Adjoint(e) de direction / Executive Assistant

Job Description:

Votre environnement de travail:

Et si VOTRE aventure avec NOUS commençait ?!

Nous vous proposons de travailler chez Airbus Atlantique, nouveau champion de dimension mondiale, n°2 des aérostructures, n°1 des sièges pilotes et dans le Top 3 des fauteuils passagers Premium.

Notre site Airbus Atlantique basé à Mirabel recherche son future Adjoint-e de direction.

Sommaire du poste: 

En tant que véritable partenaire de confiance de la Direction, votre rôle est d'assurer un soutien exécutif et opérationnel de haut niveau. Dans un environnement dynamique et en évolution rapide, vous assurez la fluidité de la coordination des priorités et la livraison efficace des objectifs de l'équipe et de la Direction.

Vos défis:

• Coordonner, planifier et gérer de manière proactive les agendas complexes des Directeurs, en veillant à l'optimisation de leur temps.

• Connaître le processus d’achat (DA) et fournir l’aide nécessaire pour le suivi dans le système SAP. 

• Effectuer le suivi de la facturation et de la réception, suivre les dépenses du département administratif des directeurs.

• Gérer l'organisation complète des voyages d'affaires (réservations, itinéraires, logistique) et assurer la préparation des notes de frais (rapports de dépenses) des directeurs.

• Assurer un bon suivi hebdomadaire de la main d’œuvre. 

• Suivre la création de compte pour accès Google Workspace aux sous-traitants;

• Accompagner l’adjointe exécutive dans la planification et la coordination des grands événements. 

• Suivi des comptes: création des profils pour les nouveaux arrivants, fermetures lors des départs

• Maintenir une bonne connaissance et application des politiques et procédures de l’entreprise afin de pouvoir fournir un support fiable et cohérent à l'équipe.

• Gérer l'inventaire des fournitures de bureau.

• Rédiger des correspondances internes et externes, autant en français qu’en anglais.

• Effectuer toute autre tâche connexe requise.

Votre profil:

• Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques administratives, bureautique ou toute autre formation jugée pertinente.

• Minimum de cinq (5) années d'expérience dans un rôle similaire d'Adjoint(e) de Direction 

• Bilinguisme essentiel (français et anglais)L'anglais sera utilisé dans les communications orales et écrites pour des interactions avec des clients et des fournisseurs internationaux. 

• Maîtrise avancée de la suite Google Workspace ou MS Office. 

• Capacité démontrée à gérer l'agenda et la logistique (déplacements complexes, réunions) des directeurs.

• Solide capacité à prioriser les tâches, à gérer l'urgence et le stress, et à mener de front plusieurs dossiers complexes.

• Organisé(e), autonome et rigoureux(se), capable de travailler de manière proactive avec un souci du détail impeccable.

• Excellent jugement professionnel, sens aigu de la confidentialité et de la diplomatie.

• Fort dynamisme, esprit d'équipe et d'excellentes relations interpersonnelles permettant d'assurer une liaison efficace avec les intervenants internes et externes.

• Fait preuve de débrouillardise et d'une approche orientée vers les solutions pour résoudre les problèmes rapidement.

• Bonne connaissance et expérience de travail avec le système SAP (un atout).

Ce travail nécessite une prise de conscience liée à tous les risques potentiels de conformité et à un engagement à agir avec intégrité, ces valeurs sont le fondement du succès, de la réputation et de la croissance durable de l'entreprise.

Vous ne semblez pas correspondre à 100%? Pas d'inquiétude! Airbus vous accompagnera pour trouver le poste qui correspond le mieux à vos compétences et aspirations.

Donnez une nouvelle dimension à votre carrière en soumettant votre candidature en ligne maintenant !

This job requires an awareness of any potential compliance risks and a commitment to act with integrity, as the foundation for the Company’s success, reputation and sustainable growth.

Company:

Airbus Atlantique Canada Inc.

Contract Type:

Permanent

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Experience Level:

Professional

Job Family:

Administration / Documentation

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