Receptionist

Receptionist

This role is primarily a hosting role requiring standing, walking and hosting visitors during the day (1 hour at a time minimum). The role is based in the lobby, reception areas across building and meeting room floors where moving around the floor is a necessity to ensure each meeting room is attended to (up to 20 meeting rooms per floor) and visitors are hosted to their meeting rooms.

What your day-to-day will look like:

• Adaptable to work with a hybrid approach throughout the guest services operation including main building reception, internal reception spaces and guest services hub

• Communicate effectively with peers and the management team, displaying accuracy and attention to detail both in verbal and written communication

• Maintain a strong awareness of business activity communicating all updates with team members

• Communicate to the Guest Services Team Leader/Supervisor any new/ongoing/potential issues and complaints so that they are addressed accordingly

• Liaise with other departments, namely security, facilities, and hospitality services

• Ensure Security and Health and Safety procedures are always adhered to

• Ensure that all visitors experience service excellence consistently, providing a warm, courteous and prompt welcome on arrival and throughout the client journey

• Host the main reception area energizing the space and creating lasting impressions

• Provide an information service for the local area and liaise as a point of contact between clients and hosts, enhancing service with a concierge approach

• Maintain fluency with both internal and external VIPs to constantly recognize and deliver service excellence

• Liaise with PA/EA teams, clients & visitors and provide excellent customer service – creating "wow" moments when the opportunity arises

• Ensure that the visitor and client spaces are always immaculate, taking ownership of the space and reporting issues appropriately

• Proactively deal with enquiries and requests in person, via telephone or email, in a timely and professional manner

• Use empowerment for problem resolution whilst enhancing visitor and client experience

Desired or preferred experience and technical skills:

• At least 1 year of experience within a Front of House role in a corporate environment, 5-star hotel, members club or flagship airline

• Self-motivated individual committed to service excellence

• Possesses operational knowledge of all reception services and standard operating procedures, together with in-house meeting reservations procedures, and other internal/external communication methods

• Ability to demonstrate empathy, excellent customer service and practical skills

Required Skills and Experience:

• Skilled in guest/client service and confident in striving for excellence

• Operational knowledge of all reception services and standard operating procedures

• Must have excellent organizational skills and good attention to detail

• Must be computer literate including MS Office

• Ability to use own initiative and take ownership

• Professional and high standard telephone etiquette

• Should have an excellent and positive "can do attitude" and be a great team player and supporter

• Able to work in a busy and pressurized environment providing a discreet and personalized service.

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Receptionist

Questo ruolo è principalmente di accoglienza e richiede di stare in piedi, camminare e accogliere visitatori durante la giornata (minimo 1 ora alla volta). La posizione è basata nella lobby, nelle aree reception dell'edificio e nei piani delle sale riunioni dove è necessario muoversi per il piano per garantire che ogni sala riunioni sia seguita (fino a 20 sale riunioni per piano) e che i visitatori siano accompagnati alle loro sale riunioni.

Come sarà la tua giornata tipo:

• Adattabilità a lavorare con un approccio ibrido in tutta l'operazione di servizi agli ospiti inclusa la reception principale dell'edificio, gli spazi reception interni e l'hub dei servizi agli ospiti

• Comunicare efficacemente con colleghi e team di gestione, dimostrando precisione e attenzione ai dettagli sia nella comunicazione verbale che scritta

• Mantenere una forte consapevolezza dell'attività aziendale comunicando tutti gli aggiornamenti con i membri del team

• Comunicare al Team Leader/Supervisore dei Servizi agli Ospiti qualsiasi problema nuovo/in corso/potenziale e reclami in modo che vengano affrontati di conseguenza

• Interfacciarsi con altri dipartimenti, principalmente sicurezza, facilities e servizi di ospitalità

• Garantire che le procedure di Sicurezza e Salute e Sicurezza siano sempre rispettate

• Garantire che tutti i visitatori vivano un'esperienza di eccellenza del servizio in modo coerente, fornendo un'accoglienza calorosa, cortese e tempestiva all'arrivo e durante tutto il percorso cliente

• Gestire l'area reception principale energizzando lo spazio e creando impressioni durature

• Fornire un servizio informativo per l'area locale e fungere da punto di contatto tra clienti e host, migliorando il servizio con un approccio concierge

• Mantenere familiarità con VIP sia interni che esterni per riconoscere costantemente e fornire eccellenza nel servizio

• Interfacciarsi con team PA/EA, clienti e visitatori e fornire un eccellente servizio clienti – creando momenti "wow" quando l'opportunità si presenta

• Garantire che gli spazi per visitatori e clienti siano sempre immacolati, prendendosi cura dello spazio e segnalando i problemi appropriatamente

• Gestire proattivamente richieste e domande di persona, via telefono o email, in modo tempestivo e professionale

• Utilizzare l'empowerment per la risoluzione dei problemi migliorando l'esperienza di visitatori e clienti

Esperienza desiderata o preferita e competenze tecniche:

• Almeno 1 anno di esperienza in un ruolo Front of House in ambiente aziendale, hotel 5 stelle, club per membri o compagnia aerea di punta

• Persona auto-motivata impegnata nell'eccellenza del servizio

• Possiede conoscenza operativa di tutti i servizi reception e procedure operative standard, insieme alle procedure di prenotazione riunioni interne e altri metodi di comunicazione interni/esterni

• Capacità di dimostrare empatia, eccellente servizio clienti e competenze pratiche

Competenze ed Esperienza Richieste:

• Competente nel servizio ospiti/clienti e sicuro nel perseguire l'eccellenza

• Conoscenza operativa di tutti i servizi reception e procedure operative standard

• Deve avere eccellenti capacità organizzative e buona attenzione ai dettagli

• Deve essere competente nell'uso del computer incluso MS Office

• Capacità di usare la propria iniziativa e prendersi responsabilità

• Galateo telefonico professionale e di alto standard

• Dovrebbe avere un'eccellente e positiva "mentalità del si può fare" ed essere un ottimo giocatore di squadra e sostenitore

• Capace di lavorare in un ambiente occupato e sotto pressione fornendo un servizio discreto e personalizzato.