Adjoint(e) administratif(ve) principal(e) / Senior Administrative Assistant

Job Description

Adjoint(e) administratif(ve) principal(e)

 

Êtes-vous un professionnel administratif expérimenté cherchant à avoir un impact significatif au sein d'une entreprise biopharmaceutique dynamique et innovante? Notre entreprise recherche un assistant administratif principal pour soutenir nos directeurs exécutifs. Joignez-vous à nous dans notre mission de faire progresser la prévention et le traitement des maladies chez les humains et les animaux grâce à la science de pointe. Ce poste offre une occasion passionnante de contribuer à notre objectif de sauver et d'améliorer des vies partout dans le monde.

 

Responsabilités:

• Gérer efficacement les calendriers des directeurs exécutifs, planifier les réunions et coordonner les rendez-vous.

• Organiser et coordonner les arrangements de voyage pour les directeurs exécutifs, y compris les réservations de vols, l'hébergement et le transport.

• Préparez des documents de réunion tels que des ordres du jour, des présentations et des rapports.

• Coordonnez la logistique des réunions et conférences, y compris la réservation des salles, l'installation de l'équipement et les services de traiteur.

• Prenez les procès-verbaux des réunions, distribuez-les aux participants et faites un suivi des actions à entreprendre.

• Gérer la correspondance entrante et sortante au nom des directeurs exécutifs, y compris le tri et la priorisation des courriels, lettres et appels téléphoniques.

• Rédigez et relisez des documents, des présentations et des rapports.

• Maintenez la confidentialité et manipulez les informations sensibles avec discernement.

• Maintenez des systèmes de dépôt électroniques et physiques organisés et à jour.

• Gérer les bases de données, les listes de contacts et d'autres dossiers pertinents.

• Récupérer et fournir des informations précises sur demande.

• Fournir un soutien administratif aux directeurs exécutifs, y compris les rapports de dépenses.

• Fournir un soutien administratif général au ministère par le traitement des factures et le suivi budgétaire.

• Aider avec des projets et événements spéciaux selon les directives.

 

Qualifications:

Obligatoire

• Diplôme collégial/DEC. (Un diplôme de baccalauréat constitue un atout)

• La proactivité est requise.

• Expérience prouvée en tant qu'assistant administratif exécutif ou dans un rôle similaire.

• La maîtrise du français est requise

• L'anglais est un atout pour les relations commerciales avec les parties prenantes nationales et internationales.

 

Encouragé

• Solides compétences organisationnelles avec la capacité de gérer plusieurs tâches et de prioriser des exigences concurrentes.

• Excellentes compétences en communication écrite et orale, incluant la capacité de rédiger des documents professionnels et de la correspondance.

• Maîtrise des outils de productivité comme la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et des logiciels de gestion de calendriers.

• Une attention exceptionnelle aux détails et à la précision.

• Capacité à travailler de façon autonome avec une supervision minimale.

• Discrétion et confidentialité dans la gestion des informations sensibles.

• De solides compétences analytiques.

• Flexibilité pour s'adapter aux priorités changeantes et travailler dans des délais serrés.

 

Conformément à la Stratégie de milieu de travail hybride de notre entreprise, ce poste sera exécuté au moyen d’une combinaison de travail à distance et de travail en personne (siège social de Kirkland) en fonction de la nature du travail à effectuer.

 

Nous sommes fiers d'être une entreprise qui embrasse la valeur de rassembler des personnes diversifiées, talentueuses et engagées. La façon la plus rapide d’innover est de rassembler des gens de diverses opinions dans un environnement inclusif. Nous encourageons nos collègues à remettre en question avec respect les problèmes de réflexion et d’approche de l’un et de l’autre. Nous sommes un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et nous sommes déterminés à favoriser un milieu de travail inclusif et diversifié. 

Required Skills:

Accountability, Accountability, Aviation Planning, Biopharmaceutical Industry, Business Management Software, Communication, Conference Organizing, Confidential Data Handling, Correspondence Management, Data Entry, Document Management, Employment Equity, Event Planning, File Management, Financial Budgeting, Meeting Management, Microsoft Office, Office Applications, Office Equipment, Organizational Design, Organizational Management (OM), Process Improvements, Processing Expense Reports, Project Management, Report Presentations {+ 5 more}

Preferred Skills:

Current Employees apply HERE

Current Contingent Workers apply HERE

Secondary Language(s) Job Description:

 Senior Administrative Assistant

 

Are you an experienced administrative professional looking to make a significant impact within a dynamic and innovative biopharmaceutical company? Our company is seeking a Senior Administrative Assistant to support our Executive Directors. Join us in our mission to advance the prevention and treatment of diseases in people and animals through leading-edge science. This role offers an exciting opportunity to contribute to our purpose of saving and improving lives around the world.

 

Responsibilities:

• Efficiently manage the calendars of Executive Directors, schedule meetings, and coordinate appointments.

• Organize and coordinate travel arrangements for Executive Directors, including flight bookings, accommodation, and transportation.

• Prepare meeting documents such as agendas, presentations, and reports.

• Coordinate the logistics of meetings and conferences, including room bookings, equipment setup, and catering services.

• Take meeting minutes, distribute them to participants, and follow up on actions to be taken.

• Manage incoming and outgoing correspondence on behalf of Executive Directors, including sorting and prioritizing emails, letters, and phone calls.

• Draft and proofread documents, presentations, and reports.

• Maintain confidentiality and handle sensitive information with discretion.

• Maintain organized and up-to-date electronic and physical filing systems.

• Manage databases, contact lists, and other relevant records.

• Retrieve and provide accurate information upon request.

• Provide administrative support to Executive Directors including expense reports.

• Provide general administrative support to the department through processing invoices and budget tracking.

• Assist with special projects and events as directed.

 

Qualifications:

Required

• College diploma/DEC. (Bachelor degree is an asset)

• Proactivity is required.

• Proven experience as an executive administrative assistant or in a similar role.

• Fluency in French is required

• English is an asset for business relations with national and international stakeholders.

 

Preferred

• Strong organizational skills with the ability to manage multiple tasks and prioritize competing demands.

• Excellent written and verbal communication skills, including the ability to draft professional documents and correspondence.

• Proficiency with productivity tools such as the Microsoft Office suite (Word, Excel, PowerPoint) and calendar management software.

• Exceptional attention to detail and accuracy.

• Ability to work independently with minimal supervision.

• Discretion and confidentiality in handling sensitive information.

• Strong analytical skills.

• Flexibility to adapt to changing priorities and work within tight deadlines.

 

In line with our Company’s Hybrid Workplace Strategy, this position will be performed through a combination of remote work and in-person (Kirkland Head Office) based on the nature of work to be done.

 

We are proud to be a company that embraces the value of bringing diverse, talented, and committed people together. The fastest way to breakthrough innovation is when diverse ideas come together in an inclusive environment. We encourage our colleagues to respectfully challenge one another’s thinking and approach problems collectively. We are an equal opportunity employer, committed to fostering an inclusive and diverse workplace. 

Search Firm Representatives Please Read Carefully 
Merck & Co., Inc., Rahway, NJ, USA, also known as Merck Sharp & Dohme LLC, Rahway, NJ, USA, does not accept unsolicited assistance from search firms for employment opportunities. All CVs / resumes submitted by search firms to any employee at our company without a valid written search agreement in place for this position will be deemed the sole property of our company.  No fee will be paid in the event a candidate is hired by our company as a result of an agency referral where no pre-existing agreement is in place. Where agency agreements are in place, introductions are position specific. Please, no phone calls or emails. 

Employee Status:

Regular

Relocation:

No relocation

VISA Sponsorship:

No

Travel Requirements:

No Travel Required

Flexible Work Arrangements:

Hybrid

Shift:

Not Indicated

Valid Driving License:

No

Hazardous Material(s):

n/a

Job Posting End Date:

01/12/2026

*A job posting is effective until 11:59:59PM on the day BEFORE the listed job posting end date. Please ensure you apply to a job posting no later than the day BEFORE the job posting end date.