Administrative Assistant

Objetivo principal:

Buscamos un/a Asistente Administrativo/a con iniciativa para unirse a nuestro equipo y brindar servicios administrativos excepcionales. El puesto forma parte del equipo de administración y su objetivo es garantizar una experiencia agradable a todos los huéspedes, mantener la oficina segura, brindar un ambiente de trabajo positivo a todos los compañeros y apoyar las necesidades administrativas del equipo de manera precisa y oportuna.

Responsabilidades Clave: Las responsabilidades incluyen, pero no están limitadas a:

• Conocer, comprender y dar cumplimiento a las políticas de seguridad y salud ocupacional.
• Conocer los riesgos relacionados a sus actividades, y dar cumplimiento a las medidas preventivas definidas para abordar dichos riesgos.
• Gestionar llamadas telefónicas, correos electrónicos, entregas de correo entrante y saliente, consultas del personal.
• Coordinar reuniones, videoconferencias y eventos.
• Atender a todos los visitantes, representando a la empresa de forma profesional y cordial
• Brindar apoyo administrativo, como archivar, introducir datos, elaborar informes y cualquier otra solicitud puntual que pueda surgir.
• Organizar y asegurar que la recepción y las salas de reuniones estén limpias, ordenadas y bien presentadas.
• Colaborar estrechamente con los proveedores de la oficina para garantizar el cumplimiento de los altos estándares de calidad del servicio en todo momento.
• Mantener el stock de material de oficina, gestionar los consumibles y realizar pedidos cuando sea necesario, gestionando los pedidos, entregas, gastos y facturas pertinentes.
• Mantener la seguridad de la oficina siguiendo los procedimientos de seguridad y controlando el acceso a través de la recepción (supervisar el libro de registro, emitir credenciales para visitantes).

Conocimientos, habilidades y destrezas:

• Experiencia laboral comprobada como asistente administrativo o puesto similar

• Habilidades multitarea y de gestión del tiempo, con capacidad para priorizar tareas

• Dominio del inglés y español, tanto escrito como hablado

• Excelentes conocimientos y capacidad para usar Microsoft Office

• Excelente comunicación escrita y verbal

• Personalidad positiva y optimista

• Excelente organización y atención al detalle

• Compañero de equipo proactivo y resolutivo

• Confiabilidad constante

• Capacidad para gestionar múltiples tareas, priorizar adecuadamente y adaptarse a un entorno dinámico

Relaciones Clave:

Internas: Equipo de operaciones, Equipo Administrativo

Externas: visitas, vendedores, such as cleaning and maintenance staff