Bilingual (English & French) Customer Service Representative

JOB DESCRIPTION

• Answer incoming calls and emails from Sales team. Research and provide information such as estimated time of arrival (ETA), customer history data, order tracking, delivery issues, proof of delivery, etc.
• Provide the customer with order history information (i.e., item #, quantity, etc.) and pricing.
• Process orders (including new, cancellation or additions to current orders), invoices, credits/returns and respond to customers’ inquiries.
• Enter and update vendor drop ship orders, including vendor manufacturer ID, cost of goods, color specifications, sizes, etc.
• Back Orders - If the item is out of stock, check ETA.  If not readily available, check the availability of stock to determine if the shipment can wait, needs to be pulled from another Distribution Center or substituted with a replacement item.
• Research and obtain ETA, proof of delivery, shipment tracking and information on returns and other requests as needed.
• Prepare and send customer order acknowledgments.
• Inform Sales team and customer of standard procedures, order status and/or the resolution of problems, if applicable. Follow up, either verbally or in writing to ensure proper customer satisfaction.
• Keep the Customer Service Manager informed of any important situations, challenges or problems relating to customers or other concerns.
• Review and resolve issues with customer orders such as delivery issues, shipment discrepancies and backorders. Review and process the Adjustment Request Form or Return Material Authorization following approval. Review any exceptions to Company’s standard shipping policies with management.

• Must be bilingual - English and French.
• High School diploma or GED required. College degree preferred.
• 2 years of Customer Service experience, including working knowledge of shipping procedures and practices; inventory control processes, procedures and practices; and inventoried product line specifications (dimensions, weight, etc.).
• Call Center experience and order management are a plus.
• Excellent communication (verbal and written), interpersonal and professional interactive skills are necessary to perform at a high degree of proficiency. Ability to effectively present information and respond to questions from suppliers, customers, management and inter-department staff.  Capable of working with internal staff from other departments in a proactive and constructive manner.

Guest Supply Canada, une filiale à part entière de Sysco et une division de Guest Worldwide, se spécialise dans la distribution de produits tels que des articles de soins personnels, une gamme complète de textiles, des produits en papier et des accessoires pour chambres d’hôtel destinés à l’industrie du voyage et des loisirs. Guest Worldwide est un fabricant et distributeur mondial de premier plan pour cette industrie, fournissant des produits à plus de 25 000 hôtels dans 109 pays. Nous fabriquons des textiles et des articles de soins personnels et distribuons presque tout ce que vous trouvez dans les espaces publics et les chambres d’hôtel.

Doit être bilingue – anglais et français

Nous recherchons un(e) Représentant(e) du service à la clientèle bilingue (anglais et français) pour soutenir les clients et l’équipe des ventes dans la commercialisation des fournitures hôtelières et opérationnelles. En tant que fournisseur de services de première ligne pour les clients de Sysco Guest Supply Canada, vous contribuez à notre succès en offrant un service de haute qualité, en traitant les commandes des clients selon un calendrier établi et en résolvant leurs préoccupations concernant les commandes et les livraisons. Vous fournirez également des informations sur les produits et services de Sysco Guest Supply Canada afin d’assurer leur satisfaction.

Soutien aux clients et à l’équipe des ventes :

• Répondre aux appels et courriels entrants de l’équipe des ventes. Rechercher et fournir des informations telles que le délai de livraison (ETA), l’historique du client, le suivi des commandes, les problèmes de livraison, la preuve de livraison, etc.
• Fournir au client l’historique des commandes (numéro d’article, quantité, etc.) et les prix.
• Traiter les commandes (nouvelles, annulations ou ajouts), les factures, les crédits/retours et répondre aux demandes des clients.
• Saisir et mettre à jour les commandes de livraison directe des fournisseurs, y compris l’ID du fabricant, le coût des marchandises, les spécifications de couleur, les tailles, etc.
• Articles en rupture de stock : vérifier le délai de livraison. Si l’article n’est pas disponible rapidement, vérifier la disponibilité dans d’autres centres de distribution ou proposer un article de remplacement.
• Rechercher et obtenir le délai de livraison, la preuve de livraison, le suivi des expéditions et les informations sur les retours ou autres demandes.
• Préparer et envoyer les accusés de réception des commandes.
• Informer l’équipe des ventes et le client des procédures standard, du statut des commandes et/ou de la résolution des problèmes, le cas échéant. Effectuer un suivi verbal ou écrit pour garantir la satisfaction du client.
• Tenir le/la responsable du service à la clientèle informé(e) de toute situation importante, difficulté ou problème lié aux clients.
• Examiner et résoudre les problèmes liés aux commandes des clients, tels que les problèmes de livraison, les écarts d’expédition et les ruptures de stock. Traiter les formulaires de demande d’ajustement ou d’autorisation de retour après approbation. Examiner toute exception aux politiques d’expédition standard avec la direction.

Qualifications / Compétences / Exigences :

• Doit être bilingue – anglais et français.
• Diplôme d’études secondaires ou équivalent requis; diplôme collégial préféré.
• Minimum 2 ans d’expérience en service à la clientèle, incluant la connaissance des procédures d’expédition, des pratiques de contrôle des stocks et des spécifications des produits (dimensions, poids, etc.).
• Expérience en centre d’appels et en gestion des commandes est un atout.
• Excellentes compétences en communication (orale et écrite), en relations interpersonnelles et en professionnalisme. Capacité à présenter efficacement des informations et à répondre aux questions des fournisseurs, clients, gestionnaires et collègues. Capacité à travailler de manière proactive et constructive avec les équipes internes.

Sysco is committed to Employment Equity. Accommodations during the recruitment process are available upon request for candidates with disabilities.

ADDITIONAL INFORMATION

This Job Requisition was created with the help of AI. AI will not be used to make hiring decisions or who progresses in the Job Application process. If you have any questions, please reach out to our Talent and Acquisition Team.

This Job Requisition is for an existing vacancy.