Compensation Pay Range:
$31.73-$38.57
Job Description:
Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.
To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received.
Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations, Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land.
CHEO is one of the few stand-alone, global leaders in pediatric health and is home to more than 6,500 staff, clinicians, scientists and researchers, as well as volunteers – all of whom work together to help children and youth achieve their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers, CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system.
Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure, CHEO combines excellence in clinical care, research, and education to advance seamless care that’s provided where, when, and how it is needed. CHEO’s Research Institute is dedicated to world-class clinical, translational, and basic science research covering a wide range of children’s health concerns. CHEO has been named Canada’s best health-care employer by Forbes in 2024 and 2025 and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canada’s Best Employers for multiple consecutive years. For the 14th consecutive year in a row, the editors of Canada's Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500,000 children and youth from Eastern Ontario, western Quebec, Nunavut and Northern Ontario.
POSITION SUMMARY
The Health Information Management Professional is responsible for releasing patient health information in accordance with appropriate policies and legislation; performs clerical duties in support of legal cases and provides customer service. This role is hybrid; with remote work and onsite work divided each week.
RESPONSIBILITIES
- Ensure appropriate consent received for the disclosure of patient health information according to applicable legislation and hospital policy.
- Liaise with requestor to ensure appropriate information is sent to satisfy purpose as required
- Retrieve charts; photocopy requested documents ensuring quality of copy.
- Retrieve appropriate electronic documentation from the Electronic Record as required.
- Prepare invoices, accept and track payments received.
- Send copies of requested documents upon receipt of payment. (both paper and electronic copies)
- Fax information to other health facilities for urgent requests as required.
- Maintain Release of Information database in Epic.
- Answer and respond to telephone calls in a timely way.
- Interact with hospital employees and outside agencies (e.g., doctors’ offices, lawyers, legal assistance, police, coroners, College of Physicians, insurance companies, Children’s Aid Society).
- Respond to patients queries in person as appropriate.
- Supervise access to records for viewing by patient/families.
- Prepare records for medico-legal cases and those subpoenaed to court according to established procedure. Maintain control of records secured for medico-legal purposes.
- Liaise with other departments in terms of releasing information and obtaining records from departmental files.
- Act as a resource for issues related to access to and disclosure of patient health information.
- Act as a representative of the hospital by presenting the subpoenaed record and its photocopies to court and responding to questions regarding its accuracy and its completeness.
- Actively participate in training of new staff.
- Perform quality assurance duties.
- Perform work in accordance with the provisions of the Occupational Health and Safety Act and Regulations and all CHEO corporate/departmental policies and procedures related to Occupational Health and Safety.
- Perform other related duties as assigned by supervisor.
QUALIFICATIONS
- Police Record Check (PRC) (Essential)
- Graduate of an approved Health Information Management program (Essential)
- Certified Health Information Management Professional and active member of CHIMA (Essential)
- Minimum (1) year of relevant experience (Essential)
- Comprehensively use relevant computer technology. (Essential)
- Work independently ensuring timely completion of tasks; adjust priorities as required. (Essential)
- Excellent Customer Service skills (Deal effectively with internal customers and external customers.) (Essential)
- Maintain excellent knowledge of appropriate legislations and hospital policy related to privacy, access to, and disclosure of information. (Essential)
- Knowledge of appropriate legislations and hospital policy related patient health records. (Essential)
- Knowledge of applicable occupational health and safety legislation; general knowledge of corporate/departmental policies and procedures related to health and safety. (Essential)
- Bilingual (English/French) (Essential)
*Please note you will be represented by the Ontario Public Service Employees Union (OPSEU). Please note that this position will be based out of Ottawa. Please note that location may be subject to change at any time at the discretion of the employer. All OPSEU members shall be granted an interview upon passing the pre-screening. Pre-screening might include testing.
Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.
Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.
Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.
CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.
Veuillez noter : si vous êtes actuellement un employé du CHEO ayant accès à Workday, veuillez postuler à cette offre via l'application Workday en tant que candidat interne.
Veuillez noter : pour postuler avec succès à ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clôture annoncée dans l'affichage pour vous assurer que votre candidature est reçue.
Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les Anichinabés vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu’à ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de l’enrichir. Le CHEO rend également hommage à l’ensemble des Premières Nations, des Inuit et des Métis, de même qu’à leurs précieuses contributions, passées et présentes, à ce territoire.
CHEO est l'un des rares chefs mondiaux en matière de santé pédiatrique et compte plus de 6 500 employés, cliniciens, scientifiques et chercheurs, ainsi que des bénévoles, qui travaillent tous ensemble pour aider les enfants et les adolescents à mener la meilleure vie possible. Au sein de ses propres murs et grâce à des partenariats avec des fournisseurs communautaires, le CHEO est passé d’un hôpital de soins actifs du 20e siècle à un système de santé intégré du 21e siècle pour enfants et jeunes.
Classé dans le premier un pour cent des hôpitaux canadiens pour la numérisation de son infrastructure clinique, le CHEO combine l’excellence dans les soins cliniques, la recherche et l’éducation pour faire progresser les soins sans discontinuité là où ils sont nécessaires, et ce, de manière et aux endroits appropriés. L'Institut de recherche du CHEO se consacre à la recherche clinique, translationnelle et fondamentale de classe mondiale couvrant une vaste gamme de problèmes de santé des enfants. CHEO a été nommé meilleur employeur en soins de santé au Canada par Forbes en 2024 et 2025, et s'est classé deuxième parmi les hôpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada pendant plusieurs années consécutives. Pour la 14ème année consécutive, les rédacteurs du Canada's Top 100 Employers ont reconnu le CHEO comme l’un des meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale. Chaque année, le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de l’est de l’Ontario, de l’ouest du Québec, du Nunavut et du nord de l’Ontario.
RÉSUMÉ DES FONCTIONS
L’agent(e) de divulgation de l’information est chargé(e) de la divulgation de l’information personnelle sur la santé des patients conformément aux politiques et à la législation appropriées ; il (elle) s’acquitte des fonctions administratives entourant la préparation des dossiers médico-légaux, et assure le service à la clientèle. Le ou la titulaire effectue l’analyse quantitative de tous les dossiers médicaux des patients hospitalisés et de clinique externe conformément aux lois et aux politiques de l’Hôpital qui s’y appliquent. Il ou elle tient aussi à jour le processus des avis de carence issus par les médecins.
RESPONSABILITÉS
- S’assurer d’obtenir le consentement requis pour la divulgation de l’information personnelle sur la santé des patients, conformément à la législation en vigueur et aux politiques de l’hôpital.
- Établir la liaison avec le demandeur pour s’assurer que l’information qui lui sera transmise répondra effectivement à ses besoins.
- Retracer les dossiers et photocopier les documents demandés en veillant à la qualité de la copie.
- Extraire du système des dossiers de santé électroniques les documents appropriés demandés.
- Établir les factures, recevoir les paiements et en assurer le suivi.
- Transmettre la copie (papier et électronique) des documents requis dès réception du paiement.
- Télécopier au besoin ces documents à d'autres services de santé si la demande est urgente.
- Tenir à jour une base de données sur les informations divulguées.
- Répondre aux appels téléphoniques et y donner suite dans un délai raisonnable.
- Interagir avec les employés de l’hôpital et des organismes externes (p. ex. les cabinets de médecins, d’avocats et d’aide juridique, les services de police, les médecins légistes, l’Ordre des médecins, les compagnies d’assurance et la Société d’aide à l’enfance).
- Répondre adéquatement aux demandes de renseignements formulées en personne par les patients.
- Superviser l’accès aux dossiers consultés par les patients et les familles.
- Selon la procédure établie, préparer les dossiers pour les causes médico-légales portées devant les tribunaux et pour le personnel cité à comparaître. Contrôler l’accès aux dossiers sécurisés à des fins médico-légales.
- Agir comme personne-ressource pour les questions concernant la protection des renseignements personnels et l’accès à l’information personnelle sur la santé des patients et la divulgation de celle-ci.
- Participer activement à la formation du nouveau personnel.
- Servir de porte-parole à l’hôpital en présentant devant les tribunaux les dossiers et les photocopies exigés par ces derniers et en répondant aux questions sur leur exactitude et leur exhaustivité.
- Accomplir son travail sous la gouverne de la Loi sur la santé et la sécurité au travail de l’Ontario et de ses règlements, et de toutes les politiques et procédures relatives à la santé et à la sécurité au travail en vigueur au CHEO.
- Participer activement à la formation des nouveaux employés.
- Accomplir des tâches d’assurance de la qualité.
- Effectuer son travail conformément aux dispositions de la Loi sur la santé et la sécurité au travail et de son Règlement ainsi que de toutes les politiques et procédures du CHEO et de ses services en matière de santé et de sécurité.
- Accomplir d’autres tâches connexes à la demande de la superviseure.
- Accomplir des tâches connexes, à la demande du supérieur hiérarchique.
QUALIFICATIONS
- Un formulaire de vérification du casier judiciaire (VCJ) (Essentiel)
- Diplôme d’un programme agréé de gestion de l’information sur la santé (Essentiel)
- Certification en tant que professionnel en gestion de l’information sur la santé et membre en règle de l’Association canadienne des professionnels en gestion de l'information sur la santé (Essentiel)
- Au moins un (1) an d’expérience pertinente (Essentiel)
- Maîtrise des technologies informatiques appropriées. (Essentiel)
- Aptitude au travail en autonomie et dans les délais prescrits ; aptitude pour la gestion des priorités. (Essentiel)
- Excellentes aptitudes pour le service à la clientèle (service efficace aux clients internes et externes). (Essentiel)
- Actualisation constante de la connaissance des lois appropriées et de la politique de l’hôpital concernant la protection desrenseignements personnels, l’accès à l’information et la divulgation de celle-ci. (Essentiel)
- Connaissance des lois et des politiques de l’Hôpital qui concernent les dossiers médicaux des patients (Essentiel)
- Connaissance des lois en vigueur sur la santé et la sécurité au travail; connaissance générale des politiques et des procédures de l’Hôpital et des services en matière de santé et de sécurité au travail (Essentiel)
- Bilinguisme (français-anglais) (Essentiel)
*Veuillez noter que vous serez représenté(e) par le Syndicat des employées et employés de la fonction publique de l’Ontario (SEFPO). Veuillez noter que ce poste sera basé à Ottawa. Veuillez noter que l’emplacement pourrait être modifié en tout temps à la discrétion de l’employeur. Tous les membres de OPSEU serront accorder une entrevue après avoir passé la présélection. La présélection peut comprendre des tests.
À partir du 29 mars 2021, CHEO mènera un processus de présélection et d'évaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels qu'un test écrit, un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés.
La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen d’une évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d’embauche.
Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines à TalentAcquisition@cheo.on.ca. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.
CHEO s’engage à offrir un environnement sécuritaire au personnel, aux patients et aux visiteurs. Conformément à cet engagement, tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu’ils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de l’embauche, la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie, ou la présentation de documents justificatifs d’une contre-indication médicale valide ou d’une autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario.
Please note you will be represented by the Ontario Public Service Employees Union (OPSEU).
CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.
Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.
We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.