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직함: 클라이언트센터 리셉셔니스트
업무 장소: 서울특별시 중구
업무 책임: 리셉션 서비스, 클라이언트(고객) 지원과 관련된 다양한 업무를 수행하며, JLL에서 정한 보건 및 안전 지침을 준수합니다.
보고 대상자: Amenity Administration & Service Lead
업무 범위 및 목적: 클라이언트센터 관련 운영 업무를 합니다. 시설의 예약, 계획, 운영 및 실행 과정을 감독하며 내외부의 모든 클라이언트에게 최고 수준의 서비스를 제공합니다. 회사의 모든 정책, 절차 및 행동 강령을 준수해야 합니다.
업무 개요
클라이언트센터 리셉셔니스트는 직원 및 클라이언트에게 10-5 규칙(방문자의 방문을 방문자로부터 10피트 이내의 거리에서 인지하고, 미소와 함께 방문자로부터 5피트 이내의 거리에 서서 따뜻하게 환영함. )에 따라 환영하여 좋은 인상을 남겨야 합니다. 프론트 데스크를 관리하고 회의(미팅) 계획을 지원하며, 클라이언트 및 직원의 문의에 즉각적으로 답할 수 있어야 합니다. 우수한 관리 기술과 꼼꼼함을 겸비한 분이라면 이 업무의 이상적인 지원자입니다. 클라이언트센터 리셉셔니스트는 로비 리셉션에 대한 기본적인 지식도 갖추어야 하며, 예상치 못한 상황 발생 시 로비 리셉션을 지원할 수 있어야 합니다. 또한, 팀 내 다른 인원의 업무도 지원할 수 있어야 합니다. 뿐만 아니라 클라이언트센터 리셉셔니스트는 Amenity Administration & Service Lead의 행정적인 업무 지원 또는 예상치 못한 사업적 요구에 따른 지원을 할 책임이 있습니다.
핵심 업무 책임
클라이언트센터 리셉셔니스트는 다음의 업무에 대한 책임이 있습니다. 다만, 이에 국한하지 않습니다.
사전 예약 없이 방문한 클라이언트의 회의 계획 수립, 회의 진행 전후 환경 테스트.
클라이언트센터를 이용하려는 클라이언트의 요청 사항에 대하여 파악하고 티레이디(Tea Lady)와 협력해 지원할 것.
클라이언트센터를 자주 방문하는 사용자(임직원) 및 게스트(Guests)를 숙지할 것.
주최자(Host)에게 정확한 지침을 제공하여 성공적인 프로그램 / 회의가 이루어질 수 있도록 지원할 것.
회의실 가용량 및 케이터링(Catering) 요청에 대한 부분을 숙지할 것.
클라이언트의 요청 사항을 정확히 파악하고 각 프로그램 / 회의의 모든 세부 정보(변경, 추가, 삭제 내용 포함)를 AV(음향 및 영상), IT, 보안, 시설관리, 케이터링 담당자 및 외부 협력 업체 담당자에게 전달하여 우수한 서비스가 이루어질 수 있도록 함.
전문적이고 유연하며 ‘할 수 있는’ 수준의 서비스를 유지하면서 클라이언트에게 높은 품질, 일관된 서비스를 제공, 동시에 클라이언트의 안전과 보안을 보장할 수 있어야 함.
데이터 보호 규정 및 감사 규정에 따라 EMS(Simplify Meeting Scheduling & Space Planning System)에 정보를 정확히 기입하고 관리할 것.
EMS에 기재된 이벤트 정보, 회의 진행 장소를 이해하고 업데이트할 것.
이벤트 내용을 정확하게 기록하고 지원할 것.
이용자(User) 불만 사항에 대하여 신속하면서도 전문적으로 대응할 것.
전문적인 방법으로 대상자에게 메시지를 정확히 전달할 것.
유니폼 표준에 맞춰 단정한 용모 및 복장을 갖출 것.
케이터링, 보안, AV, 이벤트, 시설관리 담당자 등, 고객사 내외부 파트너와 긴밀하게 협력할 것.
송장 처리, 전화 통화 응답, 공급 업체와의 소통, 소모품 주문 등과 같은 행정 업무를 수행할 것.
필요에 따라 이른 아침부터, 또는 늦은 저녁까지 근무할 수 있는 유연성을 갖출 것.
필요한 경우 Amenity Administration & Service Lead의 업무를 지원할 것.
클라이언트 또는 이용자가 언제든 사용할 수 있도록 클라이언트 센터 내의 모든 시설 및 장비를 점검하고, 문제 발생 시 지정된 시스템을 이용해 책임 부서 또는 담당자에게 전달하여 해결해야 함. 또한, 응급 상황 발생 시 전화 통화 또는 메시지로 이를 담당자에게 알려야 함.
IT, 음향 및 영상 장비 활용 및 문제 해결에 대한 지식을 갖추고 클라이언트 및 사용자를 지원할 수 있어야 함.
윤리적 업무 책임
회사의 모든 정책 및 절차를 준수하고 시행할 것.
업무 관련 표준 정책, 용모 관리 규정을 준수하고 정해진 유니폼 지침에 따라 세련된 이미지를 구현할 것.
모든 클라이언트와 직장 동료를 적절하면서도 평등하게 대우함으로써 존중할 것.
기술
환대(Hospitality) 관련 기술, 대형 행사(Conference) 기획 경험.
회의 기획 및 고객 서비스 경험.
영상 음향 장비에 대한 높은 수준의 지식.
식음료, 케이터링 서비스에 대한 지식.
높은 수준의 대인 관계 능력.
클라이언트 및 임원들과 상호 작용할 수 있는 능력.
여러 작업을 동시에 처리하고 판단력을 발휘하여 업무의 우선 순위를 정할 수 있는 능력.
높은 수준의 컴퓨터 능력. (MS 오피스, AI 툴 외.)
빠르게 변화하고 다양한 환경에 대처할 수 있는 유연성.
뛰어난 소통 기술; 회화 및 작문 모두.
적절하게 판단하고 문제를 해결할 수 있는 능력.
바쁜 상황에서도 편안함을 유지하고 업무 마감 시한을 준수하는 능력.
자격 요건
학사 자격 소지자.
최소 3년의 행정(Administration) 업무 경험.
컨시어지 또는 고객 환대 업무 (Hotel / Airlines / Luxury retails, etc.) 경험자 선호.
높은 대인 관계 및 소통 기술.
한국어 및 영어에 능숙할 것.(회화, 작문 및 독해)
외향적인 성격이면서도 업무에 전문성을 갖추고 압박 받는 상황에서도 차분할 것.
다양한 컴퓨터 소프트웨어를 능숙하게 사용할 수 있을 것. MS 오피스 Word, Excel, PowerPoint 포함.
업무 특성 상, 위에서 기재한 직무 책임 외, 추가 직무 책임이 수시로 배정될 수 있습니다.
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TITLE:
Client Center Receptionist
PLACE OF WORK:
JungGu, Seoul
RESPONSIBILITY:
To perform a variety of tasks associated with reception service, general hospitality support to the Client and to comply with the Health & Safety guidelines outlined by Jones Lang LaSalle(JLL)
REPORT TO:
Amenity Administration & Service Lead
GENERAL SCOPE AND PURPOSE:
Manage the operations of all Client Center. Oversee the reservation, planning, operations and execution processes within these facilities to deliver the highest standard of service to all internal and external clients. Ensuring all company policies, procedures and codes of conduct are adhered to and observed.
Direction
As a Client Center Receptionist, you will leave a lasting impression on employees and clients by greeting with the 10-5 rule(Acknowledge the visitor within 10 feet, smile, and stand within 5 feet and give them a warm welcome) while managing the front desk, providing light meeting planning support, and helping clients and employees with immediate solutions to their inquiries. The ideal candidate will be analytical with excellent organizational skills and detailed oriented. Client Center Receptionist is required to have basic knowledge about the operation of lobby reception desk in case backup support will be required in special or unexpected situation, to give support to each other as a team. Also, Client Center Receptionist have the responsibility to support Amenity Administration & Service Lead such as administrative tasks or any unexpected business demand.
Core Responsibilities
Client Center Receptionist will undertake duties that will include but not be limited to:
Provide meeting planning services for the client including walk throughs and setup tests pre-con and post-con meetings.
Assist, tend to, and anticipate guest needs, co-operate, support and coordinate the tea ladies to handle clients and user’ requests in Client Center.
Familiarize frequent users within the building, and guests arriving to the client center.
Provide guidance and direction to the “host” to ensure the complete success of each program/meeting.
Understand meeting room capabilities and catering offerings.
Ensure client needs are identified and all details communicated (including changes, additions or deletions) of each program/meeting to all members of the AV, IT, Security, Facilities, Catering and external vendor teams to ensure seamless delivery of service excellence.
Maintain a professional and flexible, “can do” level of service at all times to provide clients with a high quality, consistent product, and to ensure overall safety and security.
Accurate and active management of the EMS(Simplify Meeting Scheduling & Space Planning system) books for data protection and audit compliance purposes.
Understand events taking place within the EMS reservation books and enter updates.
Assist planner with right data entry for events.
To ensure prompt and professional response to complaints and communication.
To take any messages accurately and pass onto the appropriate person in professional manner.
To present a polished image in line with uniform guidelines.
Work closely with client’s internal and external partners including catering, security team, audio visual team, events team and facility teams.
Various administrative tasks such as: invoice processing, answering phone calls, scheduling maintenance calls with vendors, and order supplies among others.
Flexibility to work early mornings or late evenings as needed.
Support ‘Amenity Administration & Service lead’ in case of the necessity arises.
Patrol and inspect all the facilities or devices in Client Center to make sure it is always ready for clients or users use by reporting the irregularities or requests to responsible department or person by raising a ticket by designated system, follow up the matter until completion. Also in case of emergent situation, phone call or message should also be adopted.
Have basic knowledge on how to operate and trouble shoot the IT / Audio & Video(A/V) equipment in case of emergency to provide instant support to clients or users.
Integrity
Adhere to all company policies and procedures and implement daily.
Set an example and ensure standards are achieved in terms of personal presentation and grooming, present a polished image, following uniform guidelines without exception.
Consistently show respect for clients and colleagues by treating them fairly and equally.
Skills
Hospitality degree preferred, previous conference planning experience required.
Experience in meeting planning and customer service.
Strong knowledge of audio visual systems.
Working knowledge of food and beverage, catering services.
Strong interpersonal skills.
Ability to interact with clients and senior executives.
Highly organized; ability to handle multiple tasks and apply judgment to prioritize.
Strong Computer Skills such as MS Office, AI tools, etc.
Flexibility to deal with a fast-paced, diverse environment.
Excellent communication skills; both oral and written.
Decision maker and problem solver.
Work comfortably under pressure and observe deadlines.
Qualifications
Bachelor degree required.
At least 3 years of the administrative experience.
Concierge or any hospitality experience (Hotel / Airlines / Luxury retails, etc.) is a plus.
Excellent interpersonal and communication skills.
Proficient English, Korean skills.(Speaking, Writing and Reading)
Candidate should be outgoing, professional, and able to work well under pressure.
Skills include familiarity with widely-used software packages e.g. Word, Excel, and PowerPoint.
Due to the nature of the business additional duties may be assigned from time to time.
Location:
On-site –Seoul, Korea, Republic ofIf this job description resonates with you, we encourage you to apply even if you don’t meet all of the requirements. We’re interested in getting to know you and what you bring to the table!
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