieur
- Compétences supérieures à utiliser Microsoft Word, Excel, Power Point et Outlook
- Parfaitement bilingue en français et en anglais
Coordinator, Administrative
The Coordinator, Administrative provides administrative support to the managing team of Café Holt ( manager, chef, assistant manager and sous-chef).
Specific responsibilities include (but are not limited to) the following:
- Invoicing for Café holt according to our standards and protocols with our head office team.
- Assist with all employees training, documentation and other task on our different platforms.
- Do the follow up with emails addressed at the Café Holt email address.
- Assist with inputting schedules into our platform; maintains and updates schedules as required and inputs vacations as per approved requests
- Prepare presentation and support materials for key meetings
- Take charge of catering request in collaboration with the Café Holt manager team ( meeting with clients, preparing quotes, follow up for payment).
- Provide support with our inventory software.
- Provide analytical and administrative support to your assigned department
- Other duties as assigned
- Ensure compliance with privacy policies, regulations, and cyber security measures.
The ideal candidate:
- Business or Communications Degree/Diploma
- Minimum five years progressive administrative experience with 2-3 years of direct support to a leadership role
- Advanced proficiency in Microsoft Word, Excel, Power Point and Outlook
The measures of success:
- Contribution to financial objectives
- Individual objectives linked to the achievement of department goals
- Feedback from internal and external clients
L’évaluation du succès :
- Contribution aux objectifs financiers
Holt Renfrew is an equal opportunity employer committed to fostering a diverse and inclusive workplace. Our future success depends on the perspectives and contributions of all our employees -- their diverse backgrounds, abilities and experiences make our business stronger. If you are contacted for a job opportunity and require accommodation, please email careers@holtrenfrew.com and let us know so we can ensure you have an accessible candidate experience throughout the recruitment process. All requests are confidential and used only to meet candidate needs.