Compensation Pay Range:
$43.08-$50.70Job Description:
Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.
To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received.
Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations, Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land.
CHEO is one of the few stand-alone, global leaders in pediatric health and is home to more than 6,500 staff, clinicians, scientists and researchers, as well as volunteers – all of whom work together to help children and youth achieve their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers, CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure, CHEO combines excellence in clinical care, research, and education to advance seamless care that’s provided where, when, and how it is needed. CHEO’s Research Institute is dedicated to world-class clinical, translational, and basic science research covering a wide range of children’s health concerns. CHEO has been named Canada’s best health-care employer by Forbes in 2024 and 2025 and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canada’s Best Employers for multiple consecutive years. For the 14th consecutive year in a row, the editors of Canada's Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500,000 children and youth from Eastern Ontario, western Quebec, Nunavut and Northern Ontario.
JOB SUMMARY
Reporting to the Director of Facilities Maintenance Operations, the Supervisor, Facility - Operations Excellence is responsible for strengthening service delivery, supporting digital transformation, optimizing workflows, and driving process improvements across all CHEO’s facilities. The Supervisor ensures the safe, reliable, and timely delivery of services that support patient care, organizational continuity, and compliance.
Within this Operational Excellence portfolio, the Supervisor works in a multidisciplinary environment, leading staff while coordinating with facility teams, service providers, and departments across CHEO. The role oversees service requests, preventive maintenance scheduling, procurement, and financial analysis to support efficient workflows and emergency readiness. Using CMMS, Workday, and reporting tools, the team tracks KPIs, analyzes trends, and supports root cause analysis to drive continuous improvement. The role manages critical spare parts inventory, timecards, visitor access, space and key control, and contractor parking to ensure reliability, accuracy, accountability, and security.
This full-time, on-site role requires strong leadership, a commitment to safety and quality improvement, and a solid understanding of facilities operations and asset management, with the ability to adapt to evolving technologies and organizational priorities.
POSITION SUMMARY
Facility Operations and System Management:
Ensure all operations comply with healthcare codes and standards (OBC, OHSA, ESA, CSA, TIA, TSSA, and Infection Control).
Oversee the intake, planning, prioritization, scheduling, and close-out of service requests and preventive maintenance work orders through CMMS to ensure accuracy, timeliness, and minimal disruption to patient care.
Partner with clinical, IT, and project teams to align facility operations with organizational needs and advance compliance, comfort, and sustainability.
Conduct walkthroughs of facilities, as required, to investigate hazards, malfunctions, or service deficiencies or to verify service provider work completion, and ensure corrective actions are initiated promptly.
Coordinate shutdowns, urgent repairs, visitor management, contractor parking, space and key access, and safety clearances with stakeholders to improve operational effectiveness.
Maintenance, Reliability, and Safety:
Assist in maintaining asset and compliance records including service histories, inspections, certifications, reports, and audit documentation, ensuring audit readiness and resolving discrepancies.
Coordinate preventive and corrective maintenance programs, support predictive activities, and monitor work orders and system performance in CMMS and other systems, ensuring trade-specific maintenance plans are developed and maintained.
Support emergency preparedness, after-hours response, and business continuity by maintaining SOPs, escalation protocols, emergency contacts, and communication systems.
Contracts, Service Providers, and Project Support:
Lead maintenance service RFP planning, manage 20+ service contracts, and oversee procurement workflows including requisitions, purchase orders, invoices, and reconciliations to ensure governance, compliance, and budget alignment.
Supervise the front-line service team to deliver service requests, coordinate contractors, and manage customer interactions accurately, efficiently, and in line with CHEO standards.
Oversee the inventory management program, maintaining adequate stock of tools, parts, and materials through structured processes to minimize downtime and support daily operations.
Maintain service provider records and oversee performance through scorecards, reviews, and audits, recommending improvements to reduce risk and inform long-term planning.
Support project teams by maintaining the project request database, coordinating activities, and providing weekly updates to stakeholders and leadership to ensure timely completion.
Quality Improvement and Performance:
Conduct financial analysis of operating and capital spending to ensure budget compliance, identify savings opportunities or corrective actions, and provide insights for leadership.
Develop and improve SOPs, policies, and performance processes, using business intelligence tools to strengthen governance and service delivery.
Drive initiatives that enhance efficiency, optimize spending, extend asset life, and strengthen service reliability.
Leverage KPIs from CMMS, Workday, and other tools to monitor performance, analyze trends, and create departmental scorecards aligned with the Local Level Area Plan, collaborating across teams to drive service excellence.
Prepare and share performance reports summarizing outcomes, resource utilization, efficiencies, and recommending improvements to guide leadership in planning and decision-making.
Administrative, Workplace and Communication Services
Oversee administrative workflows including timecards, attendance, calendars, records, electronic files, and action logs to maintain accuracy, accessibility, and accountability.
Coordinate day-to-day workplace support activities such as space upkeep, meeting room readiness, and shared area organization to provide a safe, clean, and professional environment.
Oversee the lifecycle, allocation, and maintenance of digital devices, uniforms, and health and safety PPE, ensuring availability, operational readiness, timely replacement, and compliance with organizational standards.
Manage departmental communication channels and knowledge resources, ensuring accurate, timely, and accessible information through digital displays, intranet postings, radio, Teams, email, and policy updates.
Leadership and Workforce Development:
Supervise, coach, and mentor direct reports, managing workload distribution, duty assignments, and flex coverage during rotations.
Monitor and manage direct report performance through evaluations, coaching, and corrective actions.
Coordinate new employee onboarding and deliver training on change management, procedures, CMMS, and administrative processes while maintaining training records and supporting workforce skill development.
Support toolbox talks, shift handovers, PM days, and standard work development by disseminating accurate communication and documentation, reinforcing a culture of accountability, safety, collaboration, and continuous improvement.
QUALIFICATIONS
Level 1 Criminal Record Check and remain compliant (Essential)
Bachelor's degree in Business, Operations, Facility, Building Science, Engineering field with five (5+) years of related experience or College Diploma with seven (7+) years of related experience. (Essential)
Valid driver’s license and ability to travel between CHEO community sites as required. (Essential)
Coursework in Facility Management (FMP / CFM) or Lean Six Sigma Green Belt. (Preferred)
Five (5+) years of experience in service delivery, facility operations, process improvement, or digital transformation (Essential)
Three (3+) years of experience in procurement, vendor management, inventory management, and use of CMMS/ITSM/Helpdesk software. (Essential)
Three (3+) years in a supervisory role within a unionized environment. (Preferred)
Background in healthcare or other large institutional facilities. (Preferred)
Strong leadership with professionalism, empathy, and team-building skills. (Essential)
Ability to coach, mentor, and build accountability in staff and contractors. (Essential)
Proven ability to manage multiple priorities, meet deadlines, and perform effectively under pressure. (Essential)
Demonstrated ability to apply preventive maintenance programs, root cause analysis, and analytics to optimize performance. (Essential)
Understanding of public procurement policies and compliance frameworks (Essential)
Proficiency with CMMS (MRI Angus), ERP(Workday), Microsoft Office, Collaboration and reporting tools (e.g., Teams, SharePoint, Power BI). (Essential)
Skilled in coordinating service providers while minimizing patient care disruption. (Essential)
Effective communication and collaboration skills to work across multidisciplinary teams. (Essential)
Strong knowledge of applicable CSA standards, Ontario Building Code, Ontario Fire Code, and OHSA. (Preferred)
Customer-focused with a commitment to high-quality service delivery. (Preferred)
Highly organized with strong attention to detail and effective time management. (Preferred)
Skilled in business intelligence tools, dashboards, and KPI monitoring. (Preferred)
Experienced in data analytics and applying insights to optimize performance. (Preferred)
Effective interpersonal and conflict resolution abilities. (Preferred)
Bilingualism (English/French) (Essential)
Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.
Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.
Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.
CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.
We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.
Veuillez noter : si vous êtes actuellement un employé du CHEO ayant accès à Workday, veuillez postuler à cette offre via l'application Workday en tant que candidat interne.
Veuillez noter : pour postuler avec succès à ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clôture annoncée dans l'affichage pour vous assurer que votre candidature est reçue.
Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les Anichinabés vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu’à ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de l’enrichir. Le CHEO rend également hommage à l’ensemble des Premières Nations, des Inuit et des Métis, de même qu’à leurs précieuses contributions, passées et présentes, à ce territoire.
CHEO est l'un des rares chefs mondiaux en matière de santé pédiatrique et compte plus de 6 500 employés, cliniciens, scientifiques et chercheurs, ainsi que des bénévoles, qui travaillent tous ensemble pour aider les enfants et les adolescents à mener la meilleure vie possible. Au sein de ses propres murs et grâce à des partenariats avec des fournisseurs communautaires, le CHEO est passé d’un hôpital de soins actifs du 20e siècle à un système de santé intégré du 21e siècle pour enfants et jeunes. Classé dans le premier un pour cent des hôpitaux canadiens pour la numérisation de son infrastructure clinique, le CHEO combine l’excellence dans les soins cliniques, la recherche et l’éducation pour faire progresser les soins sans discontinuité là où ils sont nécessaires, et ce, de manière et aux endroits appropriés. L'Institut de recherche du CHEO se consacre à la recherche clinique, translationnelle et fondamentale de classe mondiale couvrant une vaste gamme de problèmes de santé des enfants. CHEO a été nommé meilleur employeur en soins de santé au Canada par Forbes en 2024 et 2025, et s'est classé deuxième parmi les hôpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada pendant plusieurs années consécutives. Pour la 14ème année consécutive, les rédacteurs du Canada's Top 100 Employers ont reconnu le CHEO comme l’un des meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale. Chaque année, le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de l’est de l’Ontario, de l’ouest du Québec, du Nunavut et du nord de l’Ontario.
RESUME DES FONCTIONS
Relevant du directeur des opérations d’entretien des installations, la personne occupant le poste de superviseure ou superviseur, Excellence de l’exploitation des installations est chargée de renforcer la prestation de services, de soutenir la transformation numérique, d’optimiser les flux de travail et de favoriser l’amélioration des processus dans toutes les installations du CHEO. Cette personne assure la prestation sécuritaire, fiable et opportune des services qui appuient les soins aux patientes et patients, la continuité organisationnelle et la conformité.
Dans le cadre de ce portefeuille d’excellence des opérations, cette personne travaille dans un environnement multidisciplinaire et dirige le personnel tout en coordonnant avec les équipes de l’établissement, les fournisseurs de services et les services de l’ensemble du CHEO. Le ou la titulaire supervise les demandes de service, la planification de la maintenance préventive, l’approvisionnement et l’analyse financière afin d’assurer l’efficacité des flux de travail et la préparation aux situations d’urgence. À l’aide du SIGE, de Workday et des outils de production de rapports, l’équipe fait le suivi des indicateurs de rendement clés (IRC), analyse les tendances et soutient l’analyse des causes fondamentales pour favoriser l’amélioration continue. Le ou la titulaire du poste gère l’inventaire des pièces de rechange essentielles, les feuilles de temps, l’accès des visiteurs, le contrôle des espaces et des clés, ainsi que le stationnement des entrepreneurs, afin de garantir la fiabilité, la précision, la responsabilité et la sécurité.
Ce poste à temps plein sur place exige de solides compétences en leadership, un engagement envers la sécurité et l’amélioration de la qualité, et une très bonne compréhension de l’exploitation des installations et de la gestion des biens, ainsi que la capacité de s’adapter à l’évolution des technologies et des priorités organisationnelles.
RÉSUMÉ DU POSTE
Exploitation des installations et gestion du système:
Veiller à ce que toutes les opérations soient conformes aux codes et normes de soins de santé (Code du bâtiment de l’Ontario, Loi sur la santé et la sécurité au travail [LSST], Office de la sécurité des installations électriques, Association canadienne de normalisation [Groupe CSA], normes TIA, Office des normes techniques et de la sécurité, prévention des infections).
Superviser la réception, la planification, l’établissement des priorités, la programmation et la clôture des demandes de service et des bons de travail d’entretien préventif au moyen du SIGE afin d’assurer l’exactitude et la rapidité d’exécution ainsi que la perturbation minimale des soins aux patients.
Collaborer avec les équipes clinique, des TI et de projet pour harmoniser l’exploitation de l’installation avec les besoins organisationnels et promouvoir la conformité, le confort et la durabilité.
Effectuer des visites des installations, au besoin, pour enquêter sur les dangers, les défectuosités ou les défaillances de service ou pour vérifier que le travail du fournisseur de services est terminé et s’assurer que les mesures correctives sont mises en œuvre rapidement.
Coordonner les arrêts, les réparations urgentes, la gestion des visiteurs, le stationnement des entrepreneurs, l’accès aux espaces et aux clés, et les autorisations de sécurité avec les intervenants afin d’améliorer l’efficacité opérationnelle.
Entretien, fiabilité et sécurité:
Aider à tenir à jour les registres des biens et de la conformité, y compris l’historique des services, les inspections, les certifications, les rapports et la documentation d’audit, en veillant à ce que la vérification soit prête et en corrigeant les écarts.
Coordonner les programmes d’entretien préventif et correctif, soutenir les activités de prévision et surveiller les bons de travail et le rendement du système dans le SIGE et d’autres systèmes, en veillant à ce que des plans d’entretien propres au métier soient élaborés et maintenus.
Soutenir la préparation aux situations d’urgence, l’intervention après les heures de travail et la continuité des activités en tenant à jour les PON, les protocoles de transmission hiérarchique, les personnes-ressources en cas d’urgence et les systèmes de communication.
Contrat, prestataires de services et soutien au projet:
Diriger la planification des demandes de proposition pour les services d’entretien, gérer plus de 20 contrats de service et superviser les flux de travail liés à l’approvisionnement, y compris les demandes, les bons de commande, les factures et les rapprochements, afin d’assurer la gouvernance, la conformité et l’harmonisation budgétaire.
Superviser l’équipe de service de première ligne pour répondre aux demandes de service, coordonner les sous-traitants et gérer les interactions avec les clients de manière précise, efficace et conforme aux normes du CHEO.
Superviser le programme de gestion des stocks en maintenant un stock adéquat d’outils, de pièces et de matériel au moyen de processus structurés afin de réduire les temps d’arrêt et de soutenir les opérations quotidiennes.
Tenir à jour les dossiers des fournisseurs de services et superviser le rendement au moyen de fiches de pointage, d’examens et de vérifications, en recommandant des améliorations pour réduire les risques et éclairer la planification à long terme.
Soutenir les équipes de projet en tenant à jour la base de données des demandes de projet, en coordonnant les activités et en fournissant des mises à jour hebdomadaires aux parties prenantes et à la direction afin de garantir l’achèvement du projet dans les délais impartis.
Amélioration de la qualité et rendement:
Effectuer une analyse financière des dépenses de fonctionnement et d’immobilisations pour assurer la conformité au budget, cerner les possibilités d’économies ou les mesures correctives, et fournir des renseignements à l’intention de la direction.
Élaborer et améliorer les PON, les politiques et les processus de rendement à l’aide d’outils de renseignements opérationnels pour renforcer la gouvernance et la prestation des services.
Mener des initiatives qui améliorent l’efficacité, optimisent les dépenses, prolongent la durée de vie des actifs et renforcent la fiabilité du service.
Tirer parti des IRC du SIGE, de Workday et d’autres outils pour surveiller le rendement, analyser les tendances et créer des grilles de performance conformes au plan régional, en assurant la collaboration entre les équipes pour favoriser l’excellence du service.
Préparer et partager des rapports de rendement résumant les résultats, l’utilisation des ressources et les gains d’efficience, et recommander des améliorations pour guider la direction dans la planification et la prise de décisions.
Services administratifs, de milieu de travail et de communication
Superviser les flux de travail administratifs, y compris les feuilles de temps, les présences, les calendriers, les dossiers, les fichiers électroniques et les registres des mesures pour assurer l’exactitude, l’accessibilité et la responsabilisation.
Coordonner les activités quotidiennes de soutien en milieu de travail, comme l’entretien des locaux, la préparation des salles de réunion et l’organisation de l’aire commune afin d’offrir un environnement sécuritaire, propre et professionnel.
Superviser le cycle de vie, l’attribution et l’entretien des appareils numériques, des uniformes et de l’ÉPI de santé et de sécurité, en veillant à leur disponibilité, à leur état de préparation opérationnelle, à leur remplacement en temps utile et à leur conformité avec les normes de l’organisation.
Gérer les canaux de communication et les ressources de connaissances des services, en veillant à ce que l’information soit exacte, opportune et accessible au moyen d’affichages numériques, d’affichages intranet, de la radio, de Teams, de courriels et de mises à jour des politiques.
Leadership et perfectionnement de la main-d’œuvre:
Superviser, encadrer et guider les personnes subordonnées directes, en gérant la répartition de la charge de travail, l’affectation des tâches et la couverture flexible pendant les rotations.
Surveiller et gérer le rendement des personnes subordonnées directes au moyen d’évaluations, d’encadrement et de mesures correctives.
Coordonner l’intégration des nouvelles personnes employées et offrir de la formation sur la gestion du changement, les procédures, le SIGE et les processus administratifs tout en tenant à jour les dossiers de formation et en appuyant le perfectionnement des compétences de l’effectif.
Soutenir les discussions sur la boîte à outils, le transfert des quarts de travail, les journées d’entretien préventif et l’élaboration de normes de travail en diffusant des communications et des documents exacts, et en renforçant une culture de responsabilisation, de sécurité, de collaboration et d’amélioration continue.
QUALIFICATIONS
Vérification du casier judiciaire de niveau 1 et conformité (essentiel)
Baccalauréat en commerce, exploitation, installations, science du bâtiment, ingénierie avec au moins cinq (5) ans d’expérience connexe ou diplôme d’études collégiales avec sept (7) ans d’expérience connexe. (essentiel)
Permis de conduire valide et capacité de se déplacer entre les sites communautaires du CHEO, au besoin. (essentiel)
Cours en gestion des installations (professionnelle ou professionnel en gestion des installations, Certified Facility Manager) ou ceinture verte Lean Six Sigma. (un atout)
Au moins cinq (5) ans d’expérience dans la prestation de services, l’exploitation des installations, l’amélioration des processus ou la transformation numérique. (essentiel)
Au moins trois (3) ans d’expérience dans les domaines de l’approvisionnement, de la gestion des fournisseurs, de la gestion des stocks et de l’utilisation du logiciel SIGE/GSTI/Helpdesk. (essentiel)
Trois ans et plus dans un rôle de supervision dans un milieu syndiqué. (un atout)
Expérience dans le secteur des soins de santé ou dans d’autres grands établissements institutionnels. (un atout)
Solide leadership avec professionnalisme, empathie et esprit d’équipe. (essentiel)
Capacité d’encadrer, de guider et de responsabiliser le personnel et les entrepreneurs. (essentiel)
Capacité éprouvée à gérer de multiples priorités, à respecter les délais et à travailler efficacement sous pression. (essentiel)
Capacité démontrée d’application des programmes d’entretien préventif, de l’analyse par arbre de défaillances et l’analyse pour optimiser le rendement. (essentiel)
Compréhension des politiques de passation des marchés publics et des cadres de conformité. (essentiel)
Maîtrise du SIGE (MRI Angus), du PGI (Workday), de Microsoft Office, et des outils de collaboration et de production de rapports (p. ex. Teams, SharePoint, Power BI). (essentiel)
Capacité à coordonner des prestataires de services tout en minimisant les perturbations pour les patientes et les patients. (essentiel)
Compétences efficaces en matière de communication et de collaboration pour travailler au sein d’équipes multidisciplinaires. (essentiel)
Solide connaissance de la CSA applicable, du Code du bâtiment de l’Ontario, du Code de prévention des incendies de l’Ontario et de la LSST. (un atout)
Esprit axé sur le client et engagement à offrir des services de grande qualité. (un atout)
Sens aigu de l’organisation, grand souci du détail et gestion efficace du temps. (un atout)
Maîtrise des outils de veille stratégique, des tableaux de bord et de la surveillance des IRC. (un atout)
Expérience de l’analyse des données et de l’application de renseignements pour optimiser le rendement. (un atout)
Aptitudes efficaces en relations interpersonnelles et en résolution de conflits. (un atout)
Bilinguisme (anglais et français) (essentiel)
À partir du 29 mars 2021, CHEO mènera un processus de présélection et d'évaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels qu'un test écrit, un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés.
La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen d’une évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d’embauche.
Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines à TalentAcquisition@cheo.on.ca. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.
CHEO s’engage à offrir un environnement sécuritaire au personnel, aux patients et aux visiteurs. Conformément à cet engagement, tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu’ils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de l’embauche, la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie, ou la présentation de documents justificatifs d’une contre-indication médicale valide ou d’une autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario.
Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature; toutefois, nous ne communiquerons qu’avec celles qui seront convoquées à une entrevue.
CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.
Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.
We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.