Administrative Assistant / Verwaltungsassistent (m/f/d)

Abteilung Information:

BW Converting ist eine strategische Allianz von Ressourcen und Dienstleistungen, die die folgenden sechs Barry-Wehmiller-Unternehmen zusammenbringt: Paper Converting Machine Company (PCMC), Winkler + Dünnebier (W+D), STAX Technologies, Hudson-Sharp, Baldwin Technologies und Northern Engraving and Machine. Diese Branchenführer bieten bewährte Marken und innovative Technologien im Bereich Entwicklung, Herstellung und Wartung von Hochleistungs-Verarbeitungs- und Verpackungsmaschinen für die Gewebe-, Vliesstoff-, Hygiene-, Beutelverarbeitungs- sowie Versand- und Druckbranche an.

Barry-Wehmiller ist ein breitgefächerter globaler Anbieter von Lösungen für Engineering, Beratung und Fertigungstechnologien für Verpackungs-, Wellpappen- und Papierverarbeitungsindustrien. Die Kombination eines mitarbeiterorientierten Führungsstils mit operativen Strategien und nachhaltigem Wachstum ließ Barry-Wehmiller zu einem 3 Milliarden USD Unternehmen wachsen, dessen fast 12.000 Mitarbeiter eine gemeinsame Vision haben: Building a Better World through Business.

Jobbeschreibung:

Der Service Koordinator (m/w/d) verantwortet die kaufmännische und administrative Vorbereitung, Koordination sowie Nachbearbeitung von Serviceeinsätzen. Ziel der Position ist es, einen reibungslosen und effizienten Ablauf sämtlicher Serviceaktivitäten sicherzustellen und dabei als zentrale Schnittstelle zwischen Kunden, Serviceorganisation und internen Fachbereichen zu agieren.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• Eigenverantwortliche kaufmännische Vorbereitung, Koordination und Abwicklung von Serviceeinsätzen
• Erstellung von Kalkulationen und Angeboten sowie Rechnungsstellung nach Abschluss der Serviceeinsätze in Abstimmung mit der Serviceleitung und den zuständigen Vorgesetzten
• Terminliche Abstimmung mit Kunden im Rahmen geplanter Serviceeinsätze
• Vorbereitung und Bereitstellung aller erforderlichen Unterlagen und Dokumentationen für Service-Techniker und Kunden in Zusammenarbeit mit der Service-Leitstelle
• Koordination von Geschäftsreisen in enger Abstimmung mit dem Reisebüro, insbesondere Flug-, Hotel- und Mietwagenbuchungen
• Überwachung und Abrechnung von Remote-Serviceprodukten wie Expert-Online (EO), Ticket-Systemen (CRM) sowie Serviceeinsätzen aller Art
• Erstellung, Verwaltung und Pflege von Service Agreements und weiteren servicebezogenen Vertragsunterlagen
• Pflege von Kundenstamm- und Gewährleistungsdaten in enger Zusammenarbeit mit Vertrieb und Projektmanagement
• Steuerung und Nachverfolgung des Angebots- und Auftragsprozesses, insbesondere:
  • Erstellung und Versand von Angebotsbestätigungen
  • Erstellung von Anzahlungs-, Schluss- und Weiterberechnungen
  • Bearbeitung von Gewährleistungsaufträgen
• Anlage und Pflege von Vertriebspreisen in SAP
• Erstellung, Pflege und Aktualisierung von Preislisten
• Pflege sämtlicher systemrelevanter Angebots- und Auftragsdaten in SAP
• Erstellung von Analysen, Auswertungen und Reports zur Unterstützung operativer und kaufmännischer Entscheidungen
• Administrative Unterstützung der Serviceleitung und der zuständigen Vorgesetzten in den Bereichen Forecast, Budgetplanung und Kapazitätsplanung

Service Coordinator (m/f/d)

Purpose of the Role

The Service Coordinator (m/f/d) is responsible for the commercial and administrative preparation, coordination, and follow-up of service assignments. The role ensures the smooth and efficient execution of all service-related activities and acts as a key interface between customers, the service organization, and internal departments.

Key Responsibilities

• Independently prepare, coordinate, and manage the commercial handling of service assignments
• Prepare calculations and quotations and issue invoices upon completion of service assignments in coordination with Service Management and the relevant supervisors
• Coordinate schedules and appointment arrangements with customers for planned service assignments
• Prepare and provide all required documentation for service technicians and customers in close cooperation with the service dispatch function
• Coordinate business travel arrangements in close alignment with the travel agency, including flights, hotels, and rental cars
• Monitor and invoice remote service products such as Expert-Online (EO), ticketing systems (CRM), and all types of service assignments
• Create, manage, and maintain service agreements and other service-related contractual documents
• Maintain customer master data and warranty data in close cooperation with Sales and Project Management
• Manage and track the quotation and order process, including:
  • Preparation and dispatch of quotation confirmations
  • Issuing down payment invoices, final invoices, and recharge invoices
  • Processing warranty orders
• Create and maintain sales pricing in SAP
• Prepare, maintain, and update price lists
• Maintain all system-relevant quotation and order data in SAP
• Prepare analyses, evaluations, and reports to support operational and commercial decision-making
• Provide administrative support to Service Management and the relevant supervisors in forecasting, budgeting, and capacity planning

#LI-RB1

Bei Barry-Wehmiller sind wir uns bewusst, dass Menschen eine Fülle von Erfahrungen und Talenten mitbringen, die über die technischen Anforderungen einer Stelle hinausgehen. Wenn Ihre Erfahrung dem, was Sie hier aufgelistet sehen, nur nahekommt, ziehen Sie bitte trotzdem eine Bewerbung in Betracht. Wir wissen, dass das, was uns voneinander unterscheidet, oft zu Innovation, Spitzenleistungen und sinnvoller Arbeit führen kann - daher ermutigen wir Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund, sich auf unsere Stellen zu bewerben. Bitte lassen Sie uns wissen, wenn wir für Sie während des Interview Prozesses angemessene Vorkehrungen treffen können.

 

Company:

BW Converting