Senior Office Manager (all genders)

DIE ROLLE & DAS TEAM

Du hast eine Leidenschaft dafür, eine herausragende Office Experience zu gestalten und das Arbeitsumfeld sowie die Serviceprozesse im Office Management bei Zalando weiterzuentwickeln? 

Wir suchen eine engagierten Senior Office Manager (all genders), um mit innovativen Lösungen und gelebter Serviceorientierung eine positive Erfahrung für alle unsere Mitarbeitenden zu schaffen. Dabei behältst du stets eine ganzheitliche und strategische Sicht auf alle Office Management Services und gestaltest aktiv reibungslose Abläufe. 

Dein Fokus liegt auf der Entwicklung smarter, datengestützter Lösungen für Prozesse und das gesamte Arbeitsumfeld. Mithilfe von Kennzahlen (KPIs, NPS, Umfragen) leitest Du strategische Empfehlungen ab und definierst neue, innovative Service-Standards.

Du baust ein starkes Netzwerk auf und arbeitest eng mit internen Serviceabteilungen (z.B. Workplace, Facility, Security) sowie externen Dienstleistern zusammen, um nahtlose End-to-End Prozesse zu gestalten. Mit deiner Hands-on-Mentalität identifizierst du Potenziale, um unsere Prozesse effizienter, stärker automatisiert und nutzerfreundlicher zu gestalten.

Diese Rolle bietet dir die Möglichkeit, wichtige Projekte umzusetzen, die den Arbeitsalltag unserer Mitarbeitenden nachhaltig verbessern und unsere Unternehmensvision aktiv unterstützen. Werde Teil unseres dynamischen und zukunftsorientierten Teams und hinterlasse einen bleibenden Eindruck!
 

UNSER LEITBILD

Bei Zalando ist unsere Vision, das führende E-Commerce-Ökosystem für den europäischen Mode- und Lifestyle-Markt aufzubauen - eines, das von vornherein inklusiv ist. Wir bewerten Kandidat*innen nur aufgrund ihrer Qualifikationen, ihrer Leistungen und der geschäftlichen Anforderungen. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen aller Geschlechtsidentitäten, sexuellen Orientierungen, persönlichen Ausdrucksformen, ethnischer Identitäten, Volkszugehörigkeit, religiösen Überzeugungen und Behinderungsstatus. Wir möchten nur wissen, warum du perfekt für diese Rolle bist, daher vermeide bitte das Hinzufügen deines Bildes, Alters und Familienstandes in deinem Lebenslauf.

Wir möchten dir ein großartiges Erlebnis während deiner Bewerbung bieten. Bitte informiere uns über eventuellen Unterstützungsbedarf, damit wir dich bestmöglich während des Einstellungsprozesses unterstützen können.

do.BETTER - unsere Diversity & Inclusion Strategie: https://jobs.zalando.com/de/our-culture/diversity-and-inclusion

WARUM DIE ROLLE FÜR DICH SPANNEND IST…

• Du besitzt eine ausgeprägte Serviceorientierung und liebst es, unseren Mitarbeitenden, Bewerbern und Gästen unvergessliche Momente zu bereiten.
• Office Experience ganzheitlich weiterentwickeln: Du bist dafür verantwortlich, die Mitarbeiterzufriedenheit im Office aktiv zu messen (z.B. über Umfragen und Kennzahlen) und leitest daraus in enger Abstimmung mit dem Team Maßnahmen zur Verbesserung der Büro-Umgebung ab. Dies beinhaltet aktuell auch die Planung und Durchführung von Begehungen verschiedener Standorte.
• Dienstleistermanagement und Prozessoptimierung: Du unterstützt die Steuerung und Weiterentwicklung unseres externen Empfangsdienstleisters, arbeitest Dich intensiv in deren Abläufe, insbesondere im Access Management und Notfallprozesse ein und stellst eine kontinuierliche Prozessoptimierung sicher.
• Du entwickelst und steuerst relevante Kennzahlen, etablierst Qualitätsstandards sowie -maßnahmen und kümmerst dich auch um Themen wie die Einhaltung der DSGVO.
• Du hast sowohl ein Auge fürs Detail als auch den Blick für das große Ganze. Es fällt dir leicht, dich aktiv in neue Themenfelder einzuarbeiten und die benötigten Informationen eigenständig und proaktiv zu beschaffen.
• Du bist agil, flexibel und handelst proaktiv. Du packst gerne mit an, übernimmst bei Bedarf operative Aufgaben und bist gerne direkt vor Ort in unseren Offices unterwegs, um stets am Puls des Geschehens zu sein.
• Du erkennst Handlungsbedarf auch ohne detaillierte Vorgaben und ergreifst die Initiative. Du baust tragfähige Beziehungen zu deinen Stakeholdern auf und setzt dein Wissen gezielt ein, um das Team bei der Erreichung seiner Ziele zu unterstützen.
• Darüber hinaus bereitest du eigenständig Daten und aussagekräftige Entscheidungsgrundlagen auf.

WIR MÖCHTEN DICH GERNE KENNENLERNEN, WENN…

• Du hast eine Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich, der Hotellerie oder einem vergleichbaren Berufsfeld erfolgreich abgeschlossen und bringst mindestens 4 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Position mit.
• Du besitzt nachweislich tiefgehende Erfahrung im komplexen Stakeholder-Management in einem schnelllebigen Umfeld und bist in der Lage, tragfähige Beziehungen zu wichtigen Stakeholdern wie Facility Management, Security und Workplace Teams aufzubauen und zu pflegen, um crossfunktionale Projekte erfolgreich umzusetzen.
• Du hast fundierte Erfahrung in der Leitung komplexer Projekte zur Optimierung von Service- und Office-Prozessen (z.B. Front Desk, Office Experience, Access Management) und denkst dabei von der strategischen Konzeption bis zur operativen Umsetzung.
• Du bist technikaffin, sicher im Umgang mit Google Workspace und hast bereits Erfahrungen mit KI-Anwendungen gesammelt, die du gerne weiter vertiefen möchtest.
• Du kommunizierst sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch souverän (mindestens B2-Niveau), trittst sicher vor unterschiedlichen Zielgruppen auf und präsentierst überzeugend.
• Du besitzt eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität, begegnest Veränderungen positiv und gestaltest mit Leidenschaft ein inspirierendes, effizientes sowie wertschätzendes Arbeitsumfeld mit.

UNSERE VORTEILE

Zalando bietet eine Reihe von Vorteilen. Hier ist ein Überblick darüber, was dich erwartet. Frage deinen Talent Acquisition Partner, um mehr über unsere Vorteile zu erfahren.

• Mitarbeiteraktienprogramm

• 40 % Rabatt auf Mode- und Beautyprodukte, die von Zalando verkauft und versandt werden, 30 % Rabatt auf Lounge by Zalando, Rabatte von externen Partnern

• 2 bezahlte Freiwilligentage pro Jahr

• Hybrides Arbeitsmodell mit bis zu 60% Remote pro Woche. Die tatsächliche Umsetzung des Arbeitsmodells liegt bei jedem Team, um die Zusammenarbeit optimal zu gestalten.

• Bis zu 30 Arbeitstage pro Jahr im Ausland arbeiten

• 27 Urlaubstage pro Jahr als Einstieg für Vollzeitbeschäftigte

• Umzugshilfe verfügbar (vorbehaltlich vorheriger Vereinbarung)

• Familienservices, einschließlich Beratung und Unterstützung

• Gesundheits- und Wellnessoptionen (einschließlich Wellhub, ehemals Gympass)

• Psychologische Unterstützung und Coaching verfügbar

• Förderung deiner beruflichen Entwicklung durch unsere Schulungsplattform und halbjährliche Peer-to-Peer-Bewertungen