Sales Support Coordinator

“I can succeed as a Sales Support Coordinator at Capital Group.”

We’re looking for a sales support coordinator who is fluent in both English and French to join our team in Montreal.

As the sales support coordinator, you will provide administrative support to your team. You will partner with a wholesaler and regional wholesaler to cover a geographic territory, as well as work with other associates within the organization. 

The role involves coordinating a client meeting scheduling strategy with your sales team, scheduling client meetings for the wholesaler, arranging travel, preparing correspondences and compliance documents, tracking expenses and business promo activities, and planning events.

You will make outbound calls and send scheduling emails, follow-up on meeting requests, maintain coverage reports, coordinate meeting logistics, confirm meetings, and reschedule cancelled meetings. 

You will send literature and other requested marketing materials to clients and coordinate travel arrangements for your wholesaler (e.g., airfare, hotel, transportation).

You will secure event venues or rooms, coordinate catering, send event invitations, and track RSVPs for your territory events.

You will track and monitor expenses and business promo activities in a timely and accurate manner. This involves ensuring that all expenses and activities are following company policies and industry compliance regulations.

 A typical day may include, scheduling client meetings via phone and email, utilizing scheduling tools in our CRM system (Salesforce), maintaining client profiles, sending out marketing materials, expense reporting and completing ad hoc requests.

“I am the person Capital Group is looking for.”

• You are fluent in both written and spoken French and English.

• You have bachelor’s degree with a preference in business.

• You have 2-3 years of solid background in sales/marketing including calling in the financial industry.

• You have strong organizational and time management skills.

• You’ve had previous experience coordinating large complex meetings and events involving participants in multiple locations, compiling meeting agendas, reserving meeting spaces, and arranging catering and all details.

• Your background includes plenty of examples of times when you’ve taken initiative to raise issues, solve problems and get things done.

• You can work independently and as part of a team.

• You have proficiency in Microsoft Office Suite and Salesforce, and you can leverage Excel to manipulate data effectively.

• You can focus on the small details that can make a big difference in the success of a meeting, event, or sales opportunity.

• You have strong attention to detail, and able to identify potential issues or problems before they arise then take proactive steps to address them.

• You understand and anticipate the needs of customers and provide them with the highest level of service.

The role requires 4 office days in our Montreal office on Mondays, Tuesdays, Wednesdays and Thursdays and allows 1 WFH days on Fri.

Please send us a bilingual or English version of your resume as part of your application.

CIAM welcomes and encourages applications from people with disabilities. Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.

«Je peux réussir en tant que Coordinateur de Soutien aux Ventes chez Capital Group. »

Nous recherchons un coordonnateur de soutien aux ventes qui parle couramment l'anglais et le français pour se joindre à notre équipe à Montréal.

En tant que coordonnateur de soutien aux ventes, vous apporterez un soutien administratif à votre équipe. Vous travaillerez en partenariat avec un grossiste et un grossiste régional pour couvrir un territoire géographique, ainsi que travaillerez avec d'autres associés au sein de l'organisation.

Le rôle consiste à coordonner une stratégie de planification des réunions clients avec votre équipe, à planifier des réunions clients pour le grossiste, organiser les voyages, préparer les correspondances et les documents de conformité, suivre les dépenses et les activités de promotion commerciale et planifier des événements.

Vous passerez des appels sortants et enverrez des courriels de planification, effectuerez le suivi des demandes de réunion, maintiendrez les rapports de couverture, coordonnerez la logistique des réunions, confirmerez les réunions et reprogrammerez les réunions annulées.

Vous enverrez de la documentation et d'autres documents de marketing demandés aux clients et coordonnerez les arrangements de voyage pour votre grossiste (par exemple, billets d'avion, hôtel, transport).

Vous sécuriserez les lieux ou les salles d'événements, coordonnerez la restauration, enverrez des invitations à des événements et suivrez les RSVP pour les événements de votre territoire.

Vous suivrez et surveillerez les dépenses et les activités de promotion commerciale de manière rapide et précise. Cela implique de s'assurer que toutes les dépenses et activités respectent les politiques de l'entreprise et les réglementations de conformité du secteur.

Une journée typique peut inclure la planification de réunions avec les clients, l'utilisation des outils de planification de notre système CRM (Salesforce), la gestion des profils clients, l'envoi de supports marketing, la création de rapports de dépenses et la réalisation de demandes ponctuelles.

«Je suis la personne que Capital Group recherche. »

• Vous possédez de bonnes compétences en communication, tant à l'écrit qu'à l'oral, en français et en anglais.

• Vous êtes titulaire d'un baccalauréat avec une préférence en commerce.

• Vous possédez 2 à 3 années d'expérience solide en vente/marketing, y compris des appels dans le secteur financier.

• Vous possédez de solides compétences en matière d'organisation et de gestion du temps.

• Vous avez de l'expérience dans la coordination de grandes réunions et d'événements complexes impliquant des participants répartis dans plusieurs endroits, dans la compilation d'ordres du jour de réunion, dans la réservation d'espaces de réunion et dans l'organisation de la restauration et de tous les détails.

• Votre parcours comprend de nombreux exemples de moments où vous avez pris l'initiative de soulever des problèmes, de résoudre des problèmes et de faire avancer les choses.

• Vous pouvez travailler de manière autonome et en équipe.

• Vous maîtrisez la suite Microsoft Office et Salesforce et vous pouvez exploiter Excel pour manipuler les données efficacement.

• Vous pouvez vous concentrer sur les petits détails qui peuvent faire une grande différence dans le succès d'une réunion, d'un événement ou d'une opportunité de vente.

• Vous avez une grande attention aux détails et êtes capable d'identifier les problèmes potentiels avant qu'ils ne surviennent, puis de prendre des mesures proactives pour les résoudre.

• Vous comprenez et anticipez les besoins des clients et leur fournissez le plus haut niveau de service.

Le rôle exige que vous travailliez à partir de notre bureau à Montréal quatre jours par semaine, y compris les lundis, le mardi, le mercredi et le jeudi. Vous pouvez travailler de votre domicile les vendredis.

Veuillez nous faire parvenir une version bilingue ou anglaise de votre CV dans le cadre de votre candidature.

Nous encourageons et accueillons les candidatures de personnes en situation de handicap. Nous offrons également sur demande des mesures d’adaptation aux candidats qui participent à tous les aspects du processus de sélection.

En plus de toucher un salaire de base très compétitif, conformément aux lignes directrices, aux restrictions et aux conditions d’acquisition du régime, vous serez également admissible à une prime annuelle individuelle liée au rendement, à la prime annuelle de rentabilité de Capital Group et à un régime de retraite auquel la société cotise à hauteur de 15 % de votre rémunération admissible.

Pour en savoir plus sur notre rémunération et nos avantages sociaux, cliquez ici.

* Les régimes de rémunération et d’avantages sociaux susmentionnés ne s’appliquent pas aux postes temporaires au Canada et aux États-Unis.

Nous sommes un employeur offrant l’égalité professionnelle, ce qui signifie que nous nous conformons à toutes les lois fédérales, provinciales et municipales qui interdisent toute discrimination dans les décisions relatives à l’emploi. À ce titre, nous appliquons des politiques qui interdisent toute discrimination illégale fondée sur la race, la religion, la couleur, l’origine nationale, l’ascendance, le sexe (y compris le genre et l’identité de genre), la grossesse, l’accouchement et les conditions médicales connexes, l’âge, un handicap physique ou une déficience intellectuelle, un problème de santé, l’information génétique, l’état matrimonial, l’orientation sexuelle, la citoyenneté, le statut de séropositivité, les activités ou affiliations politiques, le statut militaire ou d’ancien combattant, le statut de victime de violence conjugale, de voie de fait ou de harcèlement criminel, ou toute autre caractéristique protégée par les lois fédérales, provinciales ou municipales.