Assistante de direction "Directeur Space Systems Quality, Performance, Governance" et "Directeur Space MAIT"

Job Description:

Nous recherchons activement une Assistante de direction pour seconder à la fois le HO Space Systems Quality, Performance and Governance , et le HO Space MAIT. Il s'agit d'une opportunité pour un profil ayant à souhait d'évoluer dans un contexte de transformation et d'anticipation des besoins. Le (la) candidat(e) idéal (e) doit avoir un sens de la communication, un sens de l'organisation, et une capacité à observer discrétion et confidentialité. Le poste est localisé sur le site de Toulouse, au Palays.

Principales Responsabilités:

- Gestion et organisation de l'agenda auprès des acteurs internes et externes

- Gestion de la boîte mail : priorisation, collecte d'information pour aider à la prise de décision, gestion des tâches administratives pour le manager et l'équipe

- Planifier et organiser les déplacements professionnels & gérer la déclaration et suivi des dépenses associées

- Définir et anticiper les besoins: organiser, planifier les réunions, s'aligner avec les autres assistantes et les points de contact / interlocuteurs fonctions, rédiger les comptes rendu (ex: compte rendu de réunion management, communication, suivi de plan d'actions...), maintenir à jour liste de distribution.

- Support administratif: préparer les documents, présentations, rapports, maintien / mise à jour des bases de données, support à l'accueil de nouveaux entrants (commande matériel, pc, téléphone, demande d'autorisation des accès...)

- Gérer le cascading des informations internes et externes dans l'équipe, contribuer au maintien du climat dans l'équipe, et agir comme un facilitateur entre l'équipe et les principaux acteurs

- Organiser les réunions de direction au sein de Space systems et / ou avec les différentes fonctions internes / clients / Managers / et ou visites

- Gérer les tâches administratives (appels téléphoniques, organisation d'événement / réunion, demandes RH, saisie de commandes sous-traitance ou achat dans Click’n Buy, achat de fournitures ...)

- Agir comme point focal sur les aspects IT & logistique de site 

- Soutenir l'organisation d'événements internes et weblives 

Compétences demandées:

- Discrétion et confidentialité: maintenir un haut niveau de discrétion et de confidentialité sur les sujets d'ordre professionnel et privé

- Excellente qualité d'organisation et gestion du temps, et forte capacité à gérer plusieurs tâches à la fois et à prioriser les actions dans un contexte de forte pression

- Capacité à s'adapter à un environnement transnational

- Maîtrise des outils informatiques (Google suite)

- Maître de l'anglais parlé et écrit

- Professionalisme et d'intégrité

- Communication écrite et orale

- Capacité d'adaptation

- Capacité à anticiper les besoins et identifier des solutions de façon proactive, et travailler de façon autonome et indépendante,

- Flexibilité et adaptation, capacité à aller au delà des horaires de travail standard, en cas de nécessité

Ce poste exige une connaissance du risque de non conformité et un haut niveau d'engagement à agir avec intégrité, comme pilier fondamental au succès de l'entreprise, à sa réputation et sa croissance

This job requires an awareness of any potential compliance risks and a commitment to act with integrity, as the foundation for the Company’s success, reputation and sustainable growth.

Company:

Airbus Defence and Space SAS

Employment Type:

Permanent

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Classe Emploi (France): Classe E09

Experience Level:

Professional

Job Family:

Administration / Documentation

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