Billing Officer, Accounts Receivable, Finance - Temporary Full-Time (1.0) (Until October 2027)/ Agent de facturation, Comptes recevables, Finances - Poste temporaire à temps plein (1,0) (jusqu'en octobre 2027)

Compensation Pay Range:

$38.06-$44.77

Job Description:

If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub. To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received.

Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations, Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land. CHEO is one of the few stand-alone, global leaders in pediatric health and is home to nearly 4,500 staff and physicians dedicated to helping children and youth live their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers, CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system.

Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure, CHEO combines excellence in clinical care, research, and education to advance seamless care that’s provided where, when, and how it is needed. CHEO’s Research Institute is dedicated to world-class clinical, translational, and basic science research covering a wide range of children’s health concerns. CHEO has been named as the best place to work in Canadian healthcare by Forbes Magazine and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canada’s Best Employers for multiple consecutive years. For the 10th consecutive year in a row, the editors of Canada's Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500,000 children and youth from Eastern Ontario, western Quebec, Nunavut and Northern Ontario.

POSITION SUMMARY

The Billing Officer is responsible for billing, preparing invoices, collecting payments, and managing outstanding accounts while in compliance with financial policies and procedures and providing support to the Corporate Accounting team.

MAIN RESPONSIBILITIES

• Review, prepare and processes complex accounts, billing, invoices, incoming payments and receipts in a timely manner;
• Validate and communicate with third parties (including patients and families) regarding billing issues, invoicing, missing information, coverage, claims and payment collection;
• Prepare and issue complex invoices and responds promptly to related inquires;
• Confirm coverage, charges, information, fees and correct billing codes on all documentation;
• Coordinate with internal clinics, insurance providers and government agencies to ensure accurate claims processing;
• Manage outstanding accounts and arrange payment plans when necessary;
• Monitor aged trial balances and follow up on overdue invoices and accounts;
• Generate and review monthly claim reports and detailed accounts receivable reports as required;
• Respond to inquiries in person, by email, and over the phone, ensuring accurate and courteous communication;
• Provide support to the team by handling customer service inquires, processing requests, and managing correspondence when needed;
• Carries out additional duties as required to support departmental operations.

QUALIFICATIONS

• Post-secondary education in finance or accounting (Essential)
• Minimum three (3) years of work experience in finance and/or accounting (Essential)
• Experience in a medical office or healthcare setting (Preferred)
• Excellent communication (written and verbal), interpersonal, analytical, and critical thinking skills (Essential)
• Experience with EPIC (EMR) Platform (Preferred)
• Demonstrated ability to thrive in a team environment and build strong collaborative relationships (Essential)
• Excellent organizational and time management skills (Essential)
• Advanced proficiency with Microsoft Office tools (Word, Excel, PowerPoint) and other Finance & Accounting software (Essential)
• High accuracy and attention to detail (Essential)
• Ability to take initiative, adapt to changing priorities, and maintain flexibility in a dynamic environment (Essential)
• Working knowledge of occupational health and safety legislation and general knowledge of corporate/departmental policies and procedures related to health and safety (Preferred)
• Criminal Record Check (Level 1) (Essential)
• Bilingualism (French/English) (Essential)

* Experience and formal training combined with demonstrated performance and ability may substitute for academic requirements

This assignment may be extended or shortened based on operational needs

Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested. Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider.

Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

Si vous êtes actuellement un employé du CHEO ayant accès à Workday, veuillez postuler à cette offre via l'application Workday en tant que candidat interne. Pour postuler avec succès à ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clôture annoncée dans l'affichage pour vous assurer que votre candidature est reçue.

Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les Anichinabés vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu’à ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de l’enrichir. Le CHEO rend également hommage à l’ensemble des Premières Nations, des Inuit et des Métis, de même qu’à leurs précieuses contributions, passées et présentes, à ce territoire.

Le CHEO est l’un des rares chefs de file mondiaux en matière de santé pédiatrique et il compte près de 4 500 membres du personnel et médecins qui se consacrent à aider les enfants et les jeunes à vivre leur vie le mieux possible. Au sein de ses propres murs et grâce à des partenariats avec des fournisseurs communautaires, le CHEO est passé d’un hôpital de soins actifs du 20e siècle à un système de santé intégré du 21e siècle pour enfants et jeunes. Classé dans le premier un pour cent des hôpitaux canadiens pour la numérisation de son infrastructure clinique, le CHEO combine l’excellence dans les soins cliniques, la recherche et l’éducation pour faire progresser les soins sans discontinuité là où ils sont nécessaires, et ce, de manière et aux endroits appropriés. L’Institut de recherche du CHEO se consacre à la recherche clinique, translationnelle et fondamentale de calibre mondial portant sur un large éventail de problèmes de santé chez les enfants. Le CHEO a été nommé à deux reprises par le magazine Forbes comme le meilleur endroit où travailler dans le domaine des soins de santé au Canada, et s’est classé au deuxième rang des hôpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada depuis plusieurs années d’affilée. Pour la dixième année consécutive, les rédacteurs du Palmarès des 100 meilleurs employeurs au Canada ont reconnu le CHEO comme l’un des meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale. Chaque année, le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de l’est de l’Ontario, de l’ouest du Québec, du Nunavut et du nord de l’Ontario.

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

L’agent de facturation est responsable de la facturation, de la préparation des factures, du recouvrement des paiements et de la gestion des comptes recevables, tout en respectant les politiques et procédures financières et en fournissant du soutien à l’équipe Comptabilité d’entreprise.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Examiner, préparer et traiter des comptes complexes, la facturation, les factures ainsi que les paiements entrants et les reçus en temps opportun;
• Valider l’information et communiquer avec des tiers (y compris des patients et des familles) au sujet de problèmes de facturation, de factures, de renseignements manquants, de couverture, de réclamations et de la perception de paiements;
• Préparer et émettre des factures complexes et répondre rapidement aux demandes de renseignements connexes;
• Confirmer la couverture, les frais, les renseignements et les bons codes de facturation sur tous les documents;
• Assurer la coordination avec les cliniques internes, les fournisseurs d’assurance et les organismes gouvernementaux pour le traitement exact des demandes;
• Gérer les comptes en souffrance et établir des plans de paiement au besoin;
• Surveiller les balances de vérification chronologiques et faire le suivi des factures et des comptes en souffrance;
• Produire et examiner des rapports mensuels sur les réclamations et des rapports détaillés sur les comptes recevables, au besoin;
• Répondre aux demandes de renseignements en personne, par courriel et au téléphone, en veillant à fournir des renseignements exacts et à communiquer de façon courtoise;
• Offrir du soutien à l’équipe en traitant les demandes de service à la clientèle et en gérant la correspondance, au besoin;
• Accomplir des tâches supplémentaires, au besoin, pour appuyer les opérations de l’organisation;

QUALIFICATIONS

• Études postsecondaires en finances ou en comptabilité (essentiel)*
• Au moins trois (3) années d’expérience de travail en finances ou en comptabilité (essentiel)
• Expérience dans un cabinet médical ou de soins de santé (un atout)
• Excellentes capacités dans les domaines suivants : communications (écrites et verbales), relations interpersonnelles, esprit analytique, esprit critique (essentiel)
• Expérience de la plateforme EPIC (dossiers médicaux électroniques) (atout)
• Capacité avérée à s’épanouir au sein d’une équipe et à développer de solides relations de collaboration (essentiel)
• Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps (essentiel)
• Maîtrise avancée des outils Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et d’autres logiciels financiers et de comptabilité (essentiel)
• Grande minutie et grand souci du détail (essentiel)
• Capacité à prendre des initiatives, à s’adapter aux priorités changeantes et à maintenir une certaine souplesse dans un environnement dynamique (essentiel)
• Connaissance pratique des lois applicables en matière de santé et de sécurité au travail et connaissance générale des politiques et procédures d’entreprise sur la santé et la sécurité (atout)
• Vérification du casier judiciaire de niveau 1 (essentiel)
• Bilinguisme (français-anglais) (essentiel)

À partir du 29 mars 2021, CHEO mènera un processus de présélection et d'évaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels qu'un test écrit, un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés. La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen d’une évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d’embauche.

Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines à TalentAcquisition@cheo.on.ca. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario. CHEO s’engage à offrir un environnement sécuritaire au personnel, aux patients et aux visiteurs.

Conformément à cet engagement, tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu’ils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de l’embauche, la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie, ou la présentation de documents justificatifs d’une contre-indication médicale valide ou d’une autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.