Administrator Fleet & Facility Services (m/w/d)

Sie möchten in einem internationalen Arbeitsumfeld durchstarten und suchen eine abwechslungsreiche administrative Rolle mit klaren Verantwortlichkeiten? Dann sind Sie bei uns genau richtig.  

Als Fleet Administrator & Facilities Services Assistant unterstützen Sie die Bereiche Fuhrpark, Reise/ Kreditkartenmanagement und Facility Services durch administrative und kaufmännische Tätigkeiten. Sie sind eine wichtige Schnittstelle zu Einkauf, Reiseagentur, internen Kunden und externen Dienstleistern und tragen dazu bei, dass die Prozesse reibungslos funktionieren.  

Die Position eignet sich ideal für Berufseinsteiger:innen ebenso wie für Kandidat:innen mit erster Berufserfahrung, die sich fachlich weiterentwickeln möchten. Wir suchen ein motiviertes und zuverlässiges Teammitglieder, um das Team im Facilities Services & Real Estate Bereich zu unterstützen. Wir bieten eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen Arbeitsumfeld. 

Aufgaben: 

Fuhrpark-, Reise & Kreditkarten Bereich 

• Administrative Betreuung des Firmenfuhrparks inklusive Poolfahrzeuge 

• Vertragsverwaltung (Leasing, Versicherungen, Wartung, Schadenmanagement)  

• Koordination und Verwaltung der Poolfahrzeugnutzung und -verfügbarkeit 

• Pflege und Koordination von Inspektionstermine der Poolfahrzeuge 

• Koordination bei Fahrzeugbestellungen, Übergaben und Rückgaben 

• Ansprechpartner für Mitarbeitende bei fahrzeugbezogenen Themen 

• Pflege von Fahrzeug und Fahrerdaten in internen Systemen  

• Unterstützung bei FuhrparkReports, Kostenkontrolle und Auswertungen 

• Schnittstelle zum Einkauf für Fleetmanagement (Fuhrpark, Reise, Kreditkarten)  

• Abstimmung/ Austausch mit externen Dienstleistern  

• Erstellung und Pflege von Übersichten, Reports und administrativen Auswertungen 

• Kreditkarten Administration -Administrative Verwaltung von Firmenkreditkarten 

• Unterstützung bei Ausgabe, Änderungen und Sperrungen von Kreditkarten 

• Bearbeitung und Klärung kreditkartenbezogener Anfragen 

Facilities Services Bereich 

• Kaufmännische Unterstützung des Facilities Service-Bereichs 

• Auslösen und Nachverfolgung von Bestellungen für Dienstleistungen und Materialien 

• Prüfung, Kontierung und Bearbeitung eingehender Rechnungen 

• Klärung von Abweichungen mit Lieferanten und internen Ansprechpartnern 

• Pflege von Bestell-, Vertrags- und Rechnungsunterlagen 

• Unterstützung des Teams bei der Verwaltung von Projekten und Aufgaben 

• Mitwirkung bei der Organisation interner und externer Veranstaltungen  

• Verwaltung von Daten und Unterlagen 

• Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen und Lieferanten 

• Unterstützung Back-up von Vertragsfirmen am Standort 

Anforderungen: 

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung 

• Sehr gute deutsche und gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift 

• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen sowie SAP 

• Hohes Maß an Kommunikations- und Teamfähigkeit 

• Fähigkeit zu selbstständigem Arbeiten 

• Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen 

• Gute Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten 

• Sehr gutes Selbstmangement sowie überdurchschnittliche organisatorische Fähigkeiten 

• Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein, Flexibilität und Eigeninitiative 

• Hohes Interesse an persönlicher Weiterentwicklung und -bildung 

• Erfahrungen im Fuhrparkmanagemnt von Vorteil