Administrative Assistant, initial assignment Administration, Medical Staff Office – Permanent Part Time (0.5) / Adjointe administrative principale, adjoint administratif principal, administration, Bureau du personnel medical – Poste permanent à temps partiel (0,5)

Compensation Pay Range:

$26.43-$32.46

Job Description:

Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.
 

To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received. 
 

Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinaabe territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations, Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land.

CHEO is one of the few stand-alone, global leaders in pediatric health and is home to more than 6,500 staff, clinicians, scientists and researchers, as well as volunteers – all of whom work together to help children and youth achieve their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers, CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system.

Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure, CHEO combines excellence in clinical care, research, and education to advance seamless care that’s provided where, when, and how it is needed. CHEO’s Research Institute is dedicated to world-class clinical, translational, and basic science research covering a wide range of children’s health concerns. CHEO has been named Canada’s best health-care employer by Forbes in 2024, 2025 and 2026 and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canada’s Best Employers for multiple consecutive years. For the 14th consecutive year in a row, the editors of Canada's Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500,000 children and youth from Eastern Ontario, western Quebec, Nunavut and Northern Ontario.

POSITION SUMMARY

Under the general direction of the Manager, Medical Staff Office (MSO), the Administrative Assistant, MSO provides autonomous and proactive administrative and clerical support services, ensuring confidentiality and efficient operations in the Medical Staff Office. This position requires independent judgment and problem-solving skills to address non-routine issues daily and maintaining continuous awareness of the Medical Staff Office and CHEO activities in order to interpret and direct inquiries.
 

The initial area of focus is support of the credentialing and recredentialing process, SharePoint content administration, meeting support, support of both medical leadership selection committees and external reviews, medical learner administration support and the 2 fellowships awarded by the Chief of Staff annually.
 

RESPONSIBILITIES

• Provide administrative assistance for the operations of the Medical Staff Office and provide administrative support to broader MSO team, as required.
• Support the medical staff appointment and reappointment processes by collecting materials required for the credentialing and recredentialing of all Board Appointed Medical staff (including Physicians, Clinical Scientists, and Dentists).
• Make arrangements for meetings, scheduling rooms, arranging and confirming attendance, preparing materials, taking minutes, and other logistical details as required. Reschedule meetings, appointments or events based on availability to avoid conflict with competing and changing priorities
• Supporting relevant human resources processes including scheduling interview committees, ensuring appropriate medical staff attend Chief of Staff orientation.
• Establishing, developing and maintaining various internal office support systems such as electronic databases, tracking systems, filing systems, monthly reports, processing mail, confidential files and BF systems
• Effectively managing paper and electronic records and files, to meet legislative requirements and allow for easy retrieval by members of the department.
• Proofreading documents for grammar and spelling.
• Format electronically based reports and correspondence; prepare spreadsheets; prepare documents for review.
• Support the Manager, Medical Staff Office with financial functions such as payment requisitions, preparing purchase requisitions, processing expenses related claims, entering invoices for payment, etc.
• Initiate action on matters that require response or appropriate follow-up to ensure appropriate action has been taken, including proposing draft replies.
• Taking on special projects assigned by the Medical Staff Office Manager and/or Coordinator including coordinating activities, organizing functions.
• Maintaining both electronic and paper filing systems
• Liaising with internal and external partners.
• Performing other duties as assigned.
   

QUALIFICATIONS

• Criminal Record Check (Essential)
• College diploma in Office Administration (Essential)
• University Degree in relevant field (Preferred)
• Minimum three (3) years of experience in progressively responsible administrative functions (Essential)
• Bilingualism (English and French) (Preferred)
• Communicate effectively and concisely, both orally and in writing. (Essential)
• Comprehensively and efficiently use software including word processing, spreadsheet, presentation and mail, SharePoint, MS Office at an intermediate/advance level. (Essential)
• Take accurate notes or minutes of meetings and transcribe to final products. (Essential)
• Ability to anticipate needs, as well as plan and prioritize work. (Essential)
• Ability to take initiative and work independently with minimal direction. (Essential)
• Strong organizational skills and paying attention to detail and accuracy. (Essential)
• Exercise sound judgement, discretion and a high degree of confidentiality. (Essential)
• Working knowledge of applicable occupational health and safety legislation, general knowledge of corporate and departmental policies and procedures related to health and safety. (Essential)
   

REPORTS TO: Manager, Medical Staff Office

* Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America (LiUNA). 
 

Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process.  This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.
 

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.    
 

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.
 

CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

Veuillez noter : si vous êtes actuellement un employé du CHEO ayant accès à Workday, veuillez postuler à cette offre via l'application Workday en tant que candidat interne.
 

Veuillez noter : pour postuler avec succès à ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clôture annoncée dans l'affichage pour vous assurer que votre candidature est reçue.
 

Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple Algoquine Anishinabe. Les Anichinabés vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu’à ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de l’enrichir. Le CHEO rend également hommage à l’ensemble des Premières Nations, des Inuit et des Métis, de même qu’à leurs précieuses contributions, passées et présentes, à ce territoire.
 

CHEO est l'un des rares chefs mondiaux en matière de santé pédiatrique et compte plus de 6 500 employés, cliniciens, scientifiques et chercheurs, ainsi que des bénévoles, qui travaillent tous ensemble pour aider les enfants et les adolescents à mener la meilleure vie possible. Au sein de ses propres murs et grâce à des partenariats avec des fournisseurs communautaires, le CHEO est passé d’un hôpital de soins actifs du 20e siècle à un système de santé intégré du 21e siècle pour enfants et jeunes.
 

Classé dans le premier un pour cent des hôpitaux canadiens pour la numérisation de son infrastructure clinique, le CHEO combine l’excellence dans les soins cliniques, la recherche et l’éducation pour faire progresser les soins sans discontinuité là où ils sont nécessaires, et ce, de manière et aux endroits appropriés. L'Institut de recherche du CHEO se consacre à la recherche clinique, translationnelle et fondamentale de classe mondiale couvrant une vaste gamme de problèmes de santé des enfants. CHEO a été nommé meilleur employeur en soins de santé au Canada par Forbes en 2024, 2025 and 2026 et s'est classé deuxième parmi les hôpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada pendant plusieurs années consécutives. Pour la 14ème année consécutive, les rédacteurs du Canada's Top 100 Employers ont reconnu le CHEO comme l’un des meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale. Chaque année, le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de l’est de l’Ontario, de l’ouest du Québec, du Nunavut et du nord de l’Ontario.

RÉSUMÉ DES FONCTIONS
Sous la direction générale de la ou du gestionnaire du bureau du personnel médical, l’adjointe administrative ou l’adjoint administratif fournit des services de soutien administratif et de bureau de façon autonome et proactive, tout en assurant la confidentialité et le bon déroulement des activités au sein du bureau du personnel médical. La personne retenue pour ce poste doit faire preuve d’indépendance de jugement et détenir des compétences en résolution de problèmes pour gérer quotidiennement des problèmes inhabituels, en plus de devoir rester au fait des activités du bureau du personnel médical et du CHEO pour interpréter et acheminer efficacement les demandes de renseignements.
 

La personne retenue doit d’abord mettre l’accent sur le soutien des processus de reconnaissance et de renouvellement des titres de compétences, la gestion du contenu de SharePoint, l’aide aux réunions, le soutien des comités de sélection des gestionnaires médicaux ainsi que des examens externes, le soutien administratif pour les étudiantes et étudiants en médecine, et les deux bourses de recherche décernées chaque année par la ou le chef du personnel médical.
 

RESPONSABILITÉS

• Fournir une aide administrative pour les activités du bureau du personnel médical ainsi qu’un soutien administratif à l’équipe élargie du bureau, au besoin.
• Appuyer les processus de nomination et de reconduction des nominations du personnel médical en recueillant les documents requis pour la reconnaissance et le renouvellement des titres de compétences de tout le personnel médical nommé par le Conseil (notamment les médecins, les chercheuses ou chercheurs cliniques et les dentistes).
• Prendre des dispositions pour les réunions, réserver des salles, organiser et confirmer les présences, préparer les documents, rédiger le procès-verbal et gérer d’autres détails logistiques, au besoin. Reporter des réunions, des rendez-vous ou des événements en fonction des disponibilités afin d’éviter les conflits avec des priorités concurrentes et changeantes.
• Soutenir les processus pertinents de ressources humaines, ce qui comprend la planification des horaires des comités d’entrevue pour que le personnel médical approprié participe à la séance d’orientation de la ou du chef du personnel médical.
• Établir, élaborer et tenir à jour divers systèmes internes de soutien de bureau, comme des bases de données électroniques, des systèmes de suivi et de classement ainsi que des systèmes touchant les rapports mensuels, le traitement du courrier, les dossiers confidentiels et les rappels.
• Gérer efficacement les fichiers et les dossiers papier et électroniques afin de respecter les exigences législatives et permettre aux membres du service d’y accéder facilement.
• Corriger les erreurs de grammaire et d’orthographe dans les documents.
• Formater les rapports et les communications électroniques; préparer des feuilles de calcul; préparer des documents aux fins d’examen.
• Aider la ou le gestionnaire du bureau du personnel médical dans l’exercice de ses fonctions financières, par exemple : préparation des demandes de paiement et des demandes d’achat, traitement des demandes de remboursement et saisie des factures pour le paiement.
• Prendre des mesures à l’égard de questions nécessitant une réponse ou un suivi approprié pour s’assurer que les mesures appropriées ont été prises, y compris proposer des ébauches de réponses.
• Prendre en charge les projets spéciaux attribués par la coordonnatrice ou le coordonnateur ou la ou le gestionnaire du bureau du personnel médical, notamment la coordination des activités et l’organisation des fonctions.
• Tenir à jour les systèmes de classement électronique et papier.
• Assurer la liaison avec les partenaires internes et externes
• Accomplir d’autres tâches confiées.

QUALIFICATIONS

• Vérification du casier judiciaire (essentiel)
• Diplôme d’études collégiales en administration de bureau (essentiel)
• Diplôme universitaire dans un domaine pertinent (un atout)
• Au moins trois (3) ans d’expérience dans des fonctions administratives à responsabilités croissantes (essentiel)
• Bilinguisme (anglais et français) (un atout)
• Capacité de communiquer de façon efficace et concise, de vive voix et par écrit (essentiel)
• Utilisation exhaustive et efficace de logiciels (traitement de texte, feuilles de calcul, présentations et boîte de courriels, SharePoint, Microsoft Office) à un niveau intermédiaire ou avancé (essentiel)
• Prise de notes précises ou rédaction de procès-verbaux précis, et transcription pour préparer les produits finaux (essentiel)
• Capacité de prévoir les besoins, ainsi que de planifier et d’établir l’ordre de priorité des travaux (essentiel)
• Capacité de prendre des initiatives et de travailler de façon autonome avec un minimum d’orientation (essentiel)
• Solides compétences organisationnelles et souci du détail et de l’exactitude (essentiel)
• Discernement, discrétion et degré élevé de confidentialité (essentiel)
• Connaissance pratique des lois applicables en matière de santé et de sécurité au travail; connaissance générale des politiques et procédures d’entreprise et des différents services en matière de santé et de sécurité (essentiel)
   

POSTE RELEVANT DE : gestionnaire du bureau du personnel médical
 

* Veuillez noter vous serez représenté par le syndicat La Fédération Ontarienne Des Travailleurs De La Santé, LIUNA Local 3000. 

À partir du 29 mars 2021, CHEO mènera un processus de présélection et d'évaluation plus complet.  Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels qu'un test écrit, un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés.
 

La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen d’une évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d’embauche.
 

Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines à TalentAcquisition@cheo.on.ca. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.
 

CHEO s’engage à offrir un environnement sécuritaire au personnel, aux patients et aux visiteurs. Conformément à cet engagement, tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu’ils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de l’embauche, la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie, ou la présentation de documents justificatifs d’une contre-indication médicale valide ou d’une autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario.

Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America , (LiUNA).

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.