Assistant(e) Plateforme Administrative DMPC - H/F

Pierre Fabre is the 2nd largest dermo-cosmetics laboratory in the world, the 2nd largest private French pharmaceutical group and the market leader in France for products sold over the counter in pharmacies.

Its portfolio includes several medical franchises and international brands including Pierre Fabre Oncologie, Pierre Fabre Dermatologie, Eau Thermale Avène, Klorane, Ducray, René Furterer, A-Derma, Naturactive, Pierre Fabre Oral Care. 

Established in the Occitanie region since its creation, and manufacturing over 95% of its products in France, the Group employs some 10,000 people worldwide. Its products are distributed in about 130 countries. 86% of the Pierre Fabre Group is held by the Pierre Fabre Foundation, a government-recognized public-interest foundation, while a smaller share is owned by its employees via an employee stock ownership plan. 

In 2019, Ecocert Environment assessed the Group’s corporate social and environmental responsibility approach in accordance with the ISO 26000 sustainable development standard and awarded it the “Excellence” level.

Pierre Fabre is recognized as one of the "World's Best Employers 2021" by Forbes. Our group is ranked in the Top 3 in the cosmetics industry and in the Top 10 in the pharmaceutical industry worldwide. 

Your mission

Au sein de la BP Direction Médicale & Relation Patient Consommateur, la Plateforme Administrative DMPC recherche un(e) assistant(e) pour le site de Boulogne (Anthos), dont les principales missions sont :

• Assurer un volet de services administratifs pour le compte de notre client interne la DMPC (plus précisément pour la Direction Médicale Oncologie et la Communication interne).
• Contribuer au bon fonctionnement du ou des services clients de rattachement en apportant une assistance administrative et logistique dans le cadre des activités menées au quotidien, vous collaborez également à des projets divers transverses.
• Apporter un support sur d’autres périmètres fonctionnels de la DMPC que celui ou ceux de rattachement en fonction des actualités des services, priorisations des activités, de la charge et des disponibilités.

Responsabilités détaillées

• Réaliser les activités administratives du ou des services clients de rattachement :
  • Assurer la fluidité de l’information nécessaire au bon fonctionnement du ou des services/de l’activité (informations descendantes et ascendantes) et être l’interlocuteur clé des clients internes dans l’orientation et la gestion des demandes
  • Contribuer à l'animation de la vie du service/périmètre : rituels d'équipe, évènements de cohésion d'équipe…
  • Assurer l'assistanat classique : logistique des déplacements dans le respect de la politique voyage du Groupe ...
  • Intégrer et suivre la signature des documents administratifs (signatures électroniques) et en assurer un classement rigoureux, assurer l’archivage des documents.

• Réaliser les activités logistiques du ou des services de rattachement : Assurer la planification, l’organisation logistique et le suivi de différents projets en interne ou en externe.

• Contribuer à la gestion des achats et suivi budgétaire du ou des services :
  • En lien avec les fournisseurs, assurer le suivi des devis, contrats, factures, …
  • Créer les demandes d’achat dans l’outil Groupe en respectant les règles d’achats et de gestion budgétaire interne
  • Réceptionner les réalisations dans l’outil Groupe et apporter les justificatifs nécessaires à l’élaboration du paiement (procédure et outil spécifiques pour les Professionnels de Santé)
  • Gérer les problématiques techniques achats rencontrées tout au long du processus de la demande d’achat/de la facturation
  • Assurer le suivi et la traçabilité de tous les attributs d’un achat dans l’outil dédié
  • Participer à l’élaboration, au maintien, à l’analyse et au suivi des prestations (tableaux de bord) dans le cadre du reporting d’activité

• Collaborer à la Gestion des contrats Juridiques du ou des services :
  • Participer à la réalisation du contrat juridique dans sa rédaction et sa signature
  • Assurer le suivi et la traçabilité de tous les attributs du contrat juridique dans l’outil dédié

• Participer à des projets transverses (groupes de travail), peut être amené dans ce cadre, à prendre en charge des activités complémentaires à ses missions
  • Gérer la création des droits d’accès aux ZE ou TEAMS du projet
  • Réaliser et assurer la mise à jour du reporting aux responsables sur les activités confiées
  • Assurer la communication du projet auprès de l’équipe plateforme lors des comités opérationnels et de Blue Voice
  • Assurer la relation avec le ou les périmètres partenaires (BLEU 360, Communication Corporate, Manifestations Scientifiques, …)
  • Proposer, rédiger et mettre en œuvre des procédures et solutions efficaces et innovantes en vue d’amélioration dans les processus ou méthodes de travail, dans le traitement de l’information, dans les outils d’aide à la décision.

Dimensions & Collaborations clés

• Communauté des assistantes de la DMPC et assistantes des autres BU / BP du Groupe
• Tous les services reliés à l’exécution des activités logistiques, administratives ou techniques
• Intervient sur plusieurs directions si nécessaire et collabore avec son équipe au sein de la plateforme administrative de la DMPC

Compétences clés

Expérience

• Idéalement, au moins 5 ans dans le métier d’assistant(e) au service des métiers de l’industrie pharmaceutique.
• Expérience significative dans le Groupe pour une bonne connaissance des interlocuteurs internes, du fonctionnement, des produits et des procédures de l'entreprise

Compétences métiers

• Capacité à s’adapter à un environnement soumis aux changements, nécessitant une collaboration élargie.
• Multi-périmètres, multi-activités, capacité à être agile
• Anglais courant
• Maîtrise des outils informatiques (outils de reporting, saisie d’activité, plateforme de formation), des outils de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, …) et connaissance des nouveaux outils collaboratifs Office 365.

Compétences comportementales

• Méthode, rigueur, autonomie, sens de l’organisation
• Aisance relationnelle, respect de la confidentialité

We are convinced that diversity is a source of fulfillment, social balance and complementarity for our employees, which is why our offers are open to all, without restriction.