Job Title
Administration Specialist
Job Description Summary
Job Description
1. Obsługa administracyjna biura centrum handlowego
- Prowadzenie korespondencji przychodzącej i wychodzącej (mailowej oraz tradycyjnej).
- Zarządzanie obiegiem dokumentów, archiwizacja, wprowadzanie danych do systemów wewnętrznych.
- Przygotowywanie pism, zestawień, raportów oraz prezentacji na potrzeby zespołu zarządzającego.
- Organizacja i bieżące wsparcie pracy biura (zamówienia materiałów biurowych, kontakt z dostawcami, wsparcie w fakturowaniu).
2. Wsparcie zespołu zarządzającego centrum handlowym
- Umawianie spotkań, przygotowywanie kalendarza i materiałów na spotkania.
- Przygotowywanie protokołów ze spotkań i śledzenie realizacji ustaleń.
3. Kontakt z najemcami i partnerami zewnętrznymi
- Udzielanie bieżących informacji najemcom dotyczących regulaminów, akcji marketingowych i kwestii operacyjnych.
- Wsparcie w komunikacji pomiędzy najemcami a zespołem technicznym, marketingowym i bezpieczeństwa.
- Aktualizacja bazy danych najemców oraz dokumentacji najmu.
4. Wsparcie operacyjne funkcjonowania centrum
- Zgłaszanie usterek i koordynacja drobnych napraw z działem technicznym lub firmami zewnętrznymi.
- Rejestracja i dekretacja faktur kosztowych w systemie Yardi
- Wprowadzanie danych do systemu Yardi
5. Wsparcie działań marketingowych
- Pomoc przy organizacji eventów i akcji promocyjnych w centrum handlowym.
- Zbieranie materiałów od najemców do komunikacji marketingowej.
- Aktualizacja danych na potrzeby komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej (np. tablice informacyjne, portal najemców, i inne).
6. Współpraca z firmami usługowymi
- Koordynacja pracy ochrony, sprzątania i serwisów technicznych w zakresie bieżącej komunikacji administracyjnej.
- Monitorowanie wykonania zleceń i zgłaszanie nieprawidłowości do Technical Managera, Administratora Centrum lub Dyrektora Centrum.
7. Inne zadania administracyjne
- Wsparcie przy przygotowywaniu budżetów, kosztorysów i zestawień finansowych.
- Obsługa gości i interesantów.
- Wykonywanie dodatkowych zadań powierzonych przez zespół zarządzający centrum.
INCO: “Cushman & Wakefield”